كيف تحافظ على التنظيم في حملاتك التسويقية؟

1- أنشئ رزنامةً للمحتوى (Content Calendar):

يجب عليك البدء في تسجيل جميع أفكارك وخططك المتعلقة بالمحتوى الخاص بالحملات وذلك لتبسيط عملية التفكير وجدولة المحتوى قبل أن يكون ثمَّة حاجة إليه.

يُعَدُّ برنامج الإكسل أداةً بسيطة وقادرةً بشكلٍ كامل على التعامل مع أي تصميمٍ بسيطٍ يساعدك على تعقُّب خططك. فتتبَّع الأحداث القادمة في شركتك (كالعطل، وإطلاق المنتجات، والمؤتمرات، إلخ) بالإضافة إلى المحتوى الذي ترغب في نشره على وجه التحديد. إذ قد تكوِّن بعض أفكارك الخاصة بالمحتوى بحيث تركز الاهتمام على موسمٍ أو حدثٍ قادمٍ يؤثِّر في جمهورك المستهدف. فإذا كنت لا ترغب في إنشاء رزنامة المحتوى الخاصة بك فثمَّة العديد من نماذج رزنامة المحتوى المجانية المتوافرة عبر الإنترنت.

اقرأ أيضاً: كيف تبني استراتيجية المحتوى انطلاقاً من نقطة الصفر

2- ضع أهداف “سمارت” (S.M.A.R.T.):

لقد وجدت دراسةٌ أجرتها جامعة ( Dominican University of California) شملت شركاتٍ، ومنظَّماتٍ، ومهنيين أنَّ 70% من المشاركين نجحوا في تحقيق أهدافهم عندما كتبوها بشكلٍ محدد وتعقَّبوها (موازنةً بمعدل نجاح بلغ 35% لدى أولئك الذين احتفظوا بأهدافهم لأنفسهم ولم يكتبوها).

فضع مواعيد نهائية وأهداف محددة لتتأكَّد من أنَّك تلبي توقعاتك، وشارك هذه المواعيد وتلك الأهداف مع فريقك لكي تسير المشاريع في الاتجاه الصحيح وتستمر بوتيرة مناسبة. فكتابة أهداف “سمارت” ستساعدك على الالتزام بالمسار:

1. محددة (Specific): استخدم الأعداد والنسب المئوية لتحدد بدقة ما ترغب في تحسينه أو زيادته، وأدرج الصيَغ والبرامج التي تخطط لاستخدامها. ولا تستخدم أهدافاً عامة من قبيل “زيادة المتابعين” أو “استضافة المزيد من التدوينات”، بل ضع بدلاً من ذلك أهدافاً محددة من قَبِيْل “زيادة المتابعين على الفيسبوك بنسبة 15% خلال س أسبوع عبر النشر س مرات في اليوم”.
2. قابلة للقياس (Measurable): يجب أن تعرف في نهاية حملتك ما إذا وصلت إلى هدفك أو ما إذا كنت تحتاج إلى استثمار المزيد من الجهود قبل أن تستطيع إنهاء هذه المهمة. فإذا لم تستخدم أي مقياس في أثناء تحديد الأهداف سيكون من المستحيل تقريباً الوصول إلى نتيجة واضحة حول نجاح مشروعك.
3. ممكنة التحقيق (Attainable): يجب أن يركِّز كلُّ هدفٍ الاهتمام على شيءٍ تستطيع التحكم به أو التأثير فيه بشكلٍ فعلي.
4. واقعية (Realistic): إذا كنت تبالغ دائماً في تقدير قدراتك فستصاب أنت وفريقك على الأرجح بالإحباط من الإخفاقات المتكررة. بالإضافة إلى أنَّ ميزانياتك ومواعيدك النهائية يجب أن تكون واقعيةً كذلك.
5. محددة بإطارٍ زمني (Timely): سيساعدك الموعد النهائي على إبقاء كل الحملات والمهمات محصورةً في أسبوعٍ، أو فصلٍ، أو قطاعٍ، أو عامٍ محدد – ما يمنحك نقطةً محددة يتوجَّب عليك فيها التحقق من تحليلاتك وتقويم جهودك. وعند وجود أهداف أكبر جزِّء وقتك إلى محطات رئيسة لتُبقي فريقك على المسار الصحيح وتزيد احتمال الوصول إلى نتيجةٍ ناجحة. فلدى بعض أدوات إدارة المشاريع القدرة على إنشاء قوائم للمهام بطرائق مختلفة، كتخصيص مهام للتحقق من أنَّك تلبي تلك المحطات الرئيسة على سبيل المثال (وفي النهاية الموعد النهائي لمشروعك الكبير):

اقرأ أيضاً: 5 قواعد ذهبية مثبتة علميًا في تحديد الأهداف

3- استخدم أدوات إدارة المشاريع:

قالت 77% من الشركات التي شملها أحد الاستطلاعات في العام 2014 أنَّهم يستخدمون أحد أنواع أدوات إدارة المشاريع، وذكرت 87% من الشركات ذات الأداء العالي أنَّها تستخدم أدوات إدارة المشاريع.

لقد أصبح التعامل مع المهام أسهل من خلال أدوات إدارة المهام. فوجود أدوات جيدة لإدارة المهام سيساعدك على تعقُّب عمليات التواصل التي يجريها فريقك، ومهامهم، ورزنامة عملهم، وتقدُّمهم. إذ إنَّه مع وجود لوحة مراقبة واحدة وبسيطة لتعقب الأهداف والمستجدات ستكون قادراً بشكلٍ أفضل على تحديد أولوياتك وتركيز اهتمامك.

يمكنك أيضاً إضافة عملاءك إلى هذه الأدوات بحيث يتمكنون من رؤية أنشطتك. إذ يُعَدُّ ذلك طريقةً رائعة لبناء الثقة من خلال زيادة الشفافية ويساعد على توضيح التغيرات البسيطة التي تصيب مهام محددة.

تنظر المنظمات ذات الأداء المرتفع إلى إدارة المشاريع بعين التقدير (89%) ،وتعمل 57% منها على ربط مشاريعها مع استراتيجية العمل الشاملة لديهم وذلك وفقاً لمعهد إدارة المشاريع (Project Management Institute).

شاهد: انفوغرافيك: 17 طريقة لتعزيز مهارة إدارة المشاريع

4- تعزيز التعاون:

وجدت جامعة أوتاوا (University of Ottawa) أن ثلث المشاريع التجارية تخفق بسبب الافتقار إلى المشاركة من جانب الإدارة العُليا.

عندما يكون لديك مجموعة متنوعة من المشاريع التي يشارك فيه فِرَق مختلفة فإنَّك تحتاج إلى قنوات تواصل متينة إذا أردت تجنُّب أية إرباك أو أية هفوات. إذ إنَّ أدوات التعاون الفعالة ستجعل التواصل أسهل، وأسرع، وأمراً بديهيَّاً بشكلٍ أكبر من خلال ميزات كميزة دردشة الفريق (team chat) ومن خلال منصة اجتماعية داخلية تساعدك على مواكبة آخر المستجدات في فريقك. فتنوُّع أوقات المشاريع، والمهام، والمحطات الرئيسة يمكن أن يؤدي إلى عددٍ كبير من المستجدات التي لولا أدوات التعاون الفعالة سيكون من الصعب تتبُّعها.

كما سيكون فريقك قادراً كذلك على إجراء تعديلات أو تقديم ملاحظات بناءاً على الأدوار الموكلة إليه والأذونات الممنوحة له. بالإضافة إلى أنَّك تستطيع استخدام أداة إدارة المشروع الخاص بك لتعقُّب الوقت الذي يقضيه كل مشارك في مشروعٍ مُعيَّن ممَّا يساعدك في إعداد الفواتير بشكلٍ أكثر دقة.

5- تعقُّب النتائج:

إنَّ تعقُّب حملاتك يمنحك فهماً أفضل لما يعمل فعليَّاً وما لا يعمل، وهو ما يمكن أن نُسمِّيه بتعقُّب “العائد على الجهد” (return on effort). فأنت لا ترغب في بذل الكثير من الجهد في محاولة بناء حملات غير فعالة. ومن الأمثلة على التفاصيل التي قد ترغب في تعقُّبها:

• تاريخ بدء الحملة.
• قاعدة البيانات.
• فريق التعاون المشارك.
• الموضوع.
• الحالة (قيد التقدُّم، بدأ، انتهى، مُقرَّر، إلخ).
• العنوان.
• الجماهير، أو القطاعات، أو الشخصيات المستهدفة.
• الصور.
• الملاحظات الشخصية.
• إحصاءات المشاركة عبر وسائل التواصل الاجتماعي.
• الروابط.

سيساعدك التعرف على هذه التفاصيل على الحصول على فهمٍ أفضل لمقاييسك بعد الحملات. لذا استمِر في تعقُّب جهودك على أمل الوصول إلى نمطٍ يمكنك تعديله في المستقبل. وتعقَّب النتائج المسجلة لترى كيف ستؤثِّر مختلف الحملات فيك وفي أهدافك:

• عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تمَّ إرسالها.
• معدل النقرات (click-through rate).
• معدل الارتداد (Bounce rate).
• معدل فتح الرسائل الإلكترونية (Open rate).
• العملاء المحتملين الجدد الذين تم الحصول عليهم.

عندما تنتهي من تحديد النشاط لا تنسَ من أن “تنظِّف منزلك”. إذ إنَّ إبقاء بريدك الإلكتروني، ورسائلك النصية، ومتابعيك مقتصراً على المهتمين فقط سيساعد حملتك التسويقية على أن تحط رحالها لدى العملاء المحتملين المؤهلين.

اقرأ أيضاً: 6 نصائح تساعد المعلنين في إنجاح حملاتهم الإعلانية

6- جزّْء قوائمك:

لقد وجد موقع “ميل شيمب” (MailChimp) أنَّ الحملات المُجزَّئة إجمالاً قدمت أداءً أفضل من نظيراتها غير المجزئة (وذلك بتحقيق معدل أعلى من الرسائل البريدية المفتوحة بمقدار 14% وبمعدل أعلى من النقرات بمقدار 53%). فحافظ على مقدارٍ أكبر من التنظيم في حملاتك من خلال معرفة من هم الموجودن في قائمة الاتصال لديك، فهذا سيساعدك على صياغة محتوى في المستقبل والحصول على معدل تحويل أعلى عبر السوق المستهدفة.

لا تجعل المتطلبات التسويقية المتزايدة بشكلٍ دائم لأي مجال متغير تصيبك بالإرباك، فكلما بقيت أكثر تنظيماً كنت قادراً على التعامل مع احتياجات إشهار علامتك التجارية ومع توقعات الجمهور بشكلٍ أكثر ذكاءً من خلال التكيف مع التغيرات التسويقية المستقبلية.

المصدر