أنجز أمورك الهامة من خلال الجدولة الزمنية

ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن المدون مايك فاردي (Mike Vardy)، والذي يحدثنا فيه عن طريقة تقسيم يومنا وتوجيه تركيزنا وجعل كلِّ لحظة من حياتنا هامة.

هناك طريقة لإنجاز مزيد ممَّا تطمح إليه وتحتاجه دون التشتت كثيراً، وهي استراتيجية من المحتمل أنَّك تستخدمها لإنجاز بعض الأمور بالفعل؛ حيث إنَّ كلَّ ما يتوجب عليك هو جدولة مهامك كافة، لا المهام المقيدة بمواعيد فحسب؛ ويمكنك القيام بذلك من خلال جدولتها في فترات زمنية.

نحن جميعاً نمتلك أربعاً وعشرين ساعة في اليوم، وما يميزنا عن بعضنا هو كيفية استثمار كلٍّ منَّا لتلك الساعات وتقسيمها؛ ولعلَّ الجدير بالذكر أنَّك ستستطيع من خلال جدولة أمورك الهامة -من الأمور العاجلة إلى الحاسمة- استثمار وقتك بحكمة، والاستفادة منه إلى الحد الأقصى، وعيش حياتك من خلال التخطيط الاستباقي لا بطريقة عشوائية.

لقد اعتدت فيما مضى أن أخصص -ككاتب- وقتاً محدداً للكتابة، وصرت بعدها أخصص أياماً كاملة للكتابة فقط، وساعة أو ساعتين دون انقطاع للقيام بالأمر نفسه في أيام أخرى؛ ولكنِّي وجدت أنَّ تخصيص فترات محددة للكتابة ليس كافياً، وإنَّما يجب تحديد وقت لكلِّ نوع من الكتابة؛ لذا خصصت فترات زمنية لكتابة الروايات وكتاباتي الشخصية، وأخرى للعمل على مشروع كتابي.

كان هذا ما يجب القيام به للتأكد من أنَّني أنجز كلَّ كتاباتي خلال الأسبوع، والحفاظ على تركيزي على المجال الذي من المفترض أن أكتب عنه، بدلاً من الطريقة التي كنت أستخدمها مسبقاً؛ وقد أدى تضييق نطاق قائمتي وتخصيصها بناءً على تفاصيل محددة إلى تعزيز إنتاجية عملي، وإبقائي على المسار الصحيح، وتنفيذ مهام الكتابة كافة في الوقت المناسب.

لا تتعلق جدولة المهام بالعمل فحسب:

لقد كنت أشرب القهوة مع صديقي هذا الأسبوع، وأخبرني أنَّه يخصص فترة زمنية محددة كلَّ أسبوع لشرب القهوة معي؛ وهذا أمر رائع، فهو يخصص موعداً دائماً لأمر محدد يستمتع به ولا يرغب بالتخلي عنه.

عندما نلتقي كلَّ أسبوع، نقطع الاتصال عن أجهزتنا الذكية خلال لقائنا، ونجري محادثات تحفيزية، ونستمتع بكوب رائع من القهوة؛ وتعدُّ هذه اللقاءات الأسبوعية موعداً ننتظره كلانا أسبوعياً، حيث تكمن قيمتها في الشراكة التي نحافظ عليها، والنشاط الذي تمنحننا إياه، والقدرة على تعزيز أفكارنا الإبداعية؛ لذلك فأنا أجدول هذه المواعيد كونها هامة أيضاً مثل كتاباتي، ولا أستطيع تفويتها.

لقد بدأت تخصيص وقت للقراءة أيضاً؛ فهي أمر بالغ الأهمية لي ككاتب يريد تطوير مهنته؛ كما وتتضمن المجالات الأخرى التي بدأت تخصيص وقت لها، ما يأتي:

• وقت الواجبات المنزلية مع ابنتي، والتحضير لوقت النوم مع ابني: نتبادل هذه الأدوار أنا وزوجتي بالتناوب، ونعدُّ هذا الوقت مقدساً لا يمكن تغييره؛ إذ يحتاج الأطفال للشعور بوجود آبائهم، ومساعدتهم في تنشئة عقولهم وأذهانهم، وتعلم الإجراءات الروتينية؛ ويوفر قضاء بعض الوقت معهم كلَّ ذلك.
• قضاء أمسية مع زوجتي: يعزز هذا الأمر العلاقة الصحية بيننا، حتى لو كان ذلك في المنزل وشاهدنا فيلماً أو قرأنا كتاباً معاً؛ ورغم احتمالية تغير هذا الأمر، إلَّا أننا نحاول الحفاظ عليه؛ فهو أمر مستمر ويشبه إلى حد ما فكرة الزواج.
• متابعة الأحداث الرياضية على شاشة التلفاز: إنَّها طقوس يوم الأحد التي أستمتع بها حقاً، لدرجة أنَّ عائلتي تعرف أنَّ وقت مباراة فريقي المفضل قد حان بمجرد أن أرتدي قميصي الرياضي؛ ولعلَّ من السهلِ عليَّ الالتزام بهذا الروتين الممتع، لكون فريقي لا يلعب الكثير من المباريات في العام.

كيف تلتزم بجدولة وقتك؟

1. أبرِز الفترات الزمنية المخصصة أمامك:

أنشئ تقويماً عبر الإنترنت بعنوان بارز، واستخدم لوناً ملفتاً -لونك المفضل مثلاً- وضع جميع الأشياء التي تخصص لها وقتاً في يومك ضمن هذا التقويم.

إذا كنت تستخدم الورق، فاستخدم قلماً ملوناً مختلفاً، أو اكتب بأحرف كبيرة لتكون ظاهرة بين العناصر الأخرى؛ أمَّا إذا كنت تستخدم مدير المهام، فضع علامة أو إشارة بطريقة مشابهة تجعلها بارزة أمامك لكي لا تفوت الأمور، خاصة عندما تبدأ تطبيقها لأول مرة.

شاهد بالفيديو: كيف تجدول أعمالك بفعالية

[wpcc-iframe class=”embed-responsive-item lazyload” src=”https://www.annajah.net/fe/images/annajah_large.jpg” width=”200″ height=”385″ frameborder=”0″ allowfullscreen=”” data-src=”https://www.youtube.com/embed/sPKp7N91xTo?rel=0&hd=0″]

2. شارك فتراتك الزمنية مع الأشخاص المعنيين بالأمر:

لقد أشركت زوجتي في تقويم جوجل (Google Calendar) خاصتي حتى تتمكن من معرفة الأوقات التي أكون فيها منهكاً تماماً؛ فهي تعلم متى أكون مشغولاً في مجال معين، ولا تحاول التواصل معي خلال تلك الأوقات، أو إشغالي عنه بأيِّ شكل من الأشكال؛ وكذلك الأمر مع الزملاء الذين أعمل معهم، فأنا أحرص على إخبارهم بكلِّ ما يتعلق بهم أيَّاً كان.

إذا كنت لا تستخدم تقويماً عبر الإنترنت، فما عليك سوى كتابة رسالة بريد إلكتروني موحدة تخبر الأشخاص فيها عن الأوقات التي تكون فيها متوفراً.

3. التزم بالفترات الزمنية المحددة لمدة 30 يوماً:

تحتاج إلى الالتزام لتجعل من ذلك عادة؛ لذا كرر تلك الفترات لثلاثين مرة إذا كنت تستخدم التقويم الرقمي، وتأكد من تدوين المقدار نفسه من المرات فيما لو كنت تستخدم نظاماً ورقياً قديماً.

لن تصبح هذه الفترات الزمنية المخصصة جزءاً من أسبوعك فحسب، وإنَّما ستكتشف أهميتها في إدراك مقدار الوقت الذي تحتاجه لإنجاز كلِّ مَهمَّة؛ وسواءً كان ذلك الوقت أم اليوم المناسب لك، اعتبر ذلك تجربة لكي تختبر الأفضل لنفسك.

لا أستخدم برنامج مدير المهام لجدولة الأمور، وإنَّما التقويم؛ فأنا دائماً أنظر إلى تقويمي عندما أبدأ يومي لمعرفة الفترات الزمنية التي عينتها بالفعل، وتبقيني هذه الطريقة الاستباقية على دراية بالمهام الموكلة إلي، وتساعدني على القيام بكلِّ الأشياء التي تهمني كلَّ يوم.

خصص وقتاً لكلِّ الأشياء التي تهمك، وستتخلص من كلِّ عوامل التشتيت التي يمكن أن تمنعك من إنجازها؛ فقد حان الوقت لتقضي وقتاً جيداً الآن ومستقبلاً.

المصدر