وبفضل الدراسات التي قام بها الباحثون (منهم لين تايلور وديفيد شيندلير ومايكل كير وأنيتا آتريدج وأليكساندرا ليفيت ومايكل وودوارد)، أصبح لدينا بعض النقاط التي إذا ما تقيدنا بها، حصلنا على يوم فعال وذي كفاءة وإنتاجية عاليين. وقد لخصتها لكم بالآتي:
1. تأكد من الوصول إلى العمل في الوقت المحدد. إن عدم التأخر صباحا في الوصول إلى العمل يساعد على تنظيم أمورك اليومية، وأيضا يعطي شعورا بالإنجاز.
2. إبدأ يومك بترو ونظم أمورك في المنزل. من أكبر الأخطاء أن تبدأ نهارك في العمل وأنت مجهد. حاول قدر الإمكان تنظيم أمورك في المنزل وعدم تركها عالقة لآخر لحظة، فهذا سيؤثر عليك وسيجعلك غير قادر على التركيز في عملك بسبب تفكيرك المستمر بجميع الأمور العالقة في المنزل.
3. خذ استراحة لمدة 5 دقائق للتركيز قبل البدء بالعمل. من المهم جدا عند وصولك العمل أن تأخذ فترة قصيرة للتركيز وتهيئة نفسك للدخول في جو العمل.
4. افصل أيامك عن بعضها. حاول قدر الإمكان معاملة كل يوم كأنه يوم منفصل عن الذي قبله. لا تبدأ نهارك بالقلق على ما ينتظرك من مهام معلقة من اليوم السابق. نظم يومك وابدأ بداية جديدة كل يوم، ثم حدد أولوياتك لليوم.
5. ابتعد قدر الإمكان عن المزاجية. اعرف أن مزاجك يؤثر على زملائك في العمل، وبالتالي يؤثر على العمل بشكل عام. حاول تحسين مزاجك بأية طريقة، أو على الأقل لا تظهر مزاجك السيء للآخرين.
6. نظم يومك. من أهم ما قد تقوم بفعله لتحسين كفاءتك بالعمل هو تنظيم يومك. حدد الأولويات للمهام واعمل على البدء بالأهم أولا. قم بكتابة ذلك حتى لا تنسى وحدد أولوياتك لليوم التالي. ومن المعروف أن الساعة الأولى خلال النهار هي أفضل وقت للقيام بهذه الخطوة.
7. كن حاضرا عقليا وجسديا. من المهم جدا أن تكون حاضرا عقليا وجسديا صباحا عند وصولك للعمل، خصوصا إذا كنت في المناصب القيادية. تواصل مع فريق عملك واعمل على تعيين بعض الوقت كل يوم للإطمئنان عليهم وعلى عملهم. اسأل إن كانوا يحتاجون مساعدة، وأظهر لهم تقديرك لعملهم. لا تنس أن تبتسم وأن تنظر في أعينهم مباشرة عند التحدث معهم.
8. قم بجمع فريق العمل كل يوم لمشاركة وضع المهام لكل شخص. إن تحديد 5-10 دقائق كل يوم لجمع فريق العمل ومشاركتهم لوضع مهامهم يعمل على تكوين صورة أوضح وأشمل لوضع المشروع ككل، كما ويضمن تواصل الفريق مع بعضه. إن هذه الطريقة صحية جدا عند تطبيقها كل يوم.
9. تأكد من أن مكتبك مرتب. اعمل على إبقاء مكتبك مرتبا ونظيفا. وتأكد دائما أن تتخلص من الأوراق والأشياء من على مكتبك في نهاية كل يوم لتجده منظما في اليوم التالي. واستبدل كتابة ملاحظاتك على الورق وإلصاقها حول مكتبك بإضافتها على جهازك كملاحظات أو تذكيرات.
10. لا تجعل رسائل بريدك الإلكتروني تأخذ معظم وقتك. تعتبر هذه النقطة من أصعب النقاط للتطبيق. لكن أجمع الخبراء أنه من الأفضل ألا تبدأ نهارك بقراءة رسائلك، وأن تنتقي الرسائل المهمة فقط للإجابة عليها. اترك باقي الرسائل حتى يتسنى لك الوقت خلال النهار. وتعتبر هذه النقطة مهمة جدا، فالرسائل الإلكترونية وتصفح الويب هي من أهم مصادر التشتيت اليومية في العمل. فعادة ما تدفعك رسالة ما إلى تصفح صفحة على الويب، وتقوم تلك الأخرى بدفعك إلى تصفح صفحة أخرى بعدها، وهكذا.
11. تحقق من رسائلك الصوتية. مع أن عملية ترك رسائل صوتية على هاتف العمل أصبحت نادرة الآن مع وجود الهواتف المحمولة والبريد الإلكتروني، إلا أنه يجب عليك التحقق من الرسائل الصوتية المتروكة لك، إن كان هاتف مكتبك يسمح بذلك. فقد يكون هناك رسالة مهمة تنتظر مبادرة منك.
12. قم بإجراء المكالمات الواجبة عليك وارسال الرسائل الإلكترونية المهمة في أول النهار. إن كان لديك مكالمة يجب عليك القيام بها، أو رسالة إلكترونية يجب كتابتها، قم بذلك في أول نهارك لتضمن الحصول على رد سريع لأسئلتك وبالتالي تفادي عرقلة العمل.
13. استغل فترة نشاطك. معظم الأشخاص يشعرون بالنشاط في ساعات الصباح. استغل فترة نشاطك لإنجاز أكبر قدر من المهام.
14. خذ فترة راحة قصيرة في منتصف الصباح. ستساعدك هذه الاستراحة على إعادة نشاطك وزيادة تركيزك.
إن كنت تعاني من أيام عمل ذات جدول لا يسمح لك بتطبيق هذه النقاط، فاعلم أنه قد حان الوقت لإعادة تقييم عاداتك اليومية المتعلقة بالعمل. وقد تحتاج لبعض الوقت للتعود على هذه الطريقة الجديدة، لكنها حتما ستصبح جزءا لا يتجزأ من جدولك اليومي.