5 تطبيقات ستحتاجها عندما تقرر أن تنهي اعتمادك على الورق

الاستغناء عن الورق لا يجب أن يكون أمراً صعباً، خاصة إذا كنت تعرف الأدوات التي يمكن أن تساعدك على القيام بذلك. إذا كنت تحاول التخلي عن الورق بالكامل، فهناك على الأقل خمس أدوات تحتاجها لإنجاح هذا التغيير.

هل ما زلت تستخدم الورق؟ ربما تحتفظ بقائمة مهامك في دفتر الملاحظات الورقي، أو ربما لديك مجموعة كبيرة من المستندات التي تحتاج إلى توقيع بالحبر الحي ضمن العمل. يمكنك التخلص من جميع الأوراق تقريباً في حياتك عندما يكون لديك هذه الأدوات الخمس:

1. تطبيق قائمة المهام.
2. تطبيق المسح الضوئي.
3. خدمة تخزين ومزامنة الملفات.
4. أدوات التوقيع الإلكتروني.
5. خدمة تسليم المستندات.

لنلقي نظرة عن كثب على كل واحدة من هذه الأدوات وماذا هي الميزات التي تقدمها. وسنقدم أيضاً توصيات لتطبيقات محددة يمكنك استخدامها لمساعدتك في البدء.

1. تطبيق قائمة المهام:

يستخدم العديد من الأشخاص دفتر ملاحظات ورقي لتسجيل قوائم المهام. إذا كنت تحاول التحول من شخص يستخدم الورق إلى شخص لاورقي، فإن أحد أفضل الأماكن للبدء هو نقل جميع المهام والقوائم إلى تطبيق إلكتروني خاص بذلك.

تُعَدُّ تطبيقات قائمة المهام أكثر فاعلية من القوائم الورقية. عند استخدامك لقائمة المهام الورقية ستواجه مشكلة تضارب وتقاطع المهام، ولا يمكنك بسهولة إعادة ترتيب المهام عندما تتغير أولوياتك. لا يمكنك أيضاً تعيين مهام لأشخاص آخرين والحصول على إشعارات التنبيهات بمجرد إتمامها.

أمّا باستخدام تطبيق قائمة المهام، فستحصل على تذكيرات بتواريخ استحقاق الدفعات المالية القادمة المترتبة عليك، كما ستحصل على الإشعارات عندما يكمل شخص آخر المهمة، بالإضافة إلى القدرة على إعادة ترتيب قائمة مهامك في أي وقت، والعديد من المزايا الأخرى. إنّ أفضل أربعة اختيارات بين تطبيقات قوائم المهام هي:

• تطبيق Google Tasks: تحميل التطبيق (iOS) | تحميل التطبيق (Android).
• تطبيق Todoist: تحميل التطبيق (iOS) | تحميل التطبيق (Android).
• تطبيق Asana (كما هو موضح في الصورة أعلاه): تحميل التطبيق (iOS) | تحميل التطبيق (Android).
• Any.do: تحميل التطبيق (iOS) | تحميل التطبيق (Android).

إذا كنت تحاول الاستغناء عن استخدام الورق، عليك العثور على تطبيق قائمة مهام يعمل من أجل هذه المهمة، وعليك التمسك به لعدة أسابيع.

ابدأ بإنشاء ثلاث فئات من قوائم المهام، ويمكنك دائماً تغيير هذه القوائم لاحقاً إذا لم تكن مناسبة لاحتياجاتك:

• قائمة مهام العمل:في قائمة المهام الخاصة بعملك، اكتب المهام في العمل التي يجب عليك إكمالها هذا الأسبوع.
• قائمة المهام الشخصية: اكتب أي شيء شخصي تحتاج إلى القيام به، مثل الاتصال بأحد أصدقائك وتهنئتة على الترقية التي حصل عليها أو تحديد موعد للحلاقة. 
• قائمة مهام الأسرة: استخدم قائمة مهام الأسرة لبدء تجهيز قائمة تسوق البقالة.

أثناء استخدامك تطبيق “قوائم المهام”، ستكتشف الاستراتيجيات التي تناسبك عندما يتعلق الأمر بتنظيم القوائم وإعداد تذكيرات وتعيين مهام لأشخاص آخرين. مع ذلك، خلال الأسبوعين الأولين، من الأفضل إبقاء قوائمك قصيرة ومباشرة. إنّ استخدام تطبيق قائمة المهام لأول مرة يشبه تبني عادة جديدة؛ إذا كان الأمر معقداً جداً، فربما لن تلتزم به. بمجرد أن تتخلّص من هذه العادة، يمكنك البدء في تحسين استراتيجيات قائمة المهام.

2. تطبيق المسح الضوئي:

يعتبر تطبيق المسح الضوئي من التطبيقات المهمة لتحويل المستندات الورقية المهمة إلى ملفات رقمية. عندما تقوم برقمنة المستندات، فإنك تقوم بعمل نسخة احتياطية منها، مما يعني أنه يمكنك التخلص من أو إعادة تدوير النسخ الأصلية من المستندات، أو حفظها بأمان. بعض العناصر التي قد ترغب في رقمنتها هي ملفات الضريبة الورقية ووثائق الهوية الشخصية والشهادات الرسمية (مثل شهادة الميلاد أو شهادة الوفاة أو شهادة الزواج أو شهادة الدبلوم)، بالإضافة إلى وثائق الضمانات والإيصالات والوصفات، وحتى المستندات غير الورقية مثل التفاصيل والإرشادات المطبوعة على الجانب السفلي من جهاز التوجيه (الراوتر) واي فاي في منزلك.

تقوم تطبيقات المسح الضوئي بتحويل كاميرا هاتفك إلى ماسح ضوئي. على الرغم من أنه يمكنك استخدام أي طابعة مع الماسح الضوئي لرقمنة المستندات، إلا أن تطبيقات المسح الضوئي المحمولة هي أكثر ملاءمة، ناهيك عن ذلك، فهي محمولة. يمكنك التقاط صورة لأي شيء في أي مكان.

إنّ أفضل تطبيقات المسح الضوئي لا تقوم باكتشاف حواف العناصر التي تقوم بمسحها ضوئياً فحسب، بل وأيضاً نوع العنصر الموجود فيه، سواء أكانت صفحة من كتاب أو بطاقة أعمال. كما تتضمن البرامج المتطورة منها تقنية التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) بحيث يمكنك نسخ النص ولصقه منها في غضون دقيقة واحدة أو نحو ذلك. إن تطبيق المسح الجيد يجب أن يكون قادراً على تجميع صفحات متعددة في ملف واحد.

يوجد تطبيقان للمسح الضوئي يلبيان كل هذه المتطلبات لكل من هواتف Android وiOS وهما:

• تطبيق Adobe Scan: تحميل التطبيق (iOS) | تحميل التطبيق (Android).
• تطبيق Microsoft Office Lens: تحميل التطبيق (iOS) | تحميل التطبيق (Android).

3. أداة التوقيع الإلكتروني:

إذا كنت تريد أن تتحوّل إلى شخص بلا أوراق، فستحتاج إلى أن تكون قادراً على توقيع المستندات دون طباعتها. لا يوجد أي سبب تقريباً لطباعة وتوقيع قطعة من الورق يرسلها إليك شخص ما إلكترونياً، مع وجود استثناءات قليلة جداً. للقيام بذلك، تحتاج إلى تطبيق يتيح لك إنشاء توقيع رقمي ووضعه على المستندات الإلكترونية.

فيما يلي بعض الأمثلة عن البرامج التي تتضمن أدوات التوقيع الإلكتروني:

• Adobe Reader.
• Adobe Acrobat (الفرق بينه وبين البرنامج السابق أنّ هذا البرنامج يمكنك من إنشاء وتحرير ملفات PDF).
• Preview لنظام التشغيل macOS (المبين في الصورة أعلاه).

للبدء، يجب عليك أولاً إنشاء توقيع، وهو غالباً ما يكون الجزء الأصعب لأن التوقيعات تميل إلى أن تبدو غير دقيقة عند صنعها بالماوس أو الإصبع أو الشاشة التي تعمل باللمس أو القلم. والخبر السار هو أنه عليك فقط القيام بهذه الخطوة مرة واحدة. بعد إنشاء توقيع وحفظه، يمكنك استخدامه مراراً وتكراراً.

إذا وجدت نفسك تكافح لتوقيع اسمك باستخدام الماوس أو الإصبع أو القلم، فتأكد من وجود خيار لالتقاط صورة التوقيع (بالقلم الأزرق على الورق) يمكنك تحميلها بعد ذلك.

4. خدمة مزامنة الملفات:

خدمة مزامنة الملفات تجعل جميع المستندات الخاصة بك متاحةً لك بغض النظر عن الجهاز الذي يكون في متناول اليد. فيما يلي مثال على كيف أن خدمة مزامنة الملفات أمر لا غنى عنه: إذا كنت في أحد البنوك تتقدم بطلب للحصول على حساب بنكي. سيسألك الموظف عن إثبات عنوانك البريدي أو عنوان منزلك. إنه غير مسجّل على رخصة قيادتك. ثم تذكرت أنك قد قمت بمسح وحفظ وثيقة عقارية تم إرسالها إليك بالبريد الالكتروني موضح فيها العنوان المطلوب. قمت بفتح تطبيق الهاتف المحمول الخاص بخدمة مزامنة الملفات وسحبت المستند لإظهاره للموظف.

إليك ثلاثة من أشهر خدمات مزامنة الملفات وهي:

• Box.
• Dropbox.
• Google Drive.

تتيح لك العديد من برامج مزامنة الملفات حفظ نسخ من المستندات في وضع عدم الاتصال بالإنترنت على أجهزتك أيضاً، وهو أمر مفيد جداً لأي شيء قد تحتاجه في حالة الطوارئ، مثل شهادات التأمين والهويات الشخصية والأسماء وأرقام الهواتف في دليل الهاتف.

تحتوي بعض أفضل خدمات مزامنة الملفات أيضاً على أدوات مشاركة المستندات، والتي سنتحدث عنها في الفقرة التالية.

5. أداة مشاركة المستندات:

أحد الطرق الشائعة لإرسال المستندات الرقمية هو إرفاقها برسالة بريد إلكتروني. هذا الخيار ليس دائماً مثالياً، لأنه لا يمكنك دائماً تحديد فيما إذا كان المستلم قد استلم الرسالة أم لا. (يمكنك استخدام إعلامات القراءة، ولكنها تعمل فقط إذا لم يقم المستلم بحظرها أو رفضها). هناك مشكلة أخرى في البريد الإلكتروني وهي أن بعض الملفات كبيرة جداً، أو أن برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك يقلل تلقائياً من جودة الملف الأصلي في حالة الصور مثلاً.

هناك طريقة بديلة لإرسال المستندات الرقمية وهي مشاركتها من خلال بعض الخدمات السحابية. عادةً ما تتيح لك خدمات مزامنة الملفات، مثل تلك المذكورة في القسم السابق، مشاركة ملف عن طريق إنشاء رابط إليه يمكنك بعد ذلك إرساله حسب رغبتك. خدمات التخزين السحابي (التي لا يمكن تمييز الكثير منها الآن عن خدمات مزامنة الملفات) عادةً ما تقدّم هذه الميزات أيضاً.

عادةً ما تقوم بوضع الملفات التي تريد مشاركتها في مجلد في تطبيق المزامنة أو في خدمة التخزين السحابي، وانقر بزر الماوس الأيمن للحصول على رابط يمكنك مشاركته. من هذا الرابط، يمكن للمستلم تنزيل الملفات. بناءً على الخدمة التي لديك، قد يكون لديك خيار لمعرفة متى أو كم مرة يقوم الشخص بتنزيل الملف. تتيح لك بعض الخدمات، بما في ذلك Dropbox، إنشاء تاريخ انتهاء صلاحية للوصول إلى هذا الملف.

تطلّع إلى الأمام، ابدأ اليوم:

نصيحة أخيرة حول الانتقال إلى حياة بلا أوراق هي البدء اليوم والتطلع إلى الأمام بدلاً من التراجع أو التردد. ما نعنيه بذلك هو عدم التركيز كثيراً على الرقمنة مهما كانت الأوراق المتراكمة لديك. بدلاً من ذلك، استخدم بعض التطبيقات التي ستساعدك في التخلص من الأوراق والبدء الآن، ويمكنك المضي قدماً بعاداتك الجديدة.

المصدر