ملخص كتاب الإدارة بالأهداف – طريق المدير المتفوق

مقدمة:

يشهد العالم الآن سلسلة من المتغيّرات الاقتصاديّة والتكنولوجيّة والسياسيّة والاجتماعيّة والثقافيّة جعلته عالمًا مختلفًا تمامًا عمّا كان عليهِ منذ سنوات قليلة، كل شيئ حولنا أصبح على غير ما تعودنا في الأيّام الماضيّة، التطورات العلميّة تتسابق لتحل مشكلات الإنتاج وتوفّر قدرات هائلة على تقديم سلع وخدمات جديدة ومتطورة لم يكن الإنسان يحلم بها. الشركات تتسابق على الأسواق وتقدم للمستهلكين المغريات العديدة لجذبهم للتعامل معها وترك المنافسين.

الدول ذاتها تتحالف في تكتلات إقليميّة تهدف إلى زيادة القدرة التنافسيّة في مواجهة تكتلات أخرى. الكل في سباق خطير سلاحهُ العلم والتكنولوجيا والإدارة، إنّ القاسم المشترك والعامل الحاسم في التنافس الشديد وغير المسبوق بين الشركات ومنظمات الأعمال، الإدارة الحديثة المبنيّة على العلم والبحث الموضوعي عن سبل استخدام الموارد المتاحة لتحقيق الأهداف.

إنّ السعي لتحقيق التنمية الاقتصاديّة للمجتمع، وتحسين مستويات المعيشة للمواطنين، والارتفاع بالكفاءة الإنتاجيّة في وحدات الإنتاج والخدمات المختلفة، إنّما تتوقف جميعًا على كفاءة الإدارة ومدى أخذها بالأساليب العلميّة المتطورة في حل المشكلات وتخطيط وتنظيم ورقابة الأداء.

المفاهيم الأساسيّة للإدارة:

الإدارة هي النشاط الإنساني الهادف إلى حصر وتجميع وتنميّة وتوظيف موارد المجتمع الماديّة والبشريّة المتاحة وتنظيم استخدامها في أفضل المجالات وأمثلها لتحقيق العوائد الاقتصاديّة والاجتماعيّة والثقافيّة التي توفّر للمجتمع فرص الانطلاق إلى مستويات أعلى من الرفاعيّة والتقدّم.

تستخدم الإدارة الموارد البشريّة من مختلف الخبرات والمهارات، كما تستثمر الموارد الماديّة من أموال ومعدّات وتجهيزات وخامات طبيعية متنوعة، وتضم إلى تلك الموارد المعلومات وأساليب التكنولوجيا والمبادئ العلميّة.

والإدارة هي حلقة الوصل بين المنظمة التي تقوم على إدارتها وبين المناخ الخارجي المحيط والمتمثل في الظروف والأوضاع الاقتصاديّة والاجتماعيّة والثقافيّة والسياسيّة وغيرها من عوامل ومؤثرات تتبلور في النهاية على شكل فرص يُمكن للمنظمة استثمارها والاستفادة منها وتحقيق الفوائد والأرباح المرغوبة. من ناحيّة أخرى تتمثل الظروف والعوامل الخارجيّة المحيطة بالمنظمة في شكل تهديدات ومعوقات قد تُعرقل المنظمة وتعطلها عن تنفيذ خططها وبرامجها وتباعد بينها وبين تحقيق النتائج التي كانت تسعى إليها.

اقرأ أيضاً: تعرّف على أهم سرّ في الإدارة الناجحة

وتتّخذ الإدارة شكل عمليّة مستمرة ومتداخلة تتكوّن من عدة وظائف رئيسيّة تعارف كتّاب الإدارة وممارسوها على تحديدها في الوظائف التاليّة:

• تحديد الأهداف.
• التخطيط.
• التنظيم.
• التوجيه والتنسيق.
• الرقابة والمتابعة والتقييم.

المهمة الأساسيّة للإدارة:

إنّ المهمة الرئيسيّة التي توجد الإدارة من أجلها هي تحقيق الأهداف التي تهتم بها وتسعى إليها المنظمة التي تقوم عليها الإدارة سواء كانت تلك المنظمة وحدة من الجهاز الحكومي، أو شركة من شركات القطاع العام أو قطاع الأعمال العام أو القطاع الخاص.

وليست أهميّة تحقيق الأهداف قاصرة على فئة الإدارة العليا التي تضم عادةً رؤساء، ومجالس الإدارة والأعضاء المنتدبين العاملين ومن في حكمهم من القادة الإداريين، بل هي مسؤوليّة كل من يتولى إدارة عمل عند أي مستوى إذ المطلب الرئيسي الذي ينتظر من المسؤول الإداري أيًا كان لقبه أو منصبه أن يُحقق نتائج ماديّة أو معنويّة محددة كان الوصول إليها هو السبب في استخدام المسؤول الإداري ومعاونيهِ، وما تمّ تدبيره لهم من موارد وإمكانيات.

إنّ القاسم المشترك في أعمال الإدارة ووظائفها هو اتّخاذ القرارات، أي البحث عن البدائل والمفاضلة بينها لاختيار أفضلها الذي يَعد بتحقيق الأهداف المرغوبة بأقل تكلفة (أو أعلى ربح، أو أسرع وقت، أو أعلى جودة).

الإدارة نظام مفتوح:

يُمكن فهم حقيقة الإدارة من خلال فكرة النظام المفتوح، والتي نجدها في كثير من الظواهر الطبيعيّة والاجتماعيّة والإنسانيّة وتعّبر عن وجود مجموعة من العناصر الأساسيّة التي تتفاعل وتتكامل معًا لإحداث نتائج معينة بحيث تكون تلك النتائج محصلة لتفاعل ومكونات النظام.

وينقسم النظام المفتوح إلى ثلاثة أجزاء رئيسيّة هي المدخلات، الأنشطة، والمخرجات، كما يحيط بالنظام مناخ أو بيئة خارجيّة تعتبر العنصر الرابع للنظام المفتوح.

وتُشير المدخلات إلى الموارد والإمكانيات والتسهيلات التي يعتمد عليها النظام في أداء أنشطتهِ بغرض تحويلها إلى نتائج ومنجزات، بينما تشير الأنشطة إلى الأعمال، والجهود والفعاليات المبذولة داخل النظام وتستهلك فيها الموارد وتستغرق وقتًا، ثُمّ تنتهي بالوصول إلى نتائج ومنجزات، أمّا المخرجات فهي النتائج التي يتوصّل إليها النظام نتيجة لما تمّ من أنشطة وما استُخدم من مواد.

ولضمان نجاح النظام المفتوح في أداء أنشطتهِ والتوصّل إلى النتائج المُستهدفة يجب أن يكون في حالة مستمرة ومتواصلة من التوازن والتي تتمثل في مستويين من التوازن:

التوازن الدّاخلي ويتمثل في:

1. توافق وتوازن المدخلات فيما بينهما.
2. توافق وتوازن الأنشطة فيما بينهما.
3. توافق وتوازن المخرجات فيما بينهما.
4. توافق وتوازن كل من المدخلات والأنشطة والمخرجات وانسجامها فيما بينها.

المشكلات والمعوقات في عمل الإدارة:

طبيعة المشكلات والمعوقات الإداريّة:

تحاول الإدارة دائمًا تحقيق الأهداف التي قامت من أجلها المنظة، وهي تبذل في سبيل ذلك جهودًا وتستخدم موارد مختلفة، ولكن تعترض الإدارة عادةً مشكلات ومعوقات تُبعدها عن أهدافها وتُقلل من احتمالات نجاحها في الوصول إلى النتائج التي كانت تعمل من أجلها.

وتمثل تلك المكشلات عقبات توضع على الطريق إمّا أن تصطدم بها الإدارة وقد تحدث نتيجة الصدام نتائج سالبة أشد ضررًا على المنظمة من مجرد عدم تحقيق الأهداف التي كانت تسعى إليها، أو أن تحاول الإدارة تفاديها والإلتفاف حولها لتجنّب الآثار الضّارة الناجمة عن الاصطدام بها ولكنّها سوف تعطلها وتزيد من تكلفة وجهد ووقت إنجاز الأهداف المطلوبة.

لذا تحتاج الإدارة دائمًا إلى أسلوب مرشد ومعاون في التعرف على تلك المشكلات والمعوقات، وأيضًا المساعدة في البحث عن مخرج منها وتجنّب آثارها الضّارة.

وقد اهتدت الإدارة الحديثة إلى أهميّة تحديد الأهداف وتوضيحها باعتبارها ذلك الأسلوب الكاشف عن المشكلات والمعاون في التعرّف على أساليب حلها، ذلك لأنّ الهدف يمثل معيارًا تقيس الإدارة بهِ الأوضاع السائدة فإذا اتفقت معهُ كان ذلك مؤشرًا على صلاحيتها، أمّا إذا اختلفت الأوضاع السائدة عن الهدف كان الفرق بينهما هو المشكلة التي يجب على الإدراة العمل على حلَّها.

البيئة (المناخ الخارجي) مصدر للمشكلات:

البيئة هي أوّل وأهم مصدر للمشكلات التي تواجه الإدارة في أي مجتمع في العالم. ففي البيئة المحيطة بالإدارة توجد قوى اجتماعيّة وعادات وتقاليد حضاريّة، كما توجد منظمات ومؤسسات حكوميّة وسلطات تشريعية، ووسائل للإعلام ومؤسسات تعليميّة وثقافيّة، كما توجد قوى سياسيّة في شكل أحزاب وجمعيات أهليّة تهتم بكثير من شؤون المجتمع وتحاول التأثير في مسيرتهِ.

وتبدو في بعض أنحاء العالم تأثيرات واضحة للتجمّعات الإقليميّة سواء في المجال الاقتصادي أو السياسي أو الثقافي مثل المجموعة الأوروبيّة أو تكتّل الآسيان الذي يضم مجموعة من دول آسيويّة أو مجلس التعاون الخليجي الذي يضم ست دول عربيّة خليجيّة، تلك التجمعات الإقليميّة تمارس درجات متباينة من التأثير في المجتمعات الدّاخلة في نطاقها، وبالتالي تتأثّر الإدارة في منظمات تلك الدول سلبًا وإيجابًا.

الموارد الماليّة مصدر للمشكلات:

إنّ المشكلة الحقيقيّة للإدارة الحديثة ليست نقص الموارد الماليّة وغيرها، ولكنّها عدم قدرة الإدارة على تحديد احتياجاتها من تلك الموارد بدقة، وعدم القدرة على توظيفها في المجالات الأكثر جدوى والأعلى عائد.

وتُعاني الإدارة الحديثة مشكلة جديدة هي التدفق الهائل من المعلومات الذي تحمله وسائل عصريّة لنقل المعلومات منها الفاكس ووسائل البث التليفزيوني والقنوات الفضائيّة وأخيرًا شبكة الأنترنت.

إنّ الإدارة في العصر الحديث الذي يُسمى عصر المعلومات أصبحت تعاني من وفرة المعلومات وليس من نقصها كما كان العهد سابقًا.

إنّ التعامل مع المعلومات بمعنى إعدادها للاستخدام الإداري وتحليلها واستنتاج المؤشرات المفيدة منها لاتخاذها  أسسًا في القرارات الإداريّة أصبح أعلى تكلفة من الحصول على المعلومات ذاتها الأمر الذي يُوضّح مشكلة الإدارة الحديثة وضرورة اعتمادها على خبراء في إدارة المعلومات حتّى تُحسن تخطيط احتياجاتها من المعلومات وتقدير أساليب التعامل معها بكفاءة.

تُعتبر المعلومات الآن من أهم الموارد التي تحتاجها الإدارة الحديثة من أجل تخطيط عملياتها وتوجيه أنشطتها ومتابعة وتقييم الأداء، وتقدير الفرص المتاحة والتحديات والمشكلات القائمة والمحتملة.

اقرأ أيضاً: 55 نصيحة في الإدارة والقيادة الحكيمة

المُتغيّرات والتحوّلات المعاصرة:

كيف يبدو المناخ المحيط بمنظمات الأعمال في عالمنا المعاصر؟

يُحيط بمنظمات الأعمال مناخ يختلفُ تمامًا عمّا كان عليهِ الحال منذ سنوات قليلة مضت، وهذا المناخ يمثل الواقع الجديد الذي تعيشه الإدارة الآن، تتأثّر بهِ وتؤثر فيهِ.

وأهم عناصر الواقع الجديد هي:

1. الواقع الاقتصادي الجديد أو ما يُسمى النظام الاقتصادي العالمي الجديد.
2. الواقع السياسي الجديد في العالم أو ما يُسمى النظام العالمي الجديد.
3. الواقع الاجتماعي والثقافي الجديد في العالم أو ما يُسمى الثقافة العالميّة.
4. الثورة التكنولوجيّة والعلميّة الهائلة والمستمرة في أعادة تشكيل الحياة.

الواقع الاقتصادي الجديد:

يتمثل الواقع الاقتصادي الجديد فيما يلي:

• سوق عالميّة واحدة تتصارع فيها الشركات العملاقة متعددة الجنسيات.
• نظام تحرير التجارة الدوليّة وإزالة الحواجز الجمركيّة وغير الجمركيّة.
• انتشار نظم الاقتصاد الحر وإعمال آليات السوق العرض والطلب.
• حريّة الحركة والتعامل والمرونة في انتقال رؤوس الأموال بين الدول.
• انتشار فرص الاستثمار الأجنبي في أجزاء كثيرة من دول العالم النامي.
• التوسّع في عماليات نقل التكنولوجيا فيما بين الدول طبقًا لشروط.
• نشأة التجمعات الاقتصاديّة الإقليميّة واتساع تأثيرها في الاقتصاد العالمي.

النتيجة الأساسيّة للنظام الاقتصادي العالمي الجديد تحوّل منظمة الأعمال إلى العالميّة.

الواقع السياسي الجديد:

يتبلور الواقع السياسي الجديد أو ما عبّر عنه البعض بالنظام العالمي الجديد، في المظاهر التاليّة:

• انتشار النظم الديمقراطيّة القائمة على التعدديّة الحزبيّة.
• انحصار وانهيار المجتمعات القائمة على النظم الحزبيّة.
• التركيز على احترام حقوق الإنسان.
• إعمال نظم الشورى والمشاركة الديمقراطيّة في اتخاذ القرارات.

المحصلة للنظام العالمي الجديد هي تحوّل منظمات الأعمال إلى العمولة وظهور وانتشار تأثير المنظمات متعددة الجنسيات.

الواقع الاجتماعي والثقافي الجديد:

يشهد العالم ثورة ثقافيّة وتحوّلات في النظم الاجتماعيّة تتمثل فيما يلي:

• ارتفاع مستوى الاهتمام بالتعليم وتطوير مؤسساتهِ وتوسيع فرصة للمواطن العادي.
• انتشار وسائل الثقافة العامة واستخدام تكنولوجيا الفضائيات والحاسبات الآليّة في توصيلها لجموع الناس بسهولة.
• وضوح فكرة العالمية في المعرفة وتقارب الثقافات وتداخل الأنماط الثقافيّة بين مجتمعات العالم المعاصر.
• الإهتمام بالمرأة وتيسير تنمية مشاركتها في الحياة العامة.
• الاهتمام بالبيئة وقضايا التنمية المتواصلة.
• التأثير غير العادي للبث التليفزيوني المباشر عبر القنوات الفضائيّة.

نشأة عن تلك التحوّلات الاجتماعيّة والثقافيّة العالميّة أهميّة مواكبة منظمة الأعمال لتلك التحولات واستثمارها كفرص لتطوير منتجاتها وخدماتها، وتمثل آثارها على تكوين الموارد البشريّة.

اقرأ أيضاً: كيف تكون مديراً ناجحاً؟

الواقع التكنولوجي الجديد:

يعيش العالم ثورة تكنولوجيّة غير مسبوقة أسهمت في تغيير وجه الحياة المعاصرة، وحققت طفرات غير معهودة في أنماط العمل والإنتاج:

• إنجازات العلم والتطوير التكنولوجي تجد مجالها للتطبيق في مجالات الإنتاج بسرعة غير معهودة.
• نشأة إمكانيات هائلة نتيجة تزاوج التكنولوجيات الثلاث (الاتصالات، الحاسب الآلي، الإلكترونيات).
• ابتكار العديد من المواد الجديدة زهيدة التكلفة وسهلة التحضير لتحل محل المواد الطبيعيّة النادرة والغالية الثمن.
• إحلال الإنسان الآلي والآلات عمومًا محل العمل البشري في كثيرٍ من العلميات الإنتاجيّة.
• التركيز على الجوانب الخلّاقة والإبداعيّة في الإنسان واستثمار طاقاتهِ الذهنيّة في البحث والتطوير التكنولوجي.
• إلغاء آثار التباعد المكاني والزماني وتحقيق التواصل بين أجزاء العالم على مدى الساعة.

تتّجه منظمات الأعمال لاستثمار التكنولوجيا باعتماد الآليّة الكاملة والدخول في مجالات إنتاج جديدة باستمرار.

الملامح البارزة للعصر الجديد:

يتميّز العصر الجديد عصر المعلومات والمعرفة أو كما يُسميه البعض عصر ما بعد الصناعة، بسمات وملامح أساسيّة تتبلور فيما يلي:

1. الاقتراب من المستقبل واستشراف آفاقهِ والتعامل مع مؤشراتهِ.
2. انتشار المعلومات وسهولة الحصول عليها بواسطة تكنولوجية متطورة.
3. سرعة التغيير وشمولهِ كافة قطاعات الحياة، وقبول آثارهِ والتكيف معها.
4. التداخل والتشابك بين قطاعات المجتمع ومؤسساتهِ، وانتشار حالات التحالف والتكامل بين المنظمات المختلفة.
5. انتشار المنافسة كآليّة أساسيّة في تنظيم العلاقات الإنتاجيّة وحسم السباق على الأسواق.
6. الاهتمام المتنامي باستخدام البحث العلمي والتطوير التكنولوجي لاكتساب المزايا التنافسيّة وتنمية قدرات المنظمات بل والدول على التنافس.
7. الاقتناع المتصاعد بأهميّة العملاء باعتبارهم المصدر الحقيقي للربح والسبب الذي توجد المنظمات من أجلهِ، ومن ثم ازداد الأهتمام بكل ما يُحقق رضاءهم.
8. الابتكار والاختراع والتجديد والتطوير سمات أساسيّة للعصر الحالي، مع وضوح السرعة الفائقة في إحلال الجديد محل القديم، وقصر المدة التي تبقى فيها المنتجات في السوق.

الأفكار الأساسية للإدارة بالأهداف:

مقدمة:

إنّ العمل الرئيسي للإدارة ومُبرّر وجودها ومقياس نجاحها هو السعي لتحقيق أهداف محددة ترغبها المنظمة التي تقوم الإدارة بمسؤلياتها، كما وأنّ الإدارة تستمد أهدافها من دراسة البيئة المحيطة والتعرّف على احتياجاتها التي تمثل فرصًا ينبغي العمل على استثمارها، أي أنّ الإدارة تتخذها كأهدافٍ لها.

ولما كانت الإدارة تواجه مشكلات ومعوقات نابعة من البيئة المحيطة أو من عناصرها الذاتيّة، فإنّها مطالبة باستمرار بالبحث عن السبل الكفيلة بالتغلّب على تلك المشكلات للوصول إلى الأهداف المُحدّدة.

وفي جميع الأحوال تعتمد الإدراة إلى مراجعة أهدافها والتأكّد من استمرار قابليتها للتحقق، وتعمل بالتالي على تعديلها بإسقاط الأهداف التي يصعب أو يستحيل تحقيقها، وتبنّي أهداف جديدة تكون فرصة تحقيقها أعلى.

الغاية:

إنّ الغاية الحقيقيّة للإدارة إذن أن تعمل على تحسين الأداء لكافة عناصر المنظمة ورفع قدرتها التنافسيّة وزيادة كفاءتها في التعامل مع المتغيّرات، كل ذلك بغرض تأكيد تحقيق الأهداف التي قامت من أجلها المنظمة.

وعمل الإدارة حول عدة محاور لتحقيق الغاية المشار إليها منها ما يلي:

1. تحسين آليات وأسّس اتخاذ القرارات الإداريّة.
2. تحسين أساليب ومفاهيم التخطيط والإعداد للمستقبل.
3. التركيز على استثمار الفرص المُتاحة في المناخ المُحيط.
4. التركيز على استثمار وتوظيف التكنولوجيا الجديدة.
5. التركيز على دراسة الأسواق والبحث عما يُرضي العملاء.
6. التركيز على دور القيادة الإداريّة وتوظيفها لتحسين أداء الموارد البشريّة.
7. التركيز على تنمية الابتكارات وتوظيف القدرات الذهنيّة للموارد البشريّة.
8. التركيز على التطوير والتحسين المستمر في كل عناصر العمل.

وخلال السنوات العشر الأخيرة ظهرت موجات متتاليّة من الأفكار والأساليب الإداريّة الهادفة إلى مساعدة إدارة المنظمات للعمل حول المحاور السابقة ومنها الأساليب التاليّة:

• البحث عن التميُّز.
• الإدارة الاستراتيجيّة.
• الإدارة المتوجهة للسوق.
• الإدارة المدفوعة بالعميل.
• الإدارة بتخفيض الحجم.
• الإدارة بالتجوال.
• الإدارة بالجودة الشاملة.
• الإدارة بتقوية الأفراد.
• الإدارة بالمعلومات.
• الإدارة بالفرق.
• الإدارة التقدميّة.

وقي كل أسلوب أو مدخل من تلك الأساليب أو المداخل ورغم اختلاف التسميات، فالمنطق فيها جميعًا واحد:

1. أي هدف يُمكن تحقيقه بأكثر من وسيلة.
2. لكل وسيلة مزايا وعيوب.
3. للمفاضلة بين البدائل نحتاج إلى معيار أو معايير.
4. لكي تكون المعايير مفيدة لا بد وأن تتصل بالهدف المطلوب.
5. أفضل المعايير هي النتائج المطلوبة من استخدام وسيلة ما أي الأهداف.
6. ومن ثُم عند استخدام وسيلة ما يكون الحكم عليها بمدى كفاءتها في تحقيق الهدف.
7. ولتقييم أي عمل يكون المقياس الأهم هو هل حُقق الهدف.

ومن هذهِ الحقائق تتضّح الأهميّة القصوى للأهداف في العمل الإداري، بل في كل أنواع النشاط الإنساني، ذلك بأنّها تقوم بدورين أساسيين في إرشاد القائمين بالعمل:

• الدور الأول، أنّها توجه وترشد الأداء إلى الإتجاهات الصحيحة.
• الدور الثاني، أنّها تساعدُ في تقييم الأداء والتأكّد من مسار العمل في الإتجاهات السليمة.

ومن ذلك يتّضح أنّ كل ما يتم تداولهُ من أفكار ونظريات ومحاولات مهما اختلفت أسماؤها إلّا أنّها تدور حول المنطق الأساسي في مفهوم الإدارة بالأهداف.

المُكونات الرئيسيّة لنظام الإدارة بالأهداف:

تقوم فكرة نظام الإدارة بالأهداف على أساس وجود توجهات واضحة للعمل في مختلف مجالات النشاط بالمنظمة بحيث يُمكن تحديد النتائج المطلوبة واتخاذها أساسًا للمتابعة المستمرة وتقييم الأداء أثناء تقدم التنفيذ.

ويُمثل نظام الإدارة بالأهداف تجميعًا وتكاملًا لكافة نظم العمل في المجالات الإنتاجيّة والتسويقيّة والمالية والإداريّة بشكل عام، ويُحقق الترابط بين الأنشطة المتعددة على كل المستويات، بحيثُ تتناسق الجهود وتتوحّد بما يؤدي إلى مستويات أفضل من الأداء في كل القطاعات. وبذلك فإنّ نظام الإدارة بالأهداف يُعتبرُ القمة في البناء التخطيطي والرقابي للمنظمة، ولا يُمكن النظر إليهِ من تطبيقهِ منفردًا قبل استكمال هيكل نظم التخطيط والرقابة على مستوياتها المختلفة.

من ناحيةٍ أخرى، فإنّ نظام الإدارة بالأهداف يُحقق التوحد والترابط بين مستويات الأداء ومن ثُمّ الإنجاز الثلاث:

• مستوى الفرد أو جماعة الأفراد.
• مستوى التقسيم التنظيمي.
• مستوى المنظمة أو الشركة.

الأفكار الأساسيّة لنظام الإدارة بالأهداف:

• أساس تحديد الأهداف.
• يتم تحديد الأهداف بالنظر إلى الموارد والإمكانيات المتوفرة والتي يُمكن أن يتوقع توفيرها، والفرص المتاحة في السوق أو التي يتوقع حدوثها، كذلك تُؤخذ القيود والمعوقات والقيود داخل وخارج الشركة في الاعتبار.
• يستند نظام الإدارة بالأهداف إلى نظم فعّالة للمعلومات تسمح بالتعرّف على أوضاع السوق وأداء الشركة والمنافسين أول بأوّل ورصد المتغيّرات الحاصلة والمتوقعة بالسرعة الكفيلة بتمكين الإدارة من مراجعة موقفها وتعديل خططها لاستثمار ما قد يُتاح من فرص، أو التعامل مع المعوقات بما يضمن تحقيق أعلى مستوى ممكن من الإنجاز المستهدف.
• يتكامل نظام الإدارة بالأهداف مع نظام الموازنات التخطيطيّة التي تعتبرُ أحد الأدوات التي تعتمدها الإدارة لتحديد النتائج المستهدفة والأنشطة المُحققة لها والموارد اللازم تدبيرها في تناسق يُحقق الأستخدام الأمثل للموارد ويُعظّم العوائد المُحققة.
• يتكامل نظام الإدارة بالأهداف مع نظم تقييم الأداء للعاملين، (قياس كفاءة الأداء على مستوى الفرد الواحد)، وتقييم أداء التقسيمات التنظيميّة (الإدارات والأقسام والوحدات التي يتكوّن منها الهيكل التنظيمي للشركة)، ثُمّ تقييم الأداء الكلي على مستوى الشركة.

أهداف نظام الإدارة بالأهداف:

1. إيجاد أساس للتخطيط الشامل طويل المدى لمختلف أوجه النشاط على مستوى كل إدارة أو قسم، وعلى مستوى الشركة.
2. إيجاد أساس للتخطيط متوسط وقصير المدى للعمليات والأنشطة المختلفة يُحقق الفعاليّة لنظام الموازنات التخطيطيّة.
3. إيجاد أساس لتحفيز الموارد البشريّة وتأكيد إنتمائهم لأهداف الشركة.

الهدف الأهم لنظام الإدارة بالأهداف هو تنسيق أوضاع الشركة مع أوضاع السوق من خلال تنظيم وتنسيق وتوحيد كل جهود الإدارة والعاملين لسد الفجوة الإستراتيجيّة التي تفصل الشركة عن منافسيها.

وبذلك تتبلور أهداف النظام فيما يلي:

1. ربط الشركة وتنسيق أوضاعها بالسوق والمتغيّرات الخارجيّة.
2. توجيهِ كل الجهود وتركيزها من أجل سد الفجوة أو الفجوات الإستراتيجيّة التي تعبّر عن الفارق بين مستوى إنجاز الشركة وما يُحققهُ منافسوها.
3. ربط الأهداف السنويّة ومتوسطة المدة برؤية استراتيجيّة وأهداف مستقبليّة أبعد مدى.
4. ربط أشكال الأداء اليومي والمُتكررة بأهداف كميّة قابلة للقياس.
5. إيجاد معايير رئيسيّة لمتابعة وتقييم الأداء تتعامل مع الأمور الاستراتيجيّة ذات العلاقة والمردود على الشركة كلها في حاضرها ومستقبلها.
6. تعبئة جهود وطاقات كافة العالمين على مختلف المستويات للعمل على سد الفجوات الاستراتيحيّة وبذلك تكون الشركة كلها متأهبة للحركة السريعة والإيجابيّة.

اقرأ أيضاً: 10 أخطاء شائعة في القيادة والإدارة

المُكونات الرئيسيّة لنظام الإدارة بالأهداف:

1. تحليل المناخ المحيط.
2. تحليل المناخ الداخلي.
3. تحديد الاستراتيجيّة الرئيسيّة.
4. تحديد الأهداف النوعيّة.
5. إعداد الخطط والبرامج.
6. تحديد معايير ونظم التقييم.

وتمثل هذهِ المكونات الرئيسيّة تنظيمًا متكاملًا يُصوّر الركائز الأساسيّة التي تتكون منها الشركة، وهي المدخلات والأنشطة والمخرجات والمناخ المحيط، والتي تحدد بتفاعلاتها القيمة النهائيّة التي يُمكن أن تصل إليها الشركة في مواجهة السوق والمنافسين، من ناحيّة أخرى، تمثل هذهِ المكونات عمليات أساسيّة يقوم على أدائها قطاعات هامة في الشركة بصفة مستمرة وتوفر الأساس الإستراتيجي في حركتها.

وتتركّز المسئوليّة في تشغيل النظام عند الإدارة العليا للشركة ممثلة في:

• المدير العام.
• نواب المدير العام.
• مدارء المصانع.

وستكون المسئوليّة مشتركة بينهم جميعًا في الإلتزام بالأفكار والأسس والاعتبارات التي بني عليها النظام، والتطبيق الكامل لكافة عناصرهِ.

ومن المتصور أن تتم عمليات النظام على النحو التالي:

تحليل المناخ الخارجي:

يتناول تحليل المناخ الخارجي التعرف التفصيلي على الظروف الخارجيّة التي تعمل الشركة في إطارها وتشمل تلك الظروف ما يلي:

1. الصناعة التي تنتمي إليها الشركة.
2. السوق الذي تتعامل فيهِ الشركة.
3. الاقتصاد الوطني والأوضاع المحليّة.
4. الظروف والأوضاع الإقليميّة والعالميّة.

تحليل الصناعة:

1. ماهي الصناعة التي تنتمي إليها الشركة؟
2. ما هي الرؤية المستقبليّة لتلك الصناعة؟
3. ما هو الموقف التكنولوجي في الصناعة التي تنتمي إليها الشركة؟
4. ما هي أهم عناصر النجاح في تلك الصناعة؟
5. هل هناك توسّعات في حجم الصناعة في المستقبل القريب؟

تحليل السوق:

1. دراسة حركة الطلب على منتجات الشركة واتجاهاتهِ المستقبليّة.
2. دراسة تركيب العملاء ومعدلات النمو في طلبهم لمنتجات الشركة.
3. دراسة الاستخدامات الحاليّة لمنتجات الشركة، ومدى توقّع استمرارها أو ظهور استخدامات جديدة.
4. دراسة البدائل في السوق التي تهدد منتجات الشركة.
5. دراسة حركة العرض، المنافسون من منتجات مماثلة بديلة لمنتجات الشركة، ومعدّل النمو والتوسّع فيها.
6. دراسة المزايا التنافسيّة التي يتمتع بها المنافسون الطاقة الإنتاجيّة، التكنولوجيا، الموارد البشريّة، الإمكانيات الماليّة، وقدرة البحث والتطوير.

تحليل الأوضاع المحليّة:

1. اتجاهات خطّة الدولة وحجم الإنفاق الاستثماري على المشروعات الجديدة.
2. سياسة الدولة في دعم الصناعة الوطنيّة وتأثرها بالاتجاهات العالميّة لتحرير التجارة والتأثيرات المحتملة.
3. معدّل النمو في الاقتصاد الوطني، وحالة الموازنة العامة للدولة.
4. المستوى العالم للأسعار، التضخم، الائتمان المصرفي، تكلفة الائتمان وغيرها من المؤشرات الدالة على مستوى النشاط الاقتصادي في الدولة، وانعكاساتها على الطلب على منتجات الشركة.

تحليل الأوضاع الإقليميّة والعالميّة:

1. معدلات النمو في التجارة الخارجيّة في مختلف المناطق بالعالم.
2. اتجاهات العرض والطلب على الصادرات الأساسيّة للدولة في الأسواق العالميّة وانعكاساتها على مستوى الدخل القومي وحركة الاقتصاد الوطني.
3. أسعار الفائدة وحركة العملات الأجنبيّة والتطورات الاقتصادية في المنطقة والعالم.

وستكون نتيجة هذا التحليل أساسًا في تكوين صورة واضحة عن الظروف المحيطة التي تتوقع الشركة العمل في إطارها خلال فترة قادمة، ومنها يتم استنتاج أمرين على أكبر درجة من الأهميّة، وهما:

الفرص:

أي مصادر الطلب المتوقع، وشرائح السوق، ونوعيات العملاء، ومجالات الاستخدام، وتنويعات المنتجات، وإمكانيات التطوير التكنولوجي، وأشكال الدعم والمساندة من الدولة، وحالات الإفراج الاقتصادي التي يتوفع حدوثها، ويكون على الشركة السعي إلى استثمارها من خلال ما تقوم به من أنشطة، وما تطرحهُ من منتجات.

المخاطر:

أي مصادر المنافسة والتهديد لوضع الشركة في السوق، بدائل المنتجات، المزايا التنافسيّة التي تحققها التكنولوجيا المتطورة للمنافسين، حالات رفع الدعم والحماية عن الصناعة الوطنيّة، المنافسة الواردة مع تحرير التجارة الدوليّة، دورات الإنكماش والركود الاقتصادي، وهي جميعًا مصادر تهديد للشركة يجب العمل على تفاديها أو تحجيم آثارها إلى أدنى حد ممكن.

الخصائص المميّزة للإدارة بالأهداف:

من هو المدير المتفوّق؟

المدير المتفوق يُمارس عديدًا من المهام الأساسيّة التي ينطلق فيها من تحديدهِ للأهداف وذلك على النحو التالي:

1. يُوفر التوجيه للعاملين في اتجاه تحقيق الأهداف.
2. يُقدّم الدعم والمساندة للعاملين لتميكنهم من الأداء بالمستوى المناسب للأهداف المُحددة لهم.
3. يُنسّق جهود الأفراد والجماعات والإدارات المختلفة في المنظمة بما يضمن التحقيق الأمثل للأهداف.
4. يُحفز ويُكافئ المتميزين في الأداء، كما يُحاسب ويسائل المُقصرين رغبة في تأكيد فرص واحتمالات تحقيق الأهداف.
5. يُقيّم النتائج ويُعدّل المسار لتحسين فرص الوصول إلى الأهداف المطلوبة.

والمدير المتفوق يُباشر بتلك المهام في إطار متكامل تحكمهُ الأهداف التي تسعى المنظمة لتحقيقها ويضم:

1. الرؤيّة الشاملة والمتكاملة للظروف الخارجيّة والأوضاع الداخلّيّة للمنظمة.
2. التوجه الاستراتيجي الذي يُحدد المسارات الأساسيّة التي تتبعها المنظمة.
3. القدرة على اتخاذ القرار.

وفي جميع الأحوال يهتم المدير المتفوق بالتعرّف على العملاء والاقتراب منهم لتحقيق رغباتهم والوصول إلى إرضائهم.

ماهي الإدارة المتفوقة؟

هي الإدارة التي تحسن اختيار أهدافها من خلال الدراسة الواعيّة والمتابعة اليقظة للمناخ المحيط، وتستطيع تحقيق تلك الأهداف بالاستثمار الأمثل للفرض المتاحة والتشغيل الأكمل للموارد المتاحة والمحافظة عليها وتنميتها باستمرار، والتعامل مع القيود والمعوقات، والمواجهة الفعّالة للمنافسة ومحاولة التميز والوصول إلى إرضاء العملاء بشكلٍ جيد.

عناصر الإدارة المتفوقة:

1. حسن اختيار الأهداف.
2. تحليل المناخ ومتابعة المتغيرات.
3. التوظيف الأمثل للموارد وصيانتها وتنميتها.
4. التعامل الجيد مع المحددات والقيود والمعوقات.
5. المواجهة النشطة والفعّالة للمنافسة من أجل التمييز.

وفي النهاية نتمنى عزيزي القارئ أن تستفيد من كل المعلومات المهمة التي وردت في كتاب الإدارة بالأهداف طريق المدير المتفوق.

المصادر:

1. الإدارة بالأهداف – طريق المدير المتفوق
2. كتاب الإدارة بالأهداف – طريق المدير المتفوق