10 أمور يجب أن لا تكتبها أبداً في رسائلك أو في بريدك الإلكتروني

الشيء الأول: أي شيء يتطلّب مناقشة عميقة

بصرف النظر عن حقيقة أنّ لا أحد يستمتع بقراءة رسائل البريد الإلكتروني الطويلة مثل رواية، فمناقشة أمراً بشكل مُعمّق باستخدام رسالة لا يعتبر استثماراً جيّداً لوقتك أو لوقت الشخص الآخر.

إذا كانت هذه الرسالة تتعلّق بالعمل، فأرسل رسالة بريد إلكتروني تدعو المتلقي فيها إلى اجتماع لمناقشة القضية المطروحة، كما تقترح راشيل فاجنر، الاستشارية المرخصة لقواعد سلوك الشركات.

قم بإدراج جدول أعمال مرفق من البنود التي سيتم مناقشتها حتى يمكن للحضور أن يأتوا مجهزين بأفكار وآراء يمكنهم تبادلها معك. حدّد بوضوح وقت بداية ونهاية الاجتماع، وفي حال تطلب وقتاً إضافياً، فخطط إلى عقد اجتماع متابعة. بهذه الطريقة ستكون قد احترمت جميع أجندات الحضور و أَتحت استخداماً مركزاً وفعالاً لوقت الجميع.

الشيء الثاني: الشجار مع الشريك

إذا كنتم معاً لفترة من الوقت، وخاصة إذا كنتم تعيشون سوية، فمن الشائع أن تتشاجرا عبر أي وسيلة اتصال تستخدموها، لكن الخبراء يحذرون من الجدال عبر الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني.

يقول جوناثان بينيت، المستشار المعتمد في منطقة كولومبوس، أوهايو: “من المستحيل قراءة لهجة الكلام ورؤية لغة الجسد في رسالة ما، لذلك من المُغري جداً أن تقرأ الأسوأ في الكلمات التي يكتبها شريكك”.

من الأسهل قول الإهانات من وراء شاشة بدلاً من قولها وجهاً لوجه، فإذا أصرّ شريكك على الجدال عبر الرسائل، فدعه يعلم أنّك تفضل التعامل مع الموضوع وجهاً لوجه.

اقرأ أيضاً: ثقافة الاعتذار بين الزوجين

الشيء الثالث: أي شيء سلبي أو ساخر

تذكر أنَّه بمجرد إرسال رسالة بريد الإلكتروني يمكن استعادتها وإظهارها في أي وقت.

توضّح فاجنر: “حتى إذا ندمت لاحقاً على إرسال هذه الثرثرة عبر البريد الإلكتروني وقررت حذفها من بريدك الإلكتروني سواءاً كان بريدك المرسل وحتى من” سلة المهملات”، فإنَّ معظم الشركات لديها برامج معقدة تمكنها من استرداد رسائل البريد الإلكتروني المحذوفة، ويمكن أيضاً استخدام هذه الرسائل بشكل قانوني في المحكمة.

لهذه الأسباب، تقترح فاجنر مواجهة هذه القضايا وجهاً لوجه عندما لا يكون هناك دليل ورقي يمكن أن يلاحقك للأبد.

الشيء الرابع: تبادل معلومات حميمة أو معلومات شخصية حسّاسة

نظراً لكون التواصل عبر وسائل التكنولوجيا هو عبارة عن كيفية تعاملنا مع المعلومات ونشرها، فقد يكون من الصعب إيقاف المحادثة عند ظهور شيء حساس أو خاص.

ولكن عليك أن تسأل نفسك: هل تريد هذا الدليل الورقي؟ “لأنَّ الرسائل النصية ورسائل البريد الإلكتروني يمكن إعادة توجيهها إلى الآخرين، أو إرسالها “كنسخ كربونية (BCC)”، لذا يمكن لأي شخص في العالم قراءتها!”.

“لذا تجنّب إرسال أي شيء حول المبادرات الجديدة للشركة، أو معلومات سرية عن الشركة، أو معلومات سرية عن مجلس الإدارة، أو معلومات شخصية سرية بما في ذلك أرقام بطاقات الائتمان (من الأفضل الاتصال وإعطاء رقم بطاقة الائتمان عبر الهاتف)”.

الشيء الخامس: الاعتذارات بجميع أنواعها

بالتأكيد، من الأسهل بكثير كتابة جملة مثل “أنا آسف”، بدلاً من قولها بصوت عالٍ، لكن الطريقة الأولى لا تحمل الكثير من المعنى.

قد تكون تعني أو لا تعني ذلك حقاً! ولكن من دون أن يراك الشخص الآخر أو يسمعك، سيكون من الصعب عليه معرفة ذلك.

يقول ديب شيسلو، مدرب الحياة و خبير الإنجازات: “إذا كنت بحاجة إلى الاعتذار لشخص ما عن شيء ما، فلن يكون الوقت مناسباً للمزيد من سوء الفهم وسوء التواصل، لذا التقط سماعة الهاتف وقم بالاتصال”.

الشيء السادس: “يجب أن نتحدّث”

قد يكون إرسال لغز مثل هذا غير ضار بالنسبة لك، فأنت تعلم بالضبط ماهي نوع المحادثة التي يجب تجري، ولكن بالنسبة للشخص على الطرف الآخر، قد يكون ذلك مخيفاً.

يقول الاستشاري ديفيد رادين: “بكل بساطة، سيكون الطرف الآخر متحرقاً لمعرفة ماذا سيحدث. على أقل تقدير، تحلَّ باللياقة الكافية لسؤال الشخص إذا كان لديه بعض الوقت لتخصيصه من أجل اجراء مناقشة شخصية لأنَّ هناك شيئاً ترغب بمشاركته”.

الشيء السابع: الانفصال عن الحبيب

من الصعب القيام بالانفصال بغض النظر عن كيفية القيام به، ولكن يجب عليك تجنب توصيل هذا المفهوم عبر رسالة نصية أو بريد إلكتروني.

“يحدث هذا حتماً لأنَّ الشخص الذي يقوم بعملية الانفصال لا يريد أن يواجه الشخص المرفوض، إمَّا لأنَّه يخاف أن يجرح مشاعره أو لأنَّه يحاول تجنب حصول ثورة غضب”، يقول خبير الاتيكيت أبريل ماسيني.

“بغض النظر عن السبب، إذا كنت قد تواعدت مع شخص ما لفترة طويلة بما يكفي لشرح سبب الانفصال، فإنَّ القيام بذلك عن طريق الرسائل النصية هو سلوك سيء للغاية، فالقيام بذلك وجهاً لوجه هي الطريقة الصحيحة لفعله.

اقرأ أيضاً: 6 نصائح تساعد على تجاوز المحن العاطفية

الشيء الثامن: قول “أنا أحبك” لأول مرة

سواء كنت مراهقاً، أو في العشرينات، أو حتى في الخمسينات من عمرك، فإنَّ هذه الكلمات يجب أن تحمل الكثير من المشاعر، وبالتأكيد لا يمكن مشاركتها لأول مرة باستخدام طريقة مختصرة  كالرسائل النصية أو البريد الإلكتروني.

بالإضافة إلى ذلك، ماذا لو لم يقرأ ذلك الشخص الرسالة لساعات أو حتى لأيام؟ كيف ستشعر؟

أو ماذا لو لم يهتم بالرد بعبارة “أنا أحبك أيضاً؟” وفّر على نفسك -وعليه- همَّ التعامل مع هذا السيناريو عبر قول هذه الكلمات شخصياً بدلاً من ذلك.

اقرأ أيضاً: كيف تقول لها أحبكِ دون أن تنطقها!

الشيء التاسع: تبادل خبر موت أحدهم

هناك العديد من الأسباب التي تدعو إلى الحديث عن موضوع هذه المحادثة بشكل شخصي، بجميع الوسائل حاول اجراء هذا النوع من المحادثات وجهاً لوجه، فهي أفضل طريقة لمشاركة خبر موت شخص ما، فهذا يسمح بالاحتضان اللازم وعبارات التعاطف القلبية”.

اقرأ أيضاً: 8 قواعد عليك الالتزام بها أثناء تقديم واجب العزاء

الشيء العاشر: قرار الاستقالة

بغض النظر عن مدى كرهك لوظيفتك – أو ما الذي يدفعك إلى تركها في المقام الأول – تجنّب تحويل هذا الكره الى شكل رسمي باستخدام الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني.

تحذر جاكلين يوست، مستشارة آداب معتمدة، قائلة: “قلها في رأسك ولكن ضعها في مكانها الصحيح وليس على أي جهاز إلكتروني لأنَّها سوف تلاحقك”.

“قد تبدو الاستقالة عبر البريد الإلكتروني جيدة في زخم اللحظة، ولكن سيكون لها عواقب بعيدة المدى”. بدلاً من ذلك ، توصي جاكلين بالمحافظة على سلوكك المهني ومناقشة قراراتك مع رئيسك سواء على الهاتف أو شخصياً.

اقرأ أيضاً: 5 نصائح قبل تقديم الاستقالة

المصدر