مفهوم إقتصاديات الوقت في إدارة الأعمال

من الملحوظ أنه في الآونة الأخيرة تغيرت توجهات الشركات المتنافسة للحصول على رضا الجمهور من خلال أساليب أخرى كخدمة العملاء، وسرعة التجاوب مع مشكلاتهم ومعالجتها، بعد أن كان اهتمام المؤسسات ينصب فقط على جودة المنتج من أجل الحصول على رضا العملاء.

ولا شك أن خدمة العملاء والدعم الفني المقدم لهم يتطلب قدرا لا بأس به من المرونة والسرعة والكفاءة في الأداء، ولذلك لابد من وضع خريطة موقوتة مناسبة لإدارة نظام العمل والتعامل مع جميع الفئات واستغلال الوقت أفضل استغلال في تطوير القدرات والمهارات ومن ثم تحسين الأداء، ويكون ذلك عبر ما يسمي بـ “اقتصاديات الوقت”.

مفهوم اقتصاديات الوقت
اقتصاديات الوقت هو مصطلح شامل يتبع مجال إدارة الأعمال، رغم احتوائه على كلمة “الاقتصاد” إلا أنه لا يمت للاقتصاد النقدي بِصِلة، لأن كلمة “الاقتصاد” هنا تعني التوفير، أي توفير الوقت والحفاظ عليه وتنظيمه جيدا داخل مؤسسات العمل من أجل تحقيق أكبر قدر ممكن من الأنشطة والانجازات، ونيل رضا العملاء بسرعة إنجاز متطلباتهم والتعامل معهم.

ضوابط إدارة الوقت داخل المؤسسات
هناك عدد من الأبعاد والمعايير والضوابط يجب الالتزام بها جيدا لضمان حسن إدارة الوقت والاقتصاد فيه وتحقيق أكبر أهداف ممكنة، وتلك الابعاد هي :

1- رفع سرعة الاستجابة لمخاطبات العملاء: وهذا يتحقق باتباع عدة خطوات ومعايير، وهي :
– تخفيض الزمن المطلوب لتقديم المنتجات إلى الأسواق.
– تخفيض الزمن المطلوب لإتمام دورة تصنيع المنتج.
– تخفيض الزمن المطلوب لإنهاء الإجراءات مع العميل.
– تخفيض الزمن المطلوب لمعاجة أية اخطاء أو تعديل أي من المسارات.

2- الاستفادة من الخبرة: لكي نحقق اقتصاديات الوقت ونصل بالمؤسسة لبر الأمان، يجب علينا الاستعانة بالخبراء المتخصصين في مجال العمل، وعدم إتاحة الفرصة لغير للعمل بعشوائية، وهذا يستدعي الاستفادة من أثر الخبرات المتراكمة نتيجة الممارسة، كما أنه يتيح الفرصة لاستغلال الوقت من أجل زيادة الخبرات المهنية وتطوير الأداء.

3- الإدارة الفعالة للوقت: بعد الحرص على سرعة الاستجابة مع العملاء، وتوفير خبراء متخصصين لإدارة شؤون العمل وضمان تحقيق أكبر انجازات في اقل وقت ممكن، يبقى أمامنا ضرورة تحقيق إدارة فعالة للوقت.
ويكون ذلك عبر التنظيم الجيد لمختلف العمليات والأنشطة، وكذلك العمل عل الترتيب المناسب لكافة الوسائل والإمكانيات المتاحة، مع وضع تصميم ملائم للبرامج الزمنية، والاهتمام بالحد من الوقت الضائع، عبر إلغاء الأنشطة الثانوية الغير ضرورية، والطقوس العشوائية التي يتبعها الموظفين وتضيع الكثير من الوقت والجهد.

4- الالتزام بالمواعيد والبرامج الزمنية: لكي نضمن حسن سير الإدارة والقدرة على النجاح في اقتصاديات الوقت، يجب علينا الالتزام الكامل بكافة الخطط الموقوتة، وتنفيذ برامج ومواعيد المؤسسة بكل دقة، والتي تتمثل في عمليات التوريد والإنتاج والتسليم والتنفيذ والتمويل وغايرها من اتفاقيات الصفقات والبروتوكولات…. إلخ.

تحول اهتمام المؤسسات من الجودة إلى الخدمات
في الاقتصاديات الحديثة نجد أن المؤسسات لجأت لمجال الخدمات لإرضاء الجمهور أكثر من اهتمامها بجودة المنتجات أو الخدمات ذاتها؛ حيث نجد الشركات التي كانت تتنافس في إنتاج كم أكبر من السلع أو سلع أكثر جودة أو سلع أقل تكلفة إلى آخر ذلك من معايير تنافسية، أصبحت تهتم بالدعم الفني وتحسين صورة المؤسسة أمام العملاء من خلال إدارة العلاقات العامة و إدارة التسويق.

كما أنه ظهرت الحاجة لاستغلال الوقت المهدر داخل المؤسسات والذي كان في الغالب يضيع في نقاشات جانبية بين الموظفين والعملاء، والإجراءات الروتينية العقيمة التي تعطل سير العمل والانتاج بحجة ضرورة استخراج شهادة كذا ورسوم كذا وأختام كذا، لكن الإدارات الحديثة أصبحت تهتم بالاستفادة من الوقت والاستثمار فيه من خلال إدارته إدارة محكمة وفعالة تتيح لها تخفيض التكاليف.

والجدير بالذكر أن تلك المؤسات التي تمكنت بحق من إدارة وقتها والتحكم فيه، استطاعت بالفعل التفوق على منافسيها وغزو الأسواق، عبر كسب ولاء ورضا العملاء وضمان تمسكهم بعلاقاتهم مع المؤسسة.