10 نصائح لمن يريدون العمل عبر المناطق الزمنية

1- استخدم وسائل التواصل غير المتزامنة:

يستخدم معظم الأشخاص وسائل التواصل المتزامنة عندما يتوجب عليهم التواصل بشكلٍ جماعي وفي الوقت نفسه. ولكن إذا كانت المناطق الزمنية متباعدةً بشكلٍ كبير بالنسبة إلى بعض العملاء أو الزملاء، ربما يجب التفكير حينها في استخدام وسائل التواصل غير المتزامنة، فمن خلالها سيصبح في إمكانك القيام بالعديد من الأمور بشكلٍ مستقل وفي أوقاتٍ مختلفة. فشخصٌ موجودٌ في طوكيو مثلاً يمكنه رفع الملفات على أيِّ موقعٍ لمشاركة الملفات (مثل “جوجل دوكس” (Google Docs))، وبذلك يصبح في إمكان شخصٍ في الولايات المتحدة الاطلاع على البيانات عندما يكون ذلك ممكناً.

2- استخدم ساعةً المناطق الزمنية:

على الرغم من أنَّه قد يبدو استخدام الساعة أمراً بديهيَّاً، إلَّا أنَّ الأشخاص ينسون في بعض الأحيان موضوع المناطق الزمنية. من الصعب تذكر المنطقة الزمنية لكلِّ عضوٍ من أعضاء الفريق إذا كانوا مبعثرين في أرجاء العالم، ولكن من خلال استخدامك لساعة المناطق الزمنية لن يتوجب عليك تذكر ذلك. ثمَّة تطبيقات يمكنك تحميلها لهذا الغرض، وهي عبارة عن ساعاتٍ خاصة تحمل وجوهاً متعددة، كما أنَّ ثمَّة مواقع إلكترونية مثل موقع timeanddate.com  تساعدك على تعقُّب الوقت في جميع أرجاء العالم.

اقرأ أيضاً: كيف تزيد من تركيزك وتحسن من إنتاجيتك عند العمل في المنزل

3- ضع جدول أعمال متناسق:

هل وَضَعَ أعضاء الفريق جداول أعمالٍ اعتيادية! لأنَّه قد يكون من المستحيل أن يكون الجميع متصلين في الوقت نفسه، فإنَّ التنبؤ بالوقت الذي يمكن لشخصٍ ما فيه أن يكون متصلاً أسهل إذا ما كان جدول أعماله متناسقاً. على سبيل المثال، إذا كانت الساعة عندك في نيويورك الثامنة صباحاً، وكنت في حاجةٍ إلى إجراء محادثة مع زميلٍ لك في باريس، ستعلم من خلال التحقق من جدول أعماله أنَّه سيكون متصلاً لأنَّ الساعة الآن الثانية مساءً بتوقيت باريس.

4- اطّلع على الأدوات الجديدة:

تتغير الأدوات التي تيسِّر عملية التعاون بشكلٍ مستمر، فالمواقع الإلكترونية تظهر وتختفي بطريقةٍ مرعبة. حتى وإن كنت معتاداً على الأدوات التي تستخدمها مثل خدمة البريد الإلكتروني أو خدمة الدردشة المباشرة، يجب عليك أن تطَّلع بشكلٍ دائم على ما تقدمه التقنيات الحديثة.

5- ضع استراتيجيات فعالة للتواصل:

ما زال البريد الإلكتروني منذ مدة طويلة خيار العديد من أصحاب العمل، ولكن مع تقدم الشركات، فإنَّ تقنيات تواصلهم يجب أن تتقدم معهم أيضاً. لم تعد العديد من الشركات بعد الآن تستخدم آلات الفاكس، أليس كذلك؟ لقد صُمِّمت خدمات الدردشة لمساعدة الشركات على التواصل بشكلٍ سريعٍ جداً. حيث كرَّست خدمات مثل “سلاك” (Slack) و”هيبتشات” (HipChat) نفسها لمساعدة الأشخاص على التواصل.

6- تجنّب برنامج العمل 24/7:

قد يكون من الصعب التوقف عن العمل، ولكن لا أحد يمكنه أن يعمل 24 ساعةً في اليوم لمدة سبعة أيام في الأسبوع، هذا مُحال. ستتطلب إدارة فريق منتشرٍ عبر عدة مناطق زمنية موظفين جيدين يمكنك الوثوق بهم. اجعل الجميع يتشاركون في المسؤوليات، وسيبدأ الجميع بالعمل بشكلٍ أكثر كفاءة.

7- حاول الالتقاء بأعضاء الفريق:

على الرغم من أنَّه قد قد يكون من الصعب عقد مثل هذه اللقاءات، إلَّا أنَّ الفِرَق التي يلتقي أفرادها بعضهم مع بعضهم الآخر بشكلٍ منتظم يسجلون معدلاتٍ أعلى في إنتاجيتهم. كما أنَّ هذه اللقاءات تولد إحساساً بالاتحاد وهذا بدوره سيسمح للمجموعة بالترابط بشكلٍ أكبر. حاول بين الحين والآخر عقد مؤتمراتٍ أو اجتماعات في مناطق يَسْهُلُ الوصول إليها.

اقرأ أيضاً: 10 أمور عليك القيام بها للنجاح في العمل من المنزل

8- ابحث عن الإنتاجية:

عندما يكون لديك فريق يعمل أفراده عن بعد، سيتوجب عليك أن تكون قادراً على تعقب إنتاجية هذا الفريق بشكلٍ فعال. راقب نتائج العمل الذي ينتجه الفريق لتتأكد من أنَّ كلَّ عضوٍ من أعضاءه يؤدي واجبه. ثمَّة العديد من البرامج التي تسمح لك بتعقب الانتاجية مثل “سبيكتورسوفت” (SpectorSoft) و”نت فايزور” (NetVizor).

9- ثقوا ببعضكم:

على الرغم من أنَّه في إمكانك تنزيل البرامج التي تساعدك على مراقبة الموظفين، إلَّا أنَّه يجب أن يكون لديك مقدار مُعيَّن من الثقة بأعضاء فريقك. إيَّاك أن تشك بأنَّ الموظفين لا يقومون بوظائفهم ما لم يكن لديك سببٌ مقنعٌ يدفعك إلى التفكير في هذا، فعندما يشعر أعضاء الفريق بأنَّهم غير موثوقين أو بأنَّهم لا يحظون بالتقدير، فإنَّهم لن يكونوا سعيدين وربما يشعرون أيضاً بأنَّك غير متمسِّكٍ بهم.

اقرأ أيضاً: 5 أخطاء شائعة في إدارة فريق العمل

10- راعِ اختلاف المواقيت الزمنية:

قبل كلِّ شيء، لا تتوقع من أي أحدٍ أن يستيقظ في وقتٍ من غير الطبيعي أن يستيقظ فيه. فإذا كانت الساعة حيث تعيش الثانية بعد الظهر، فهذا يعني أن الجزء الآخر من العالم المقابل لك غير نشطٍ الآن. لا تكن ذاك الشخص الذي يتصل بأعضاء الفريق عند الواحدة فجراً للتحدث في شؤون العمل.

المصدر: هنا