متطلبات ومراحل تطبيق نظام جودة مثمر

تسعى المؤسسات جميعها على اختلاف أنشطتها وإمكانياتها إلى تطبيق نظام جودة مثمر لضمان مزيد من التقدم وتحقيق أرباح وسمعة جيدة للكيان، وكذا شهرة ورواجا كبيرا لدى العملاء الذين يرغبون بطبيعة الحال في التعامل مع الشركات والمصالح ذات الجودة العالية، ولكن الجودة الشاملة ليست بالهينة وتتطلب القيام بعدد من الخطوات والمرور بعدد من المراحل لضمان الوصول للجودة الشاملة.

الخطوات الثلاث لتطبيق نظام جودة عالمي
1- الإعداد : في هذه الخطورة يتوجب الاستعداد لوضع خطة مناسبة ويكون ذلك من خلال التواصل بآخرين مروا بمراحل مشابهة، والعمل على تبادل المهارات والخبرات اللازمة والاهتمام بتحديد وضع المؤسسة الحالي والوضع المستقبلي المرغوب الوصول إليه.

2- التخطيط : وفي هذه الخطوة تلجأ المؤسسة للخبراء المتخصصين وأهل الخبرة، وطلب وضع خطة مناسبة لتحقيق أهداف ما وغايات سامية وفق أسس وقواعد علمية ومدروسة.

3- التقييم : الخطوة الأخيرة تأتي بعد تنفيذ المشروع وبدء تنفيذ الخطة الجديدة، ويتم التقييم هذا على عدة مراحل لضمان التقدم الدوري وملاحظة أي قصور أو خلل في مستوى الأداء، والعمل على تحسينه.

مراحل تحقيق الجودة الشاملة
أولا : إعادة تشكيل ثقافة المؤسسة
تبقى ثقافة المؤسسة هي المحرك الرئيسي لتوجهاتها وآلية عملها، والتي من خلالها يتم انتهاج مبادئ وطرق عمل جديدة، أو انتهاح طرق عمل فاشلة سيئة خبيثة نطيح بالمؤسسة وكل من فيها.

ثانيا : تسويق برامج وخطط المؤسسة
قبل أن تشرع المؤسسة في تنفيذ خطتها واستراتيجيتها الجديدة لتحقيق الجودة الشاملة، يجب عليها أن تروج لتلك الخطط والأفكار الجديدة حتى تتأكد من أن الوضع الجديد مناسب للعملاء والمجتمع والأفراد العاملين بالمؤسسة؛ ولا شك أن تسويق خطة العمل قبل تنفيذها يقلل كثيرا من حدة المعارضة لها، وفي سبيل ذلك يم تنظيم الندوات والمؤتمرات والندوات والمحاضرات وكذا الدورات التدريبية.

ثالثا : التعليم والتدريب
لكي يتم تطبيق الخطة الاستراتيجية على أكمل وجه، يجب تدريب وتعليم الأفراد على النظم الجديدة للعمل، وتدريبهم على التعامل مع العملاء ومع بعضهم البعض ومديريهم وفق هذا النظام الجديد، ويجب أن يخضع لللتدريب كل العاملين بالمؤسسة بلا استثناء، ابتداء من عمال النظافة مرورا بالموظفين ومشرفيهم ورؤسائهم وأعضاء مجلس الإدارة بالكامل.

رابعا : الاستعانة بخبراء واستشاريين متخصصين
عند تطبيق أية منظومة جديدة يجب الاستعانة بخبراء ومتخصصي واسشاريين لديهم القدرة على تخطيط وتطبيق ومتابعة تطور البرنامج، فالاستعانة بالخبراء المتخصصين يعتبر في حد ذاته هو تدعيم لخبرة المؤسسة وإسهاما في حل المشاكل التي ستنشأ وخاصة في المراحل الأولى.

خامسا : اختيار فريق عمل مناسب
يعتبر فريق العمل أحد أهم البنود في تطبيق أية استراتيجية لأنهم هم من ينفذونها ويطبقونها على أرض الواقع، حتى وإن كان هناك خبراء واستشاريين متخصصين في تنفيذ الخطة ووضعها ورقابتها، وغالبا ما يتكون فرق العمل أكثر الأفراد خبرة ومهارة والذين لديهم الحماس للعمل والتطور، وأولئك ممن حضروا الدورات التدريبية على اختلافها، ويجب أن يكونوا أشخاصا موثوق فيهم، ولديهم الاستعداد للعمل والتطوير، كما يجب التأكد من تطور أدائهم بشكل دوري ومتابعة نواحي الخلل والقصور في ذلك.

سادسا : التحفيز
لا شك أن أي تغيير وتطوير في نمط العمل يتطلب تشجيعا وتحفيزا للأفراد لكي يرتقوا بمستوياتهم ويتبعوا الخطط والاستراتيجيات الجديدة على أكمل وجه والحفاظ على تطورهم بشكل متسلسل ودائم، وهو الأمر الذي يتطلب توفير جوائز تشجيعية ومكافآت لهؤلاء ممن التزموا وأثبتوا كفاءاتهم، وتلك المكافآت تتعدد وتتنوع ما بين ترقيات أو حوافز مالية إضافية أو ما إلى ذلك.

سابعا : متابعة الخطة والإشراف عليها
عند الرغبة في تنفيذ أية خطة جديدة يجب الاهتمام بتتوفير نظام جاد للرقابة والإشراف على سير العمل ومدى تحقق الخطة وتنفيذها وتطبيقها على أرض الواقع كما أريد لها عند وضعها تماما، مع مراعاة كافة الظروف الطارئة التي قد تواجهها المؤسسة في أية لحظة، وضرورة توفير خطط بديلة لإنجاز الأمر وتخطي اية عقبات مفاجئة.