وفي هذه الحالة فإن هذه الأعمال الجماعية تحتاج إلى الاجتماعات للتخطيط والتنفيذ والمتابعة … ومن هذا المنطلق أقدم بعض الملاحظات التي قد يحتاجها الأخ الداعية في الاجتماعات الإدارية الخاصة بالأعمال الدعوية ..
1- ضع في نفسك هدفا أو أهدافا للاجتماع.
2- حدد الأفراد الذين ينبغي حضورهم للوصول إلى أهداف الاجتماع.
3- قلل عدد المجتمعين إن أمكن.
4- حدد مكان ووقت بداية الاجتماع والتاريخ بدقة.
5- حدد وقت النهاية أيضاً.
6- لا تضع وقت الاجتماع قريبا جدا مما يسبب ارتباكا في المواعيد لدى المدعوين للاجتماع ولا تضعه بعيدا جدا مما يجعله في طي النسيان.
7- ضع الأفكار التي تريد وصولها إلى المدعوين للاجتماع مرتبة في ورقة.
8- كلف أحد الأفراد بإبلاغ الجميع للحضور .. وإبلاغهم بأفكار الاجتماع إن أمكن.
9- تابع من كلفته للتأكد من وصول الرسالة لجميع المدعوين.
10- ابدأ مع بداية الوقت فإن تأخير البدء يضعف من عزيمة المنضبطين.
11- قسِّم وقت الاجتماع إلى أقسام .. وضع القسم الأول لمناقشة بعض الأمور الاستشارية التي لا تحتاج حضور الجميع .. ولكن بعض المتأخرين سيحس بالتقصير أو بفقد شيء ما بسبب تأخره عن البدء.
12- التذكير بالإخلاص لله عز وجل والبذل لله والدعوة إليه والاهتمام بالمصالح العامة والتحذير من المزالق الشيطانية في تقديم المصالح الخاصة وذم الخلاف.
13- توزيع الأدوار في المناقشة والحزم في تنظيم ذلك من أدوار مدير الاجتماعات الناجح.
14- التعرف على طبائع الأفراد والاستفادة من كل شخص بالطريقة التي تخدم المصلحة العامة.
15- توزيع الأعمال المطلوبة خلال الاجتماع وتحديد وقت النهائي لتسليم كل عمل.
16- حدد في بداية الاجتماع تقسيم الوقت والبدء والنهاية .. وبعض الموضوعات التي ينبغي النقاش فيها ..
17- ضع شخصا متخصصا للكتابة وتدوين وتلخيص الأفكار المطروحة ويمكن تسميته سكرتيرا للاجتماع.
18- قبل الانتهاء من الاجتماع على مدير الاجتماع تحديد موعد ومكان الاجتماع القادم .. مع طرح الأفكار التي ينبغي مناقشتها أومتابعتها في المرة القادمة.
19- شكر أصحاب الهمم العالية وتعزيز جهودهم .. والتفكير في الوسائل العملية النافعة لرفع همم المقصرين والبحث عن أسباب التقصير والتفكير والتعاون معهم على تجاوز العقبات الظاهرة.
20- في بداية الاجتماع التالي يتم التذكير بأهم الأمور المطلوب متابعتها منذ الاجتماع الماضي.