كيف أكتب رسالة رسمية

‘);
}

تجنّب ذكر أمور الشخصية

لا ينبغي التطرق لمواضيع خاصّة أو شخصية عند كتابة الرسالة الرسميّة وخاصّةً إذا كانت لأغراض مهنيّة، وبدلاً من ذلك يجب التركيز على مناقشة الأمور العامّة، وفي حال كانت هناك حاجة للحديث بأغراض شخصيّة يمكن تناولها عير حديث هاتفيّ.

الحرص على صحة الصياغة اللغوية والنحوية

من الهام جداً الاهتمام بالأسلوب الذي تتمّ كتابه الرسالة به، وتدقيق الإملاء وعلامات الترقيم، بالإضافة إلى تصريف الأفعال، والحرص على قراءة الرسالة أكثر من مرّة قبل إرسالها للتأكّد من دقّتها، من أجل ترك انطباع إيجابيّ لدى متلقّي الرسالة.

تجنّب استعمال الكلمات المختصرة والغريبة

يؤدّي استعمال المصطلحات المختصرة والغريبة إلى خلق تشويش في فهم الرسالة لدى المتلقّي، فعلى عكس الحديث عن الهاتف، لا يمكن شرح هذه المصطلحات الغامضة إذا لم يتمكّن المتلقّي من فهمها.

وضع عنوان واضح للرسالة

ينبغي عند إرسال أيّ رسالة توضيح العنوان وجعله دقيق، مع الحرص على أن يكون مرتبطاً بشكل مباشر بموضوع الرسالة، وتجنّب العناوين المبهمة وغير الواضحة، وإرسال الرسالة للشخص المعنيّ فقط.

جعل الرسالة مختصرة

يجب عدم ذكر أيّ تفاصيل مبهمة أو غير ضروريّة في الرسالة، وجعلها مختصرة وموجزة قدر الإمكان، والدخول مباشرة في صلب الموضوع الرئيسي، ومن الجدير بالذكر ضرورة تجنّب الإفصاح عن أي معلومات سريّة وتفاصيل لا يجب ذكرها، حيث يمكن استعمال هذه المعلومات في المسائل القانونيّة.

وضع التوقيع الخاص

من الضروري كتابة التوقيع الخاصّ بمرسل الرسالة في نهايتها، وبكون واضحاً ومطابقاً للتوقيعات الأخرى للمرسل، وإذا كان هناك ختم أو شعار خاصّ به يفضّل أن يتمّ إرفاقه بالرسالة، فيعطيها مزيداً من الرسمية.