كيف اكتب محضر اجتماع

كيف اكتب محضر اجتماع ؟ سؤال شغل محركات البحث في الفترة الأخيرة لذا سنقدم لكم إجابة تفصيلية من خلال مقالنا اليوم، فهي تعد من أهم المهارات التي يجب أن يمتلكها الموظف صاحب الكفاءة العالية، حيث لا يخلو أي عمل من عقد الاجتماعات الدورية والتي تتطلب تدوين أهم النقاط التي يتم مناقشتها في الاجتماع، لذا يعتبر محضر الاجتماع مرجع هام في كل عمل لا غنى عنه، ومن خلال سطورنا التالية على موسوعة يمكنكم التعرف على كيفية كتابته والأمور الواجب مراعاتها آن ذاك.

كيف اكتب محضر اجتماع

قبل البدء في شرح طريقة كتابة محضر الاجتماع يجدر بنا الإشارة إلى الأمور الواجب مراعاتها عند الكتابة، فمحضر الاجتماع بمثابة الوثيقة التي يتم فيها تدوين أحداث الجلسة أو الاجتماع وكتابة أهم ما يناقشه المجتمعون والجدير بالذكر أن لمحضر الاجتماع عدة صور فقد يتم من خلال الكتابة الفورية أثناء الاجتماع أو من خلال التسجيل الصوتي لما يتم مناقشته في الاجتماع ثم تدوينها مكتوبة من خلال سماع التسجيل فيما بعد، ومن خلال سطورنا التالية يمكنكم التعرف على الأمور الواجب مراعاتها عند كتابة المحضر وطريقة كتابته.

الأمور الواجب مراعاتها عند كتابة محضر الاجتماع

هناك بعض الأمور الواجب مراعاتها عند كتابة محضر الاجتماع لضمان بلوغ الهدف المنشود من الكتابة وتتمثل هذه الأمور في:

• الجلوس في مكان قريب من مدير الاجتماع.
• تدوين الاقتراحات وأسماء مقترحيها.
• كتابة النقاط الرئيسية التي يتم مناقشتها حسب تسلسل النقاش.
• التركيز على تدوين محضر الاجتماع بصيغة الماضي.
• تجنب كتابة الرأي الشخصي أثناء تدوين نقاط الاجتماع.
• في حالة عدم وضوح أحد النقاط إلى الحد الكافي ينبغي عدم التردد في مقاطعة المتحدث ولكن بلطف دون احراجه.
• بعد الانتهاء من تدوين المحضر يتم مراجعته لتصحيح أي خطأ إملائي وأي تنسيق.
• الاحتفاظ بمحضر الاجتماع في المكان المخصص لذلك بالترتيب حسب الأقدم.

ما الهدف من محضر الاجتماع

كتابة محضر الاجتماع تتم لتحقيق عدة أهداف ومن أبرزها ما يأتي:

• تلخيص مجريات الاجتماع وتوضيح الهدف منها.
• تدوين النتائج التي تم الوصول لها نتيجة عقد الاجتماع.
• يعتبر محضر الاجتماع أداة توثيقية يمكن الرجوع لها عند الحاجة.
• إمكانية الاستعانة بها في الاجتماع الجديد في حالة ترتب الاجتماع التالي على الاجتماع المُسجل مُسبقًا.
• أهميته تضاهي أهمية عقد الاجتماع من الأثاث فهو عبارة عن توثيق ما تم مناقشته أثناء الاجتماع.

طريقة كتابة محضر اجتماع

• هناك بعض الخطوات الواجب اتباعها لضمان كتابة محضر اجتماع احترافي وتتمثل هذه الخطوات في:
• الاستعداد للاجتماع من خلا تحضير الأدوات والتي تتمثل في القلم والمفكرة الخاصة بتدوين المحضر.
• كتابة تاريخ ويوم عقد الاجتماع بالوقت والشهر والسنة والساعة والدقيقة.
• تسجيل أسماء جميع المشاركين بالاجتماع في حالة كون عددهم قليل أما في حالة الاجتماعات الكبيرة فيمكن توزيع ورقة تحتوي على جدول لأخذ المعلومات من الحضور حيث يتم تمريرها عليهم لكتابة المعلومات.
• طرح المواضيع التي سيتم مناقشتها وطرحها في الاجتماع بهدف فتح مجال لتعديلها أو تزويدها.
• تحضير آخر محضر اجتماع تمت كتابته لقراءته قبل البدء في الاجتماع لاسترجاع آخر المستجدات التي تم الوقوف عندها، ويُفضل توزيع نسخ من المحضر على الحضور.
• التركيز على كتابة الملاحظات الهامة فقط أي كتابة المختصر المفيد مما تم مناقشته في الاجتماع.
• إرفاق جميع التقارير التي يتم تقديمها في الاجتماع مع محضر الاجتماع.
• تدوين المهام المطلوب تنفيذها مع تسجيل الأسماء المُكلفة بأداء كل مهمة.
• كتابة الآلية التي تم من خلالها اتخاذ القرار ففي حالة تصويت الحضور عند الاختلاف على أمر يتم تدوين الآلية التي تم بها اتخاذ القرار مع كتابة القرار النهائي، وعدد المؤيدين وأسمائهم، وعدد المعارضين وأسمائهم.
• كتابة موعد انتهاء الاجتماع واستكمال جميع البيانات الناقصة، ويجب أن يتم ذلك فور الانتهاء من الاجتماع لضمان عدم نسيا تدوين أي نقطة من النقاط الهامة.
• التأكد من الحصول على كافة المستندات الضرورية كورقة أسماء الحضور، والتقارير والمذكرات وغيرهم من الأوراق.

بهذا نكون قد وصلنا إلى نهاية مقالنا اليوم الذي عرضنا لكم من خلاله طريقة كتابة محضر اجتماع، نأمل أن نكون قدمنا لكم محتوى مفيد وواضح بخصوص استفساركم، نشكركم على حسن متابعتكم لنا، وندعوكم لقراءة المزيد في عالم الموسوعة العربية الشاملة.