عليك بمفتاح العملية الأرادية

وعناصر العملية الإدارية كما غرفها علماءها.

1-      التخطيط

2-      التنظيم

3-      القيادة

4-      الرقابة

ومفتاح هذه العملية الإدارية ومصدر الانطلاق فيها هو: التخطيط.

فتحى تتم عملية إدارة الذات من خلال تفكير جاد… عليك بمفتاح العملية الإدارية.

وتذكر أن:

الهدف يظل حلما ما لم تبدأ في التنفيذ..

إلا أنني أعدك إذا فهمنا معا هذه الخطوة أن نتعرف على عملية تخطيط من أبدع وأنجح عمليات التخطيط في التاريخ.

ماهو التخطيط؟

يعرفه عالم الإدارة الأمريكي هنري فايول أنه:

يشمل التنبؤ بما سيكون عليه

المستقبل مع الاستعداد لهذا المستقبل.

فالتخطيط إذن أداة إدارية تهدف إلى تحقيق الغاية، والغاية هي الوصول إلى الهدف المطلوب عن طريق الاستخدام الأمثل للموارد.

وأنت تمارس يوميا عملية التخطيط في حياتك العملية. وذلك عن طريق توزيع جهدك اليومي بطريقة منظمة مخطط لها.

فعندما تريد أن تذاكر استعدادا للامتحان تبدأ في تحديد هدفك، وهو الانتهاء من المنهج مثلا بمستوى استيعاب معين، ثم تبدأ في وضع الإطار الزمني.. وكم المنهج، وقدراتك اليومية، وتحدد جدولا زمنيا وبرنامجا تستطيع من خلاله بالكم والكيف الوصول إلى هدفك، أليست هذه عملية تخطيط؟

عندما تريد أن تتزوج تضع هدفا لك، وهو أن يكون لك بيت مجهز بمستوى معين، وتبدأ في حصر إمكانياتك، وتحديد الأولويات، والنظر إلى المستقبل وعائداته، والإطار الزمني، وتوقع المشكلات وطرق حلها، أليست هذه عملية التخطيط؟

إذن فأنت تعيش التخطيط في كل لحظة من لحظات حياتك إلا لحظات الفوضى والتشتت.

عناصر هيكل التخطيط:

إذا كانت خطوات عملية التخطيط هي:

1-      الرؤية المستقبلة ويسمونها الغايات.

2-      دراسة الواقع وهو البيئة المحيطة بكل ما تحتوي.

3-      وضع الأهداف القابلة للتحقيق.

4-      اقتراح الوسائل ووضع البدائل.

5-      اختيار أنسب الوسائل.

6-      الإجابة عن الأسئلة الخمسة: ما؟ ومن؟ وأين؟ ومتى؟ وكم؟

فإنه من إجابة الأسئلة الخمسة السابقة تتضح لنا عناصر التخطيط وهي:

1-      الهدف من التخطيط.

2-      الزمن الذي تنفذ فيه الخطة.

3-      الأفراد القائمون عليها.

4-      عملية التنفيذ.

5-      عملية المتابعة.

وسمات الخطة الفعالة:

1-      المرونة مع عناصر البيئة، وإمكانية تغيرها.. مع تغيير الظروف المتاحة.

2-      الشمولية حيث تغطي الخطة كافة الاحتمالات والطوارئ، وذلك بالتنبؤ الجيد.

3-      التنسيق وذلك لمنع التضارب والازدواجية والتداخل، يكون بالاهتمام بالتتابع المنطقي عن تنظيم خطوات العمل.

4-      الوضوح هدف محدد، ووسائل ملائمة للوصول إليه، وبيان الإطار المسموح للتحرك فيه، وتحديد المسؤليات جيدا. كل هذا من خلال التفكير المنطقي الجاد.

5-      الأخلاقية بحيث لا تتعارض الخطة.. من حيث أهدافها أو وسائلها مع الدين، أو الأخلاقيات المتعارف عليها في المجتمع.

وأخيرا:

هل التخطيط ضروري؟

•                تحديد الأهداف وتوجيه الجهود نحوها مباشرة.

•                تجنب تشتت الجهود والتضارب بين الأنشطة المتشابهة.

•                التنبؤ بالمشكلات والاستعداد المبكر لحلها.

•                إعداد الكوادر ومعرفة إمكانيات وقدرات العاملين.

•                توفير الوقت وإدارته جيدة.

•                التوفير في الإمكانيات البشرية والمادية.

•                جعل الرقابة وفق معايير ومقاييس موضوعية محددة.

•                تسلسل وتتابع مراحل التنفيذ؛ مما يؤدي إلى معرفة ما تم وما سوف يتم عن طريق الخطوات المحددة.