نموذج دعوة رسمية لحضور اجتماع

تحتاج العديد من المؤسسات والشركات إلي تحرير نموذج دعوة رسمية لحضور اجتماع، نظراً لقيامها بمناقشة بعض المواضيع الهامة المتعلقة بطبيعة العمل المتعلق بالشركة، وذلك حرصا من الشركة علي القيام بتحقيق الأهداف المنشودة، وقد تعقد تلك الاجتماعات داخل مقر الشركة أو المؤسسة  أو خارجها، لذا فان تلك النوعية من الدعوات لابد وان تحتوي علي العديد من المهارات والفنيات، التي ينبغي أخذها في الاعتبار.

طريقة نموذج دعوة رسمية لحضور اجتماع :

يوجد الكثير من طرق إعداد نموذج دعوة رسمية لحضور اجتماع، ومن تلك الطرق القيام بإرسال الرسائل من خلال البريد العادي أو عن طريق الوسائل التكنولوجية الحديثة من البريد الالكتروني وسواء تم إرسال الدعوة من خلال الطرق التقليدية أو عن طريق البريدي الالكتروني فانه ينبغي أن تحتوي تلك الرسالة علي العديد من العناصر حيث أن الاجتماعات تتخذ صورة رسمية ويجب أن تعبر الدعوة عن قيمة وهيئة المدعوين.

الشروط الواجب توافرها في نموذج دعوة رسمية لحضور اجتماع:

• يجب أن يتم القيام بإرسال الدعوة قبل موعد انعقاد الاجتماع بمدة مناسبة، حتى يستطيع الأشخاص المدعوين القيام بتجهيز أنفسهم، وتحضير العديد من المواد قبل القيام بالاجتماع، وهذا ما قد يتطلب فترة زمنية، حيث أنه في حالة كون الاجتماع بعد فترة وجيزة من استقبال الدعوة، فان ذلك يؤدي إلي حدوث ارتباك للمدعوين، وقد يعتذرون عن الحضور إلي ذلك الاجتماع لعدم جاهزيتهم بشكل كامل في توقيت الدعوة.
• كذلك يجب أن يحتوي النموذج الخاص بالدعوة علي تاريخ الإرسال، والعنوان الخاص بالشخص الذي يتم دعوته، ومن الممكن أن يتم ذلك من خلال تدوين تلك البيانات علي الظرف المتضمن الدعوة.
• يجب أن يحتوي مضمون الدعوة علي ديباجة معينة، بحيث يذكر فيها اللقب الخاص بالشخص المراد دعوته، وعلي سبيل المثال في حالة دعوة شخصية مرموقة مثل الوزير فلا بد أن تبدأ الدعوة بذكر اللقب مثل معالي الوزير، وفي حالة دعوة أحد المهندسين فيجب أن تبدأ بذكر السيد المهندس، وكذلك بالنسبة للدكتور لا بد أن تبدا باسم السيد الدكتور وهكذا.
• يجب أن تشمل الدعوة كافة الجوانب التي سوف يتم مناقشتها في الاجتماع، وهو ما يتمثل في الهدف من ذلك الاجتماع.
• ينبغي أن تتضمن الدعوة المكان المخصص للاجتماع، والميعاد بالدقيقة، والشروط التي ينبغي مراعاتها عند حضور الاجتماع .
• في النهاية ينبغي أن تتضمن الدعوة توقيع الهيئة أو المؤسسة التي تسعي لإقامة الاجتماع.

الجمع بين أكثر من طريقة لنموذج دعوة رسمية للاجتماع:

هناك بعض المؤسسات التي تقوم بإرسال الدعوة من خلال البريد الالكتروني الخاص بكل عضو من المنوط بهم الدعوة، وفي ذات الوقت يتم إرسالها من خلال البريد التقليدي حرصاً من الشركة علي التأكد من وصول الدعوة بأكثر من طريقة.

في حالة تعذر حضور الاجتماع من جانب أحد الأفراد:

بعد قيام الشركة بإرسال نموذج دعوة رسمية لحضور الاجتماع، من الممكن أن يتعذر علي الشخص الذي تم إرسال الدعوة الحضور، نتيجة وجود ظروف خارجة عن الإرادة، واقتضت البوتوكولات في ذلك الأمر، أن يتم الاعتذار بخطاب رسمي موجه إلي الشركة، بالإضافة إلي إمكانية الاعتذار بشكل شفهي إلي الشخص الذي سوف يترأس الاجتماع.

الخاتمة:

نرجو أن نكون قد أوضحنا البروتوكول الخاص بنموذج دعوة رسمية لحضور اجتماع، وما ينبغي علي الشركة الداعية فعله، والمضمون الذي يجب أن تتضمنه الدعوي، كذلك الأمور والتعليمات الخاصة بالشخص المدعو، وما ينبغي عليه فعله حيال الاعتذار عن الحضور.

المراجع:

• https://www.eply.com/blog/what-you-should-know-about-letters-of-invitation/