تنظيم إدارة الوقت

التعامل الطبيعي مع الوقت هو في أخذ الأمور كما هي, وأن يقوم المرء بما يشعر برغبة في عمله, دون تنظيم أو مواعيد أو تخطيط. وما الخطب في هذا … لقد كان ناجحاً ونحن صغار, وكان العيش من يوم إلى يوم سهل جداً ولم نكن نقلق أبداً في أي شيء يمضى وقتنا. في الواقع, طالما بدا لنا أن هناك الكثير من الوقت, ساعات طويلة قبل انتهاء المدرسة …

 أيام كثيرة قبل عطلة الصيف .. أسابيع عديدة قبل عيد الميلاد.. الكثير من السنوات قبل أن نتعلم قيادة السيارات.. أيام الطفولة كانت أوقاتاً أكثر سهولة. لسوء الحظ, لنا كلنا, إنه يأتي يوم, وقريب جداً, حين لا يعود نظام العيش يوماً فيوم ساري المفعول.. بالنسبة لأكثرنا, نصل دراستنا العليا بسرعة.. وبصدمة. لماذا؟ لأن هذا هو الوقت الذي نبدأ فيه وضع الأهداف الأكثر أهمية لنا, وليس فقط لأهلنا. نصبح مشاركين أكثر, وبنشاطات عامة مثل الرياضة والموسيقى أو النوادي, ومعظم مواعيدنا تتطلب الوقت. في الكلية نبدأ التفكير بمستقبلنا المهني.

ندرس فقط ما يؤهلنا لهذا حتى إننا قد نحاول أن نجد عملاً لجزء من الوقت ولكي نحقق أهدافنا يجب أن نلزم أنفسنا بالعديد من الخطوات المختلفة لنصل يجب أن نخطط .. ننظم إدارة وقتنا. وبالرغم من كون المرء يميل بطبيعته أن يدعي أن لا وقت لديه يمضيه في التنظيم, وضع الجداول, اللوائح, والتسجيل, فإن هذه هي أفضل وسيلة لتوفير الوقت.

 لكن قد لا يكون هناك ما يكفي من وقت .. دعونا نعطيكم خبراً جيداً: هناك طريقة يستطيع فيها الإنسان إنجاز المزيد من العمل في وقت أقل .. وعمل أكثر فعالية من التقدم الطبيعي في الوقت ولا يأخذ المزيد من الجهد بإمكان كل منا أن يخطط مسبقاً, ويقوم بخيارات واعية حول كيفية قضاء وقته.. وكم من الوقت يقضيه لإنجاز كل مهمة وبإمكانه أن يسيطر أكثر على وقته بدلاً من أن ينفذ الوقت منه دائماً. الآن, الخبر السيء: أول خطوات إدارة الوقت, يجب أن تقرر ما هو المهم, وما هو غير مهم قد يكون هذا صعب, فأحياناً من الضروري لنا أن نفهم أننا قد لا نستطيع فعل “كل شيء” والاقتطاع من برنامج عمل مليء, يجب أن نلحظ النشاطات التي لا تعطي لنا الكثير كي نخصص المزيد من الطاقة لما هو مهم حقاً.

محاولة ” فعل كل شيء” حتى مع وجود الكثير, هو عمل سيقود على الاحتراق.. فمتى ينتهي كل هذا ؟ مع الدراسة, مع الواجبات, مع العمل الجزئي والكامل, وضياع كل فرص اللهو والإبداع يمكن للحياة أن تكون مشغولة جداً, لكن لا تصبح الحياة سهلة فجأة .. معظم الراشدين يمكن أن يقولوا أن الحياة تصبح أكثر انشغالاً هناك دائماً “رب عمل” يتوقع منك العمل حتى وقت متأخر .. أولاد يحتاجون لطعام وملبس, وطبابة .. هوايات واهتمامات تلاحقها … خدمات اجتماعية يصبح الراشد متورطاً بها .. فإذا كنت هكذا, فلا داعي إذن لأن نقول لك كم هي أهمية الوقت وإدارته. لكن .. يبقى وقت كثير للتخطيط, حتى بعد تشذيب كل الالتزامات, يبقى معظمنا أمام تحدي إنجاز تلك الالتزامات.

خطة تنظيم إدارة الوقت, التي نبحثها هنا, مبرمجة للجميع, أما إذا كان القارئ لا زال طالباً في جامعة أو خريجاً يبحث عن عمل, أو إدارياً يحاول تنظيم المؤسسة التي يعمل فيها فسيجد الجميع, أن هذا برنامج يمكن إدارته بسهولة, وسيعمل جيداً لكل فرد بمفرده. هذا البرنامج يسمح بالليونة.. في الواقع يشجع على تبني أي اقتراح منه بما يناسب حاجات الجميع.

 والهدف منه مساعدة الجميع على اختيار ما هو الأهم لهم, ومساعدتهم في وضع أهداف لأنفسهم, لتنظيم وجدولة الوقت, وتطوير الدوافع والانضباط الذاتي لتنفيذ جدول الأعمال والوصول إلى الأهداف, وهذا ما سيعطي بالتأكيد وقتاً لمهارات أخرى. مهما كان الهدف, الحاجة لي التخطيط يجب أن تكون واضحة وبذات الوضوح, واقع أن الكثير من الناس يديرون وقتهم فعلاً بطريقة فوضوية .. والنصيحة هنا هي أن تتعلم الاهتمام بالدقائق فالساعات تعتني بنفسها. لكن وضع الخطة لتنظيم إدارة الوقت, تتطلب جهداً … لكن هذا هو استثمار للجهد, سيأتي في النهاية بنتائج أساسية .. أو ليس من الجيد أن تشعر أنك تمارس بعض السيطرة على برنامج عملك, على حياتك, بدلاً من نفاذ الوقت دائماً, والجري من موعد إلى آخر, ومن مهمة إلى أخرى؟ لنفترض أن كل هذا صحيح … فكرة جيدة نافعة لإدارة الوقت, وأن هذه الإدارة الفعالة ستكافئك بطرق محسوسة, لكن, على الأرجح ستجد من الصعب إعطاء الدوافع لوضع التخطيط … لذا يجب أن تحاول جعل التخطيط عادة لك .. شيء تفعله دون تفكير, لكن, شيء ستفعله مهما كان الأمر. نظام لإدارة الوقت يتناسب مع حاجاتك يمكن أن يساعدك على إنجاز عمل أكثر في وقت أقل. أكان الهدف من هذا الحصول على المزيد من الوقت الحر, أو تحسين الإنتاج ويساعدك كذلك على الوصول إلى أهدافك لأنه : يساعد على تحديد الأولويات. وضع لائحة بالمهام, وإعطائها أولوياتها, سيؤمن أن تنجز أهم الأشياء أولاً, ولو لم تنجز ” كل شيء”.

 يساعد على تتجنب الفخ الزمني. قد تقع في فخ زمني لأشياء غير مخطط لها وستضطر إلى إضاعة الوقت في إطفاء الحريق قبل الانتقال إلى مهمة أخرى. يساعدك على توقع الفرص. إضافة إلى مساعدتك على توازن وقت عملك مع أوقات أخرى, يساعدك على تنظيم الوقت المر الذي ستحصل عليه, لتمضيته بفعالية أكثر. وبهذا تتمكن من القيام بالمزيد في ذات الكمية من الوقت أو في بعض الأحيان, في وقت أقل. يعطيك الحرية والسيطرة. على عكس مخاوف الكثيرين, إدارة الوقت هي نوع من التحرر, وليس التقييد في جدول محدد.

إنها نوع من السيطرة على جزء من يومك, يسمح لك أن تكون مرناً في بقية اليوم. إضافة إلى هذا ستتمكن من تخطيط وقتك الحر, وإدخاله ضمن جدولك .. مثلاً: ستعرف مسبقاً أن أمامك مهمة صعبة في اليوم التالي لحفلة راقصة. وبدلاً من أن تتصل بالأصدقاء ليلة الحفلة لتعتذر ستكون متأكداً من جدول أعمالك الذي يسمح لك بفرصة أكبر للتحرك, وحضور الحفلة في آن, دون الإحساس بالحرج أو الذنب. يساعدك على تجنب التضارب في الوقت.

 بمجرد كتابة كل نشاطاتك, مسؤولياتك, مهماتك في مكان واحد, سيساعدك على التأكد من أن الأشياء لن تختلط في وقت واحد, وإذا حدث تضارب في الأوقات, ستتمكن من ملاحظة هذا مسبقاً, وترتيب أمورك حسبما تقتضي الحاجة. تساعدك على تجنب الإحساس بالذنب. حين تعرف بالضبط كم لديك من عمل, ويكون لك برنامج زمني لتنفيذها, تستطيع أن ترتاح لمعرفتك أن كل شيء سينجز في وقته المحدد .. لكن دون خطة لإنجاز العمل, ستشعر وكأنه سيف مسلّط فوق رأسك, حتى وأنت لا تعمل … وإذا أمضيت وقتك تفكر بعملك فقط, فمن الأفضل لك أن تمضيه وأنت تعمل.

 تنظيم إدارة الوقت الفعالة, تساعد كذلك راحة ضميرك, فبعد أن تتم ما عليك من عمل, ستتمتع حقاً بوقتك الحر دون الإحساس بالذنب لأنك لم تنجزه. يساعدك على تقييم مدى تقدمك. إذا كنت تعرف مسبقاً مما هو المطلوب منك من مهمات, فلن تندهش أبداً حين يلوح أمامك الموعد النهائي لإنجاز عمل ما .. لكن إذا عملت حيث يكون هذا ملائم لك, أو إلى أن تتعب, فلن تعرف أبداً ما إذا كنت متقدماً عن موعد التسليم أو متأخراً .. ثم ستكتشف فجأة أن هذا الموعد قد برز أمامك فجأة دون أن تخطط له. يساعدك على رؤية ” الصورة الكبيرة “. إدارة الوقت الفعالة توفر لك نظرة أوسع للعمل كله. بدلاً من أن تواجه المفاجأة مع قدوم أوقات أكثر انشغالاً, ستتمكن من التخطيط مسبقاً ولأسابيع قادمة. يساعدك على أن تعرف كيف تعمل بطريقة ذكية أكثر, لا بجهد أكبر.

 البعض يعتقد أن إدارة الوقت هو مجرد معرفة الوقت, أو قضاء وقت منظم في العمل, في الراحة, في الاتصالات, وأن التحرك ضمن هذه المواعيد الزمنية يؤمن لهم التنظيم أكثر .. قد يكون هذا صحيح جزئياً, فجزء رئيسي من تنظيم إدارة الوقت هو تعلم كيف تصنّف المهمات حسب أولوياتها. لكن هذه النظرة البسيطة, تتجاهل فائدة كبيرة تأتي بها السيطرة على الوقت.. فقد يكون من الممكن أن يكون المرء منظماً, لديه أولويات مسجلة, وسيطرة على الوقت, بحيث يمضي وقتاً أقل في العمل ويحصل على نتائج أكبر .. وهذا ليس عملاً سحرياً, مع أنه يبدو هكذا.

تعلم إدارة الوقت الآن سيساعدك على التحضير للمستقبل. الحياة كلها تحضير للمستقبل, وإذا أمضى المرء وقته الآن بشكل فعال, فلسوف يكون محضراً جيداً للمستقبل .. وكلما كان محضراً جيداً أكثر, كلما كان أمامه خيارات أكبر.. وستكون الشركة تعمل فيها من خيارك, لا مفروضة عليك بإولئك الضعيف السابق. لننظر الآن إلى بعض المخاوف التي تشاور الكثيرين حول إدارة الوقت, وهي لا أساس لها. عدم المرونة هو أكبر مخاوف الناس, إذ يظن الكثيرون أن السير حسب جدول محدد ومكتوب يفقدهم لذة العضوية في التصرف والاختيار. لكن نظام إدارة الوقت يمكن أن يكون مرناً كما يشاء المرء, بل الواقع أن أفضل نظام هو الذي يعمل كمرشد, وليس نظاماً متصلباً. على عكس الاعتقاد السائد, لن يؤدي هذا التنظيم إلى تحويل الشخص إلى ” عبد ” للوقت. فبرمجة الوقت لا تعني أبداً الالتزام بعمل أكثر, بل الواقع أن تحديد أوقات العمل مسبقاً تعني أنك ستتمكن من الاسترخاء أكثر غير أوقات العمل, لأنك لن تكون قلقاً حول سير هذا العمل ومتى ستنجزه, فوقتك “منظم” على هذا الأساس .. فكم من وقت تقضيه في العمل, أقل أهمية بكثير من مدى كفاءتك ووقت تعمل, والهدف ليس قضاء وقت أكبر في العمل, بل قضاء الوقت ذاته أو أقل منه, وإنجاز الأكثر في مدى أي وقت تعمل فيه.

 العديد يخشون ” التعقيد ” الذي يوحي به تنظيم الوقت .. لكن الواقع هو العكس, فهو يؤدي إلى ” التبسيط ” .. لكن كلما زاد تعقيد النظام الذي يتبعه الإنسان, كلما زادت صعوبة استخدامه, ونتيجة لهذا, ستقل إمكانية استخدامه بكفاءة. ويمكن أن يضع المرء نظاماً يلائم حاجاته, ولتسهيل الوصول إلى الأهداف.. وهناك مهارات عديدة قد لا تساعد أبداً .. لذا يجب استخدام المهارات التي من المحتمل أكثر أن تقود إلى الهدف المنشود, وتتناسب مع شخصية من يملكها. ولكي تنجح في إدارة وقتك, يجب أن تكون قادراً على العودة إلى خطتك حين الحاجة لاستخدامها.

 فمن المستحيل وضع خطة تفصيلية إلى مستقبل بعيد دون أن يكون لديك سجلات دائمة .. والأفضل كتابة الخطط المرحلية والبعيدة المدى, في مكان واحد .. كي تتمكن دائماً من مراجعتها. المهم أن يكون لديك مكان واحد للمخططات والمعلومات وجداول الأعمال .. ونظام إدارة الوقت, الذي سيناسبك أفضل, هو الذي ” تفصله ” ليلائم حاجاتك وشخصيتك. معظم ما نتذكره هنا هو أفكار عامة, قد تصلح للكثيرين, لكن قد لا تلائمك أنت بالضبط. لذا, يجب أن تأخذ هذه الأفكار العامة, وتجعلها في ” نظام ” ناجح لك .. غيّر, عدّل, اجعل الخطة أكثر حزماً, أو أكثر ليونة. لقد مررنا جميعاً بتجربة نسيان موعد, أو التزام. ومن السهل أنت نتذكر كتابة الموعد .. لكن جدولاً لا يستخدم دائماً, ليس الأمان الكافي ..