طريقة كتابة رسالة شكر رسمية بالخطوات

رسالة شكر رسمية

رسالة الشكر الرسمية هي نوع من أنواع الرسائل التي تُكتب بهدف تقديم الشكر والعرفان والامتنان لشخص، أو لجهة، أو لمؤسسة، وذلك تقديراً لهم لما قدموه من خدمات للشخص المُرسل، ويُستخدم الأسلوب الرسمي في كتابة نص الرسالة، وما يميزها هو وجود العبارات البسيطة والغير مكررة، بالإضافة إلى استخدام الطريقة المباشرة في الشكر، مع تجنب التحدث عن أمور شخصية بها، وسنوضح لكم في الفقرات التالية كيفية كتابة هذا النوع من الرسائل بالتفصيل.

كيفية كتابة رسالة شكر رسمية

• مقدمة الرسالة: يجب أن يتم بدء الرسالة بمقدمة، وتُكتب المقدمة عن طريق ترك فراغ يعادل مقدار كلمة واحدة في بداية السطر الأول، والخطوة التالي هي قم بكتابة إلى السيد/…..، واحرص على مخاطبته بصيغة رسمية، وحاول استخدام اسم المنصب المهني الذي يشغله، مثل كتابة، الدكتور، أو الأستاذ، أو الوزير، ومن ثم أكمل رسالتك بكتابك “تحية طيبة وبعد..، ومن ثم قم بكتابة كلمة الشكر التي ترغب في تقديمها له في السطر الذي يلي التحية، مثل “أود أن أقدم الشكر والتقدير والعرفان لحرضتكم على ما قدمتم من جهد في …، ومن ثم انتقل إلى الجزء الثاني من الرسالة، وهو الجزء الخاص بالمحتوى.
• محتوى الرسالة: في الفقرة الثانية يتم كتابة محتوى الموضوع الرئيسي للرسالة، وذلك من خلال طرح الموضوع بأسلوب تفصيلي، مع الحرص على استخدام عبارات الشكر والمدح للشخص المُرسل إليه، وذكر الصفات الإيجابية والأفعال الجيدة التي قام بها هذا الشخص، ومن ثم كتابة مدى شكرك وله وتقديرك الكبير مثل كتابة “أشكركم على ما قدمتم من جهد لتنفيذ الموضوع، وأقدر لكم تفهمكم وسعة صدركم في استيعابه”، وقم بذكر الخدمات التي قام الشخص المُرسل إليه بتقديمها.
• خاتمة الرسالة: وفي الكتابة يتم كتابة عبارات تمني النجاح والتقدم والتوفيق للشخص المُرسل إليه أو للجهة التي تقوم بإرسال الخطاب إليها، مثل “وأتمنى لحضراتكم التقدم والتفوق والازدهار”، مع الحرص على عدم كتابة نص كبير في المقدمة، فيُنصح بجعلها قصيرة قدر الإمكان، بحيث لا تتخطى السطرين، ومن ثم يتم كتابة اسم الشخص المرسل في أخر الخاتمة، بالإضافة إلى تاريخ الإرسال.