مهارات إدارة الوقت الفعالة

قال (بيتر دراكر) أفضل مرشد في عالم الأعمال عن الوقت: “إن الوقت هو من أكثر المصادر شح عند المدير، لا يمكن إدارة أي شئ آخر إذا لم تتم إدارته”.

بالإعتماد على ما سبق، تعرف إدارة الوقت بالعملية التي يتم عبرها إستغلال كل ثانية في اليوم من خلال التركيز و العمل على رفع إنتاجية الشخص يوميا بشكل إيجابي. هي أيضا من المحركات الأساسية التي تساعد في التقدم المهني.

لدى الموطفين الذين يمتلكون مهارات إدارة الوقت الفعالة قابليبة الحصول على فرص عمل جيدة و تحقيق العديد من الإنجازات إلى جانب عيش حياة متوازنة تخلو من التوتر. تساعد مهارات إدارة الوقت على تحديد أولويات واجباتهم و تساعدهم على آداء واجباتهم بطريقة أكثر جودة و فاعلية على مدار اليوم. أما بالنسبة إلى الذين يفتقرون لمهارات إدارة الوقت الفعالة، فهم يأخذون وقت أطول من الوقت المحدد لإعداد واجب ما.

ما هي العوائق التي تعرقل عملية إدارة الوقت الناجحة؟

هناك عائقين يقفان في طريق الأشخاص الساعين إلى تحسين مماراسات إدارة الوقت التي ينتهجوها: هما التأجيل و عدم مجارة التغير.

•                     التأجيل: قد يكون التأجيل نتيجة لأخذ الشخص الأمور على سجيتها أو نتيجة للتسمك بالرغبة في تحقيق الكمال بشدة. عندما تكون منهمكا جدا في تنفيذ المشاريع و الإلتزام بمواعيد التسليم النهائية و إعداد قوائم الواجبات يمكن أن تجد نفسك غارقا في الأمور الصعبة التنفيذ. ينصحك بيت.كوم بسلك الواقعية في إعداد قائمة واجباتك و إعادة تحديد المواعيد كلما إستدعت الحاجة. أما في حالة تمسكك و هوسك الشديد و المفرط بمعايير الكمال يمكن للإنتاجيتك التأثر بشكل مباشر و سلبي جدا بسب أخذ إنتباهك إلى كافة التفاصيل الدقيقة الكثير من الوقت. ينصحك بيت.كوم أيضا لتخطي هذه العقبة بتذكير نفسك بأنك قمت بأفضل ما عندك و خصصت لهذا المشروع الوقت اللازم لتنفيذه. في النهاية، لا بد لك التسليم بأن مفهوم الكمال هو مفهوم شخصي غير موضوعي حيث يمكن أو لا يمكن تطبيقه.

•                     مقاومة التغير: قد يكون تعلم مهارات إدارة الوقت أمر غير نافع إذا لم يصحبها المرونة و الإرادة و الرغبة القوية للتغير. تتطلب إدراة الوقت الناجحة إمتلاك الرغبة بالتخلص من عادات إهدار الوقت الغير فعالة و إستبدالها بعادات أكثر فاعلية و مرونة. ينصحك بيت.كوم بتذكير نفسك بأنك قادرا على أن تصبح أكثر مهارة في عملك و أنك قادر على إستعادة السيطرة على وقتك و حياتك بعد إتقانك لمماراسات إدارة الوقت الهامة

ما هي فوائد إدراة الوقت؟

تدر إدارة الوقت فوائد عديدة على ممارسها بشكل عام. التالية هي بعض النتائج الإيجابية التي تنشأ بشكل مباشر عن ممارسات إدارة الوقت المحسنة:

•                     تخفيض معدل التوتر و ضغط العمل: تقلل الممارسات التنظيمية الفاعلة و أساليب التخطيط الجيدة معدلات الإحباط لدى المرء في كل من العمل و المنزل بشكل هائل مما يحرر الشخص من الشكوك التي تراوده حول إنتاجيته و إبداعه

•                     الشعور بالفخر بالإنجازات المحققة: عندما يبدي المرء إلتزام جادا تجاه إدارة وقته و تجاه تقسيمه لأهدافه الضخمة إلى أهداف أصغر يمكن تحقيقها و تقييمها يسهل عليه عندها تحديد و تقييم موقفه و الإتجاه الذي يسير فيه بالإضافة إلى وضعه لإنجازات معقولة لتحققها

•                     معدلات الطاقة المرتفعة: عند إبتعادك عن ممارسات التأجيل و البدء في تنظيم أولويات الواجبات و التخلص من العادات السيئة و إداركك إلى معدل الجهد اللازم بذله في آدائك للواجبات سيترفع كل من ثقتك بنفسك و مستوى الدافع عندك

•                     قضاء ساعات فراغ أكثر مع العائلة/ الأصدقاء: يستطيع “مدير الوقت” الناجح الإستفادة بشكل تام من معظم السلع الثمينة التي يسعى إليها الكثير مثل التوازن بين الحياة و العمل. تصبح إمكانية قضاء وقت فراغ يتميز بالراحة مع العائلة أو الأصدقاء أو حتى مع نفسك حقيقة مع إتقان مهارات إدارة الوقت.

ما هي نصائح بيت.كوم التي يجب التمسك بها لتطبيق إدارة الوقت في العمل؟

التالية نصائح بيت.كوم، أكبر موقع في الشرق الأوسط، لمساعدتك على إتقان إدارة وقتك

•                     لا تتغاظى عن الرسائل الإلكترونية الموجودة في صندوق بريدك: خصص الوقت لتفقد بريدك يوميا. إضمن من أنك تعمل على الإجابة على رسائلك في وقت مناسب

•                     .نظم بريدك الإلكتروني في ملفات: يسهل ذلك عليك الكثير و يعطيك طريق أسرع للوصول إلى ملفاتك في يوم عمل مضغوط جدا

•                     أعد لائحة واجبات كل ليلة قبل مغادرتك للعمل: قال (داني كوكس) المتحدث المتخصص و المؤلف المشهور في مجالي القيادة و التحفيز “تصبح جميع الأمور ضرورية إذا إنظرت لمدة كافية”. لن تستطيع أن تدير وقتك إذا لم تكن تعرف ما عليك فعله في الصباح التالي. عليك بإعداد قوائم الواجبات اليومية

•                     .رتب أولويات واجباتك: يختلف مفهوم إعداد قائمة واجبات يومية جدا عن مفهوم إدارتها. رتب واجباتك بحسب أهميتها و ضروريتها

•                     أعرف الوقت الذي تكون فيه إنتاجيتك في أوجها: راقب معدل إنتاجيتك خلال فترة محددة و من ثم أعمل على تنظيم جدولك حتى تخصص فترة العمل التي تكون فيها في أوج إنتاجيتك للعمل على أهم واجب

•                     قلل العمل على أكثر من واجب كلما سمح لك الوقت: ركز على إتمام واجباتك واحد تلوى الآخر خلال جدول زمني معقول متبعا قائمة واجباتك اليومية بالإعتماد على قائمة أولوياتك

•                     .تعلم إسناد الواجبات كلما أستدعى الأمر ذلك: أحرص على إسنادك الواجب المناسب للشخص المناسب

•                     تجنب الإجتماعات الغير ضرورية و أعمل على تحسين مهارات إتصالك: يوفر توصيلك الواضح للمعلومات عبر قناة إتصال مفتوحة و فعالة الوقت و الجهد عليك و على غيرك. شدد (بيتر دراكر) قائلا . ”الشركة التي يعقد فيها الأشخاص الأجتماعات كل ساعة هي الشركة التي لا يستطيع أي شخص إتمام أي شئ فيها”

•                     الإلتزام بديمومة التغير: يجب جعل عادات تحديد الأولويات و التخطيط و التنظيم الجديدة التي إكتسبها جزءا من روتينك اليومي

•                     أخيرا و ليس آخرا، لا تنسى الجوهر الحقيقي لإدارة الوقت: أهدف إلى إستخدام وقتك بشكل جيد و فعال حتى لا تنضغط فيه و تصبح مضطرا إلى تخصيص الوقت بأي طريقة”

في الختام، وجد التقرير الذي أعده بيت.كوم بعنوان ” وفاء، تفاعل ورضا الموظفين في الشرق الاوسط ” ” إن ما نسبته 54% من أصل 9.760 مجيب أعرب أنهم يحافظون على توازن صحي بين الحياة و العمل. إن عادات إدارة الوقت الجيدة و الفعالة هي العامل الأساسي الذي يعمل على رفع هذه النسب. يصبح تحقيقك لتوازن صحي بين الحياة و العمل هدف ممكن بعد تمسكك بتقنيات إدارة الوقت الجيدة و تحديدك للأولويات على نحو يومي.

قال (مارك ماكنلي) مؤلف (تايم مانيجمت) : نحن أكثر أنتاجية من أي جيل في التاريخ. نمتلك الآن الأدوات التكنولوجية و الإستراتيجية و الشخصية التي تساعدتنا في جهودنا لتنظيم وقتنا و تعزيز فاعليتنا و تحسين إدارتنا لحياتنا

المصدر: بوابة الصحة