مراحل ووسائل تنفيذ خطة الإدارة

إن إدارة أي مؤسسة بالطبع تقوم على خطط واستراتيجيات معينة رئيسية وثانوية، وتلك الخطط كما تنقسم أهداف وأولويات فإنها تنقسم لمراحل وخطوات يجب المرور بها جميعها حتى نضمن قدرتها على تحقيق الهدف منها، ويمكن تعريف الخطة الاستراتيجية على أنها الوثيقة التي تعدها الإدارة المعنية لتلخص كيف يمكن للمؤسسة تحقيق أهدافها في فترة معينة .

مراحل تنفيذ الخطة الاستراتيجية : الخطة الاستراتيجية في الإدارة كما قسمها خبراء إدارة الأعمال تحتاج إلى لثلاثة خطوات من أجل تنفيذها وتلك الخطوات هي

– المرحلة الأولى : تفصيل الإستراتيجية
ويمكن أن تتحول الخطة الاستراتيجية لشيء من الدقة والتفصيل وتصبح خطة تفصيلية عبر الاهتمام بدقائق الأمور وربطها ببعضها البعض، والتأكد من اتصال الأهداف والإدارات والأقسام والأفراد ببعضهم البعض وظهور الأدوار واضحة لكل فرد أو كيان على حدة، مع وضع قرارات وتوصيات ضمن الخطة توضح علاقة المؤسسة بالمؤسسات الأخرى.

– المرحلة الثانية : معرفة قدرات القادة
فبعد أن نتأكد من صلاحية مختلف أجزاء الخطة وبنودها من عمالة وأهداف وعلاقة كل منها بالآخر، فإننا يجب أن نتأكد من صلاحية من يقوم على إدارة تلك الخطة ويشرف على تنفيذها ألا وهم القيادات، حيث يجب أن يكونوا أصحاب خبرة ورؤية مستقبلية ولديهم من الحكمة والجدية ما يؤهلهم لإدارة الكيان ككل.

– المرحلة الثالثة : التعبئة الإستراتيجية
“التعبئة” هي كلمة تفيد الحشد والجمع والتجمهر، لكنها في المجال الاستراتيجي حينما ترتبط به وبالإدارة فإنها تعني جمع مؤيدين ومساعدين ومساهمين ومدعمين لتلك الاستراتيجية وعلى اقتناع تام بها، وهذا التأييد غالبا ما يزيد من شعبية الاستراتيجية داخل المؤسسة ويجعل الجميع يقبل على تنفيذها بكل رحابة صدر.

وإذا نظرنا لتلك المراحل لوجدناها مترابطة وجمعت مختلف كيانات أية شركة، حيث اهتمت بخطة العمل ذاتها ثم اهتمت بالعنصر البشري الذي سيقوم على تنفيذها ثم ختاما اهتمت بالبحث عمن يؤيد العامل البشري في تصرفاته وقراره، وبهذا تكتمل كافة مكونات أي خطة.

 وسائل تنفيذ الخطة على أرض الواقع
بعد وضع الاستراتيجية يتبق أمامنا فقط البدء في تنفيذها على أرض الواقع، وتنفيذ أي خطة يتم عبر إحدي هاتين الوسيلتين :

1- التقسيمات الوظيفية المعتادة للأنشطة: وتعني توزيع الأدوار وتكليف الأشخاص بمهامهم بشكل واضح وصريح حتى لا يتبقى أمامنا إلا انتظار النتيجة.

2 – تحويل الخطة إلى مشروعات تنفيذية: أي نحاول بقدر الإمكان نقل كل ما بالخطة من الورق إلى أرض الواقع.

ولكن يجب أن نعلم بأن هاتين الوسيلتين تعتمدان على توافر بعض العناصر المتعلقة بالخطة من قريب أو من بعيد، وتلك العناصر هي :

– وجود فريق عمل جيد مهذب وراقي، ولديه من الحماسة والخبرة والكفاءة ما يؤهله لتنفيذ تلك الخطة.
– البدء في تخصيص مراكز ووحدات متخصصة لتنفيذ كل جزء من  الخطة  على حدة.
– ضمان وجود سبل تواصل وارتباط بين كل من يشارك  في الخطة، وذلك من أجل تحقيق التفاعل والتنسيق والتكامل.
– العنصر الأخير الذي يساهم في تيسير الحصول على وسائل تحقيق الخطة
، هو وجود آليات خاصة تحتوي على حفظ المعلومات والبيانات والخطط والقرارات الإدارية.

ما سبق عرضه من وسائل لتنفيذ الخطة وعناصر تساعد على تنفيذها يجب أن يتم في وقت متزامن جنبا إلى جنب؛ حتى نضمن خروج الخطة في شكلها النهائي كاملة متكاملة.

والجدير بالذكر أن عناصر تنفيذ الخطة ووسائل تحقيق تلك العناصر يجب أن تتم بالكامل؛ إذ أن الخطط الاستراتيجية لا يمكن تجزئتها والقيام بإحداها على الوجه الأكمل وترك الباقي، لأن أجزاء الخطة كالعادة تكون مترابطة وأي خلل أو قصور في إحداها يؤدي بشكل مباشر إلى سقوط المنظومة ككل وليس فقط هذا الجزء .