6 نصائح للعمل بذكاء وزيادة إنتاجيتك

 إلا أنَّه بالسيطرة على هذه الأمور، تجد نفسك غير مضطر إلى بذل الجهد في عملك كما فعلت من قبل، ويمر يومك بطريقة رائعة؛ مما يُشعِرك بالرضى والاستقرار الذهني في نهاية المطاف، ولكن كيف تُحقِّق هذه الحالة؟ إليك ست نصائح تساعدك على العمل بذكاء وتهيئك لبلوغ ذروة الإنتاجية:

[wpcc-iframe class=”embed-responsive-item lazyload” src=”https://www.annajah.net/fe/images/annajah_large.jpg” width=”200″ height=”385″ frameborder=”0″ allowfullscreen=”” data-src=”https://www.youtube.com/embed/QQTeSgLhje8?rel=0&hd=0″]

1. خطّط ليومك مسبقاً:

إذا لم تُخطِّط للعمل الذي ستقوم به مسبقاً، فإنَّ يومك سيملي عليك ما تفعله، وهذا أمرٌ لا يُحبَّذ حصوله؛ وذلك لأنَّك تجد نفسك تتعامل مع مشكلات الآخرين ومطالبهم المُستعجَلة وتُهمل عملك، وعندها سرعان ما يتراكم عملك وتضطر إلى العمل لساعات أطول، ولن يتبقى لك وقت فراغ أو راحة.

لكي تخطط ليومك بطريقة فعالة، تحتاج إلى ورقة وقلم واتباع طريقة تدعى: 2+8؛ وهي طريقة تُستخدم لتحديد الأولويات على الشكل الآتي:

• اكتب أهم عشر مهمات عليك القيام بها.
• ثم اختر المهمتين الأساسيتين اللتين عليك إتمامهما.
• وأما الثماني المتبقية فهي المهام التي يُستحسَن أن تقوم بها؛ أي أنَّك ستبذل جهدك قدر المستطاع لتكملها.

لا تقتصر المسألة هنا على مهمات العمل فحسب؛ ذلك لأنَّك تملك حياة أخرى خارج العمل؛ لذا فمن الممكن أن تختار هدفاً يخص العمل وآخر يتعلق بحياتك الشخصية، على سبيل المثال: هدف اليوم أن أكتب مقالة وأتمرن، سأكون راضياً وسعيداً طالما أنجزت هاتين المهمتين، أما باقي المهام الثماني فقد تتضمن ست مهمات تتعلق بالعمل ومهمتين تتعلقان بحياتي الشخصية.

يستغرق التخطيط ليومك قرابة خمس إلى عشر دقائق فحسب، إلا أنَّه يجعلك تشعر باسترخاء أكثر مما لو أمضيت يومك دون تخطيط، ذلك أنَّ عقلك حينها لن يُذكِّرك بمهمة العمل في الحادية عشرة مساءً عندما تحاول الاستمتاع بالوقت مع أصدقائك وعائلتك، كما أنَّه يجعلك تُركِّز منذ بداية اليوم، خاصة مع قائمة المهمات العشر، والتي لا تعد شيئاً صعباً.

2. ضع جدول مهامٍ أسبوعياً وليس يومياً:

حتى سنوات مضت، كانت قوائم المهام تُوضَع على أساسٍ يومي، والمشكلة في هذا النهج أنَّه لا يُراعي حتمية وجود معطياتٍ جديدةٍ تظهر كل يوم، ومن المستحيل أن تتمكَّن من إنجاز جميع المهام المُدرَجة على قائمة المهام؛ فالوقت اللازم لإنجاز المهام يفوق الوقت المتاح كل يوم؛ لذا فالحل الأسلم أن تُجدوِل مهامك على أساسٍ أسبوعي، فإذا لم يتسنَّ لك إنجاز بعض تلك المهام في يوم معين، تنجزها في الأيام التي تليها.

وبما أنَّه لن يكون لكل ما تفعله موعد نهائي صارم، لذا فالمرونة في الجدولة تزيح عنك عبء الضغط، ففي النهاية نحن بشر ولسنا آلات، وتعتمد قدرتنا على التركيز على الكثير من الأشياء؛ مثل ساعات النوم التي حصلنا عليها في الليلة الماضية أو شعورنا بالتوعك أو عدم الارتياح أو المجادلة مع زميل في العمل أو مع من نحب، وما إلى ذلك؛ وستؤثر كل هذه العوامل في نتائج العمل؛ لذا فبإزاحة الضغط عن نفسك ستُكمل كل شيء ويُتاح لك العمل بما يلائم حالتك الذهنية والعقلية.

3. لا تسمح للآخرين بالتحكم في جدولك:

تعد هذه من أهم النصائح، حيث أصبح شائعاً في هذه الأيام أن نسمح لمساعدينا ورؤسائنا وزملائنا بتحديد مواعيد الاجتماعات على حساب مواعيدنا.

قد تبدو للوهلة الأولى وكأنَّها فكرة جيدة؛ ذلك لأنَّ ما عليك فعله هو أن تنظر إلى تقويمك وترى مواعيد الاجتماعات والمناسبات التي لديك كل يوم، ولكن تكمن المشكلة في أنَّ مساعديك ورؤساءك وزملاءك لا يعرفون ما يجب عليك القيام به، ولا حتى المواعيد النهائية التي لديك وفيما إذا كانت قريبة، أو ما إذا كنت بحاجة إلى الخروج باكراً لتُقِلَّ أطفالك من المدرسة؛ لذا نظِّم جدول مواعيدك بحيث تتمكن من قبول أو رفض المناسبات حسب رغبتك على أقل تقدير.

وإذا كنت تريد حقاً أن تعمل بذكاء أكثر، عليك أن تتحكم في جدول مواعيدك؛ فهو ما يقودك بشكل جيد إلى الخطوة التالية.

4. قسّم الوقت:

يُعَدُّ تقسيم الوقت طريقةً رائعةً للتحكم فيه، وهو يتيح لك وقتاً كافياً لإنجاز عملك، وهذا لا يعني جدولة كل دقيقة من اليوم؛ بل أن تُخصِّص ساعتين أو ثلاثاً كل يوم لتركيز الاهتمام على العمل.

مفتاح القيام بذلك هو أن تعرف الأوقات التي تكون فيها في قمة التركيز؛ فعلى سبيل المثال إذا كنت أكثر تركيزاً في الصباح، فحدد الساعات التي تتدفق فيها الأفكار المبدعة واعمل بشكل مكثف على المهام ذات الأولوية بالنسبة إليك، ويمكنك تحديد تلك الساعات بحسب ما ترى، فإذا كان تركيزك عالياً بعد الظهيرة، فقم بمهامك حينئذ.

 قد يتبادر إلى ذهنك أنَّك لن تستطيع فعل ذلك كل يوم، فهناك اجتماعات أسبوعية أو قد يكون لديك اجتماعاتٌ مع العملاء في هذه الأوقات، ولكن إذا كان بإمكانك تخصيص يومين أو ثلاثة أسبوعيَّاً لإنجاز عملك، ستتفاجأ من زيادة إنتاجيتك.

وإذا لم تستطع تخصيص بعض الوقت لنفسك، فخصِّص على جدول مواعيدك وقتاً لعقد اجتماعٍ مُتخيَّلٍ مع نفسك، بحيث يرى المدير أنَّك غير متوفِّر في هذا الوقت إذا ألقى نظرةً على جدول أعمالك، وسمِّ هذا الوقت بأي اسمٍ تشاء.

5. استخدم برامج إدارة المهام:

يكتب الكثير من الناس قوائم مهامهم بشكلٍ عشوائيٍّ على ورقةٍ أو في تطبيقات تدوين الملاحظات، والمشكلة أنَّه من السهل فقدان القوائم في هذه الحالة؛ لذا وبدلاً من ذلك، استخدم برامج إدارة المهام؛ حيث يمكنك اختيار برامج ذات ميزات متكاملة مثل (Todoist) أو (Trello) أو يمكنك الاكتفاء باستخدام التطبيقات المُلحَقة بأجهزة الهاتف، مثل (Reminders) في أجهزة آبل أو (To-Do) التابع لمايكروسوفت.

سيغدو التخطيط لليوم غاية في السهولة؛ حيث ستنظم كل مهامك في مكان واحد باستخدام أحد هذه التطبيقات مما يوفر عليك عناء تخزين كل تلك المهام في رأسك، وكما قال ديفيد ألين (David Allen) مؤلف كتاب “إنجاز الأشياء: فن الإنتاجية الخالية من الضغوط” (Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity): “إنَّ رأسك مكتب فظيع”.

إذا لم تُنظِّم كل شيء في مكان موثوق فسيكون عليك أن تتذكر كل شي، وهذا ما لن تستطيع فعله؛ وذلك لأنَّك غالباً ما ستنسى أمراً ما وسيكون ذلك الأمر هاماً؛ لذا لا تثق بذاكرتك بل اجمع مهامك في التطبيق وأعط نفسك بضع دقائق في نهاية اليوم لتنظيم ما جمعته.

6. أنشئ مسار عمل:

إذا كان عام 2020 عام تقسيم الوقت فإنَّ عام 2021 هو عام مسار العمل، وهو سلسلة من الخطوات التي تتبعها لتُنجِز عملك، ويُعَدُّ روتين الصباح مثالاً على ذلك؛ ففي حين أنَّنا نطلق على الاستيقاظ صباحاً وصنع القهوة والقيام بتمرينات المطمطة وكتابة اليوميات روتيناً صباحياً، إلا أنَّها في الحقيقة تُدعى مسار عمل.

يعني إدخال هذا المفهوم في الطريقة التي نقوم بها بعملنا أن نبدأ اليوم وننهيه بالطريقة نفسها، كأن تبدأ اليوم بجلسة عمل مركزة لمدة ساعتين، فتقوم حينها بالعمل الذي يتطلب قوة ذهنية مركزة، ثم تقوم بإرسال بريدك الإلكتروني والرد على الرسائل وإعادة الاتصال وما إلى ذلك، ثم لربما تقوم بساعة أخرى من العمل المركز، وعندما تحل نهاية اليوم تقضي قرابة 15 دقيقة في مراجعة قائمة مهامك والتخطيط لغدك.

تكمن روعة ابتكار مسار عمل في أنَّه يمكنك تخصيصه ليناسب طريقة عملك ونوعه، فإذا كنت تعمل في المبيعات مثلاً، فقد تكون لديك جلسة لمدة ساعتين للاتصال والتحدث مع زبائنك.

تخلق مسارات العمل زخماً نحو تحقيق الأهداف وإكمال المشاريع، ومع مرور الوقت تصبح هذه المسارات عاداتٍ، وبينما يمكنك تعديلها من وقت لآخر، فإنَّ تطويرها يعني إنجازك عملك المهم في كل مرة على الوجه الأمثل.

الأفكار الأخيرة:

في حين أنَّ هذه النصائح الست ليست شاملة، لكن إذا ما اتبعتها ستجد نفسك تعمل بذكاء أكثر وبجهد أقل، وستشعر أنَّك متفرغ إلى حد ما، وعندئذ يمكنك قضاء المزيد من الوقت في فعل الأشياء التي لطالما رغبت في فعلها.

المصدر