كيف يفيدك الاستعداد للمناسبات في تنظيمها بشكل أفضل وأسهل؟

كيفية الاستعداد للمناسبات .. قد يرتبك البعض عند سماع تلك الجُملة سواءً كان ضمن المدعوين إليها أو كان المسئول عن إقامتها، وكثيرًا ما نرى حفلات تُقام لأول مرة ولكنها تنجح بصورة كبيرة ويُحقق الشخص الهدف المنشود منها، وعلى العكس نجد حفلاتٍ أخرى لا تحظى إلا بالفشل الذريع ويشعر المدعوين بالملل الشديد، لكن لا داعي للقلق فيمكنكم الاستعداد للمناسبات على أتم وجه بعد تنفيذ عدة خطواتٍ بسيطة.

كيفية الاستعداد للمناسبات

في البداية عليك تحديد الهدف الأساسي لإقامة الحفلة، فذاك يُساعد على اختيار التوقيت المُناسب والمكان وبرامج الحفل وتحديد قائمة الطعام أو المشروبات المُقدمة، هُناك من يرغب في إقامة حفلات تُجارية الهدف منها تحقيق الربح، وآخر يُقيم حفلاتٍ من أجل ذكرى زواج أو أعياد ميلاد، ومن يكون احتفاله من أجل جمع تبرعات أو الإعلان عن نشاطٍ ما، ولكن في مُختلف الحالات هُناك أسس أو خطوات يجب أن يتم اتباعها من أجل الاستعداد للمناسبات وتنظيمها بالشكل المطلوب، ومنها سبيل المثال:

تحديد الميزانية

يظن البعض أن إقامة الحفلات شيء مكلف للغاية، ولكن على العكس يُمكنك الاحتفال بمُختلف المُناسبات في حديقة منزلك أو أحد النوادي الشهيرة أو الحدائق العامة بدون دفع مبالغ تُذكر، لكن يترتب ذلك على المُناسبة وعدد الأفراد المدعوين وفقرات الحفل المُقدمة، وسيكون من الرائع تزيين المكان بما يتناسب مع الغرض من الاحتفال بدلًا من إقامتها في إحدى القاعات باهظة الثمن أو داخل منزلك مما يُشكل عبء على مُيزانيتك، فضلًا عن إحداث فوضى أو تلفيات في المنزل خاصةً تلك الحفلات التي تعتمد على وجود الأطفال مثل أعياد ميلاد الصغار مثلًا.

التوقيت المُناسب

كذلك يُعد التوقيت المُناسب أحد أهم عوامل نجاح الحفلات، بل وأهم خطوات الاستعداد للمناسبات ، عليك اختيار العطلات الرسمية أو نهاية الأسبوع من أجل الاحتفال والبُعد عن الأعياد الرسمية حيث يُفضل كل فرد الاحتفال بها على طريقته، كذلك الأحداث الوطنية أو الرياضية، ويفضل اختيار الفصل المُناسب للاحتفال مثل الربيع أو الصيف حيث الحرارة المُعتدلة والهواء المُنعش، واستبعاد إقامة حفل في فصل الخريف أو الشتاء إلا لو دعت الحاجة لذلك، حيث هطول الأمطار وانخفاض درجات الحرارة فضلًا عن انشغال بعض الأسر ممن لديها أطفال في مختلف المراحل التعليمية عن الحضور.

المكان

يُعد المكان أيضًا أحد أهم عوامل نجاح الحفل ويعتمد بشكلٍ كبير على نوع المناسبة، سيكون مميزًا ورائع وموفرًا للوقت والجهد أن يتم إقامة أعياد الميلاد وذكرى الزواج والنجاح في الدراسة أو الترقية في العمل داخل حديقة المنزل أو في بعض المطاعم والأماكن العامة، أما عن حفلات الزفاف أو الحفلات الربحية والتجارية فيُمكن أن تقام في إحدى النوادي أو الحدائق أو القاعات المُخصصة لذلك أيضًا حسب عدد المدعوين.

دعوة الأصدقاء

بالطبع تُعد دعوة الأهل والأصدقاء أحد أهم خطوات الاستعداد للمناسبات ويُمكنك الابتكار بالدعوة باستخدام عدة طُرق حديثة لمواكبة العصر، مثل إنشاء صفحة أو مجموعة مُغلقة على مواقع التواصل الاجتماعي وكتابة كافة التفاصيل بها من حيث الموعد والمكان وتفاصيل الحفل، ويتم إضافة الأصدقاء المراد دعوتهم بها، ويُمكن أيضًا الاتصال هاتفيًا على كل فرد من المدعوين لو كان عددهم قليلًا أو إرسال بطاقات ذات أشكالٍ مُتميزة وجذابة وكتابة التفاصيل بها، على أن يتم ذلك قبل موعد الحفل على الأقل بثلاثة أسابيع حتى يتهيأ المدعوين لذلك.

فقرات الحفل

وهنا نتحدث عن أهم الاستعدادات التي يعتمد عليها نجاح أو فشل الحفلات والمُناسبات، فمن المعروف أن فقرات الحفل تُعد العنصر الأكثر أهميةً بالنسبة للحاضرين بعد اختيار التوقيت المُناسب، فعلى سبيل المثال إذا تم إقامة حفل زفاف فيجب أن يتضمن الحفل بعض الفقرات الغنائية للاحتفال بالعروسين بجانب قائمة طعام خفيفة قدر الإمكان لكيلا ينشغل المدعوين وينصرفوا عن الاحتفال ومشاركة العروسين البهجة والفرحة للتناول الأطعمة.

عند إقامة أعياد الميلاد من الأفضل أن يتضمن الحفل فقراتٍ ترفيهية للأطفال وبعض الأنشطة الرياضية، ويُمكن الاستعانة ببعض الفرق المُتخصصة في ذلك، أما عن قائمة الطعام فيجب أن تتضمن حلوي ومشروبات مُحببة من قِبل الأطفال، بينما الحفلات الربحية التي تُقام من قِبل بعض المؤسسات أو الشركات فيجب أن تتضمن فقراتِ مرئية عن نشاط المؤسسة أو هدف الحفل مع تقديم مشروبات خفيفة مُتنوعة فقط، ويفضل أن يتم تحديد عدد المدعوين قدر الإمكان وشراء كميات طعام مُناسبة لذلك العدد بدلًا من التبذير والإسراف المُبالغ كما نرى في بعض الحفلات والمُناسبات.

فريق العمل

بالطبع لا يستطيع صاحب الدعوة وحدة العمل على نجاح الحفل لذا من الأفضل لنجاح المناسبة الاستعانة ببعض الأفراد المُدربين والمؤهلين لذلك في كتابة أو تحديد كافة فقرات الحفل وقائمة الطعام وعدد المدعوين بشكلٍ مُنظم، ثم توزع على طاقم العمل حتى يسير الحفل على أفضل نحو، وإذا لم يكن هُناك ميزانية كافية لذلك فيُمكنك الاعتماد على بعض الأصدقاء أو الأقارب أو بعض أفراد أسرتك للقيام بتلك المهمة، وتوظيف كل شخصٍ منهم في مهمة خاصة حتى لا يحدث ارتباك أو سوء تنظيم في الحفل.

تدوين كافة التفاصيل

مُنذ بداية التخطيط للحفل حتى الموعد الفعلي لإقامته قد تطرأ في ذهنك الكثير من الأفكار التي تُساعد على نجاحه أو تقدم حلول أو فقرات جديدة في الحفل، ففي تلك الحالة يجب أن تقوم بتدوين تلك الأفكار والملاحظات في دفتر صغير أو عبر هاتفك المحمول ليُساعدك ذلك كثيرًا على الاستعداد للمناسبات بصورة أفضل، بل ويُمكن استشارة بعض الأصدقاء أو ممن يمتلكون الخبرة في ذلك حيث يمنحك البعض أفكارًا تجعلك تتجنب الوقوع في الأخطاء.

وفي النهاية أعزائي، كل مُناسبة أو حفل فبالترتيب المُسبق لها يُحقق النجاح المنشود ويُجنبك الوقوع في المشكلات الطارئة والمواقف المحرجة.