ما هو تعريف التخطيط وأنواعه وفوائده

 تعريف التخطيط  من أهم التعريفات التي لابد من أن يكون كل فرد على علم تام بها، وذلك لأنه من أولى الخطوات الإدارية التي تعتمد عليها الخطوات التالية من تنظيم وتوجيه ورقابة. فإن لم يتم التخطيط بشكل صحيح وعلى وعي ودراية كاملة بكل ما يحتاجه العمل، تفسد كافة الخطوات الإدارية التالية. ونظرًا لأهمية التخطيط العالية فإننا من خلال مقال اليوم على موسوعة سنتعرف على تعريف التخطيط بالتفصيل، كما سنعرض لكم أهميته وفائدته وأنواعه، فتابعونا.

تعريف التخطيط

هو عبارة عن تلك العملية التي تهدف إلى وضع مجموعة من الخطط أو الاستراتيجيات التي ستتبعها المؤسسة في الفترة الحالية. وكذلك تصور الفرضيات التي قد تتعرض لها في المستقبل، ووضع طرق بديلة لعلاجها. ويُمثل التخطيط أولى العمليات الإدارة التي تسبق عملية التنظيم، فلولاه ما تمكنت المؤسسة من تحقيق لأهدافها.

يعتمد التخطيط بشكل أساسي على التفكير الدقيق، الذي يضح مجموعة من الطرق البديلة للاستعانة بها في حالة فشل خطة ما، وهو الخطوة الأولى والأساسية التي تُساعد الإدارات على اتخاذ القرار السليم والمناسب للعمل.

ويُعرف البعض التخطيط بأنه تلك الخطة التي تعتمد على مجموعة من الأفكار الذهنية، والتي ترسمها الإدارة العليا للمؤسسة، وتُنفذها الإدارة الدنيا، تحت توجيه ورقابة الإدارة الوسطى. أي أنه خطة العمل التي تسبق التنفيذ.

ومن أبرز التعريفات التي أوردها علماء الإدارة في التخطيط:

• تعريف جورج تيري أن التخطيط هو تلك العملية التي تعتمد على الاختيار المتعلق بالحقائق المتاحة، مع تخيل الأنشطة الضرورية، وذلك بما يُحقق النتائج المنشودة”.
• ويُعرفه هنري فايول أنه عملية التنبؤ بما سيحدث في المستقبل، مع الاستعداد لهذا.
• وفي هذا الصدد ذكر أحمد السيد مصطفي أن التخطيط هو تلك العملية التي تنطوي على آلية التعامل مع المستقبل من خلال وضع الأهداف، وتقييمها، وكذلك تحديد المناسب منها، مع وضع استراتيجية تساعد على بلوغها.

فوائد التخطيط

للتخطيط الكثير من الفوائد والأهمية في العمليات الإدارية، وتتمثل فوائده في:

• يعمل على وضع خطة منظمة، تضمن تحقيق الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة.
• تُقلل من المخاطر التي قد تتعرض لها المؤسسة، نتيجة غياب التخطيط، واتباع العشوائية في التنفيذ.
• توضح للعاملين الخطة التي تنتهجها الإدارة العليا من أجل الوصول إلى أهدافها، وذلك لتحقيق التعاون ما بين مختلف الإدارات، مما يُيسر من إمكانية الوصول للهدف.
• تحديد الأعمال والمهام المطلوبة من كل موظف، بما ينظم سير العمل، ويمنع التضارب في التقسيم الوظيفي.
• يُساعد على توقع الأخطار المستقبلية التي قد تتعرض لها المؤسسة، وبالتالي سرعان ما تتمكن من تجاوزها.
• توظيف الموارد البشرية والمادية وفق، بما يُساعد على تحقيق أقصى استفادة ممكنة منهم في سوق العمل.
• خلق حالة من الرضا الوظيفي، وكذلك مشاركة الجميع في الإدارة من خلال عمليات التغذية المرتدة ورجع الصدى.
• يُساعد على امتلاك الكثير من الخطط البديلة التي تجعل المؤسسة على قدر كافي من الاستعداد لتجاوزها مهما بلغ حجمها.

أسس التخطيط

هناك مجموعة من الأسس والمبادئ التي يعتمد عليها التخطيط، والتي تتمثل في:

• تحديد الهدف الذي تسعى المؤسسة إلى الوصول إليه، سواء كان يتمثل في منافسة غيرها من المؤسسات في سوق العمل، أو تحقيق الأرباح، أو غيرها من الأهداف التي تختلف وفق طبيعة كل مؤسسة.
• دراسة البيئة المحيطة، والعمل على توقع المخاطر، والعراقيل التي قد تتعرض لها المؤسسة.
• انتهاج منهج أو فلسفة معينة، وهي عبارة عن مجموعة من الأفكار والمبادئ التي تعتمد عليها المؤسسة من أجل الوصول للأهداف.
• يتمثل المبدأ الرابع في انتهاج سياسة مُعينة، واضحة للجميع، تضم مجموعة من المبادئ التي على أساسها يتم توظيف الموارد المادية والبشرية بما يضمن تحقيق الاستخدام الأمثل لهم. من خلال وضع التقسيمات الإدارية، وتحديد مهام كل قسم، وكذلك الخطة التي سيتبعها، والأهداف المرجوة منه. مع تحديد أساليب القياس التي يتم من خلالها متابعة الأداء وخطة سير العمل.
• وضع ميزانية لضمان سير العمل، مع تحديد أولويات الإنفاق، التي تتوقف على الهدف المطلوب من المؤسسة تحقيقه.

أنواع التخطيط

بعد الحديث عن تعريف التخطيط، وفائدته، وكذلك أهم الأسس التي يعتمد عليها، فلابد من التعرف على أنواع التخطيط بالتفصيل، والحقيقة أنه يختلف وفق عدة عوامل تتمثل في:

المدة الزمنية

فهناك التخطيط طويل الأجل الذي يعتمد على وضع الخطة للمؤسسة لمدة تزيد عن خمس سنوات وفي تلك الحالة تتناول الخطوط العريضة التي لابد من أن تسير عليها في تلك الفترة دون أن تحيد عنها. وكذلك التخطيط متوسط المدى، وهو ما يقل عن الخمس سنوات، والذي تعتمد عليه أغلب المؤسسات الاقتصادية، ومن ثم التخطيط قصير المدي، والذي يتضمن كافة التفاصيل والخطط التشغيلية والذي لا تزيد مدته عن عام واحد.

نطاق التأثير

يختلف التخطيط وفق نطاق التأثير، فهناك التخطيط الاستراتيجي الذي يهدف إلى وضع الاستراتيجية العامة للعمل داخل المؤسسة، والذي تختص به الإدارة العليا، وكذلك التخطيط التكتيكي، الذي تقوم به الإدارة الوسطي من أجل مساندة وتنفيذ تلك الخطط الاستراتيجية التي وضعتها الإدارة العليا، ويتم به تحديد المسؤوليات، وأخيرًا التخطيط التشغيلي الخاص بتنفيذ المهام المسندة.

ومن هنا نرى أن التخطيط من أهم العمليات الإدارية التي لابد من أن نعتمد عليه ليس من أجل الوصول للهدف، ليس في نطاق العمل وحسب، بل في كل شيء وضع الخطط هو الخطوة الأولى والأساسية التي لا غنى عنها.