مهام السكرتارية الناجحة

تتلخص مهام السكرتارية المتعددة في أنها همزة الوصل بين المدراء والموظفين داخل المنشأة، كما أن لها دور حيوي خارج المؤسسة يتمثل في التواصل مع فئات متعدده من الجماهير مثل الزوار والمستهلكين أو الموردين والموزعين، والهيئات الحكومية، أو البنوك أو الصحفيين، لذلك فأن مسألة اختيار السكرتير تحتاج إلى وقت واختيار جيد لأنه يعبر عن الصورة الذهنية للمؤسسة التي يعمل بها لذلك لا بد أن يتمتع بعدد من الصفات الشخصية والثقافية التي تؤهله للعمل في ذلك القطاع المهم داخل المؤسسة، فتعرف معنا على موسوعة ما مفهومه والفرق بينه وبين السكرتارية التنفيذية وأنواعها ومهام السكرتير الناجح وخاصة في المدارس والمؤسسات الأكاديمية.

مهام السكرتارية

تعريف السكرتارية

• تّعرف بأنها عبارة عن عدد ومجموعة من المهام التي تهدف إلى المساعدة الإدارية داخل المؤسسة.
• كما تعرف بأنها هي المهنة التي تكون مسؤولة عن جمع البيانات والمعلومات التي تدعم بيئة العمل من اجل توفير وقت الإدارة وفى نفس الوقت تخفيف العبء.
• يشير مفهوم السكرتارية بـ” أمانة السر” حيث أنها مشتقة في اللغة الانجليزية من كلمه السر THE SECRET.

المقصود بالسكرتير

• يُقصد بالسكرتير بأنه الموظف المسؤول داخل المنشأة أو المؤسسة عن ترتيب وتنظيم المعلومات لتوفير الوقت والجهد على مديره، بالإضافة إلى أنه الشخص الموكل له القيام بإرسال رسائل البريد الإلكتروني وإجراء الاتصالات مع العملاء، فهو يعد مدير الأعمال المكتبية في المنشأة.
• كلمة السكرتير تُستخدم في بعض الدول والهيئات المختلفة، فهي مرادفة لكلمة أمين عام للمنظمة مثل سكرتير أو أمين عام لجامعة الدول العربية أو للأمم المتحدة.
• ويّعرف السكرتير في الولايات المتحدة الأمريكية بأنه “وزير” على سبيل المثال وزير الدفاع أو وزير الأمن القومي.
• وتّستخدم أحيانَا للإشارة إلى لفظ مّستشار لجلاله الملك، كما قي بعض دول الخليج العربي.

تعريف السكرتير التنفيذي

• هو الموظف المسؤول عن السلطة التنفيذية بالمؤسسة أو الهيئة، كما يتميز بأن له القدرة على اتخاذ قرارات من الممكن أن تؤثر على عمل المنشأة.

أهمية السكرتير

• مع اتساع المؤسسات أصبح هناك حاجة مّلحة لوجود موظف مسؤول عن جمع البيانات وتوصيلها إلى الرئيس وتنظيم وإدارة الوقت.

أنواع السكرتارية

السكرتارية الخاصة

هو أحد أهم أعضاء جهاز السكرتارية حيث يقع اختياره بناءً لما يتمتع به من صفات شخصية كالإخلاص للمؤسسة والصدق والجدية، فضلاً عن أنه تتعدد مهامه الوظيفية داخل وخارج المؤسسة وفقاً لأعمال مديره، فهو كسؤل عن الاتصالات وتنظيم الاجتماعات والمحافظة على السجلات الخاصة بالرئيس، ومتابعة تقارير العمل ومن ثم تقسيمها ووضع نقاط تشير لأهمية بعض الموضوعات المطروحة.

السكرتير المتخصص

• مع زيادة التخصص أصبح هناك حاجة لوجود سكرتير مهني فى مجال معين يهتم بالتفاصيل الدقيقة والمبنية على معرفة جيدة فعلي سبيل المثال نجد الآتي
• يتحدد دور السكرتير القانوني بأنه الشخص المفوض من جانب المدير لمتابعة الشكاوى والتظلمات .
• أما السكرتير الصحفي فدوره هو القيام برسم الصفحات وأرسلها للمطابع.
•  وبالنسبة للسكرتارية الطبية، فعليه التعامل مع المستشفيات الخاصة والعيادات وتقسيم وإعداد سجلات للمرضى.

السكرتارية في المدارس

• تحضير المعلومات الخاصة بمدير المدرسة وتجميعها
•  استقبال المكالمات والبريد لتوصيلها لمدير المدرسة
• مساعدة أعضاء التدريس في بعض المهام والمستندات التي يبحثون عنها
• التجهيز للاجتماعات الدورية وتسجيل ما تم الاتفاق عليه من قبل الجميع خاصة وأن كانت هناك بعض البنود وعرضها فيما بعد على المدرسين.
• استقبال أولياء الأمور والتعرف علي مشكلاتهم وحصرها لعرضها على المدير.

مهام السكرتير الناجح

• التخطيط الجيد وإدارة الوقت.
• متابعة رسائل البريد الإلكتروني بشكل دوري ولابد من الإطلاع عليها يومياً.
• كتابة ملاحظات جيدة وشامله لتوفير وقت على المدير.
• وفير المواد المكتبية المهمة.
• تحضير الجداول اليومية للمدير بالزيارات والتحركات والمقابلات.

الصفات الشخصية والعملية للسكرتير

الصفات الشخصية

• التمتع بشخصية قوية لإدارة المواقف وتنفيذ الأوامر المطلوبة.
• لابد أن يكون نقدك بناء دون توجيه النقد للشخص بل لابد أن تكون محدد على النقطة التي تريد تعديلها.
• الذاكرة القوية والمرونة في التعامل مع الموظفين والسيطرة على الانفعالات.

الصفات العلمية

• معرفة تخصصك بشكل جيد وإجادته والإلمام بمعلومات الموظفين وحفظ بيانات العملاء في سجلات.
• القدرة على كتابة الايميلات الرسمية، من خلال معرفة اللوائح والقوانين المنظمة للعمل.

الصفات العملية

• أنخار المهام في وقت قصير وبشكل جيد ومُتقن.
• التعامل مع الوسائل الحديثة مثل البريد الإلكتروني وماكينات الطباعة والكمبيوتر والقدرة على الكتابة الرصينة الجيدة بدون أخطاء إملائية.

المراجع

1

2

3

4