9 خطوات لتحقيق المزيد من الإنجازات في وقت أقل

ستكون هناك بعض الأيام من هذا القبيل عند إطلاق منتج أو خدمة جديدة، ومع ذلك، فإنَّ هذا لا يمكن تحقيقه يومياً؛ لذا ماذا يمكنك أن تفعل حيال هذا الروتين القاسي؟ الجواب الواضح هو أن تعمل بذكاء وتنجز المزيد من المهام في وقت أقل، فقد يبدو هذا مستحيلاً، ولكنَّه في الواقع ممكن إذا حاولتَ استثمار وقتك أفضل استثمار باتباع الخطوات الآتية:

1. تنظيم أهم المهام تنظيماً يلائم ساعتك البيولوجية:

كتبَت المدوِّنة “سيندي ماي” (Cindi May) لمجلة “ساينتفك أميريكان” (The Scientific American): “أظهرت العديد من الدراسات أنَّ أفضل أداء لدينا في المهام الصعبة التي تتطلب الانتباه، مثل الدراسة في وسط المشتتات، يحدث في وقت الذروة من اليوم، وعندما نعمل في الوقت الأمثل لدينا من اليوم، فإنَّنا نتخلص من عوامل التشتيت المحيطة بنا ونركز في العمل”.

أي إنَّ حياة كل واحدٍ منا تسير بإيقاعٍ خاص، وتُعرَف هذه الإيقاعات باسم الساعة البيولوجية، التي تفسِّر سبب تفضيل بعضنا العمل في الصباح، بينما يفضِّل بعضنا الآخر العمل في الليل؛ لذا بدلاً من إجهاد نفسك، تأقلم مع ساعتك البيولوجية، على سبيل المثال: بعد تتبُّع وقتك، قد تدرك أنَّك أكثر إنتاجية من الساعة 10 صباحاً حتى الظهر، والآن بعد أن أدركتَ هذا الأمر، يمكنك جدولة أهم مهامك لليوم خلال تلك الفترة التي تكون فيها أكثر انتباهاً وتركيزاً.

2. استخدام قانون باركنسون لصالحك:

هناك ميزة أخرى لتتبُّع وقتك، وهي أنَّك ستفهم فهماً أفضل المدة التي تحتاج إليها لإكمال مهام معينة، على سبيل المثال: في الماضي، كنتَ تخصِّص أربع ساعات لتحسين كفاءة وفاعلية العمليات اليومية، وبعد تتبُّع وقتك، تدرك أنَّه يمكن القيام بذلك في غضون ثلاث ساعات، ومن الواضح أنَّ هذا يعني أنَّك تضيع ساعة من يومك.

علاوة على ذلك، سوف يساعدك هذا على مكافحة “قانون باركنسون”، الذي ينص على أنَّ “العمل يتوسع لكي يملأ كل الوقت المتاح لإنجازه”؛ لذا إذا كنتَ تخطط للعمل لمدة أربع ساعات، فسوف تملأ كل دقيقة من هذا الإطار الزمني، وتكمن المشكلة في أنَّك لا تحتاج إلا إلى ثلاث ساعات؛ لذا ستُستخدَم تلك الـ 60 دقيقة الإضافية في مهام تافهة أو كذريعة للمماطلة، وللتغلب على “قانون باركنسون”، يمكنك استخدام تكتيكات مثل:

• تقليل المواعيد النهائية الخاصة بك إلى النصف.
• تحويل إنجاز المهام إلى لعبة عن طريق مسابقة الزمن لإنجازها.
• استخدام التهديد، مثل عدم الحصول على قهوةإذا تجاوزتَ الوقت المحدد.
• وضع الحدود، مثل العمل فقط حتى نفاد بطارية الكمبيوتر المحمول.
• مواءمة العمل مع الالتزامات الخارجية؛ أي إذا كان لديك اجتماع افتراضي في الساعة 1 مساءً، فيجب عليك الانتهاء من أهم أعمالك بحلول ذلك الوقت.

3. اتباع قاعدة 80/20:

تُعرَف أيضاً باسم “مبدأ باريتو” (Pareto Principle)، وهي طريقة قوية لتشجيعك على التركيز على بضع مهام أساسية، فلستَ مضطراً إلى الالتزام إلى حد كبير بالنسبة المئوية الدقيقة هنا، والخلاصة هي أنَّه بدلاً من تضييع الوقت على مهام بسيطة كثيرة، عليك أن تقضيه على العناصر الأكثر أهمية وقيمة، ولكن كيف يمكنك تطبيق هذا؟ ابدأ بتبسيط قوائم المهام الخاصة بك باستخدام استراتيجيات مثل:

• الالتزام بقاعدة 1-3-5 وهي تحديد الأولوية الرئيسة الخاصة بك، و3 أولويات أقل أهمية، و5 مهام بسيطة فقط، حتى تعرف ما الذي يجب جدولته أولاً.
• استخدام مصفوفة الأولوية، وهي من أفضل التقنيات؛ وذلك لأنَّها تتيح لك تقسيم المهام إلى ضرورية أو عاجلة.
• تحديد المهمة الأكثر أهمية بالنسبة إليك، فيجب أن تنفذ المهمة الأكثر أهمية بالنسبة إليك قبل أي شيء آخر ودون استثناءات.
• إنشاء قائمة بالمهام المنجزة؛ إذ تتيح لك رؤية ما أنجزتَه بالفعل تتبُّع تقدُّمك وتحديد الأولويات المتكررة.
• بعد تحديد أولوياتك، أضفها إلى التقويم الخاص بك، فإنَّها مجرد طريقة بسيطة للحفاظ على وقتك ورفض ما هو غير ضروري، وبالإضافة إلى ذلك، يجب أن تكون قادراً أيضاً على معرفة ما يمكن إعادة جدولته أو تفويضه أو حذفه من قوائمك.

4. التحكم بطاقتك وليس وقتك:

كتبت المدوِّنة “شونسيه مادوكس” (Choncé Maddox): “عندما يقول شخص ما إنَّه بحاجة إلى إنجاز المزيد خلال اليوم، فإنَّ الإجابة دائماً هي تحسين إدارة الوقت”؛ فهذا لا يعني أنَّه يجب عليك تجاهل إدارة الوقت، لكنَّه للتذكير بأنَّ الوقت موردٌ محدود.

توضِّح “شونسيه”: “إنَّ مقدار الوقت الذي لديك لن يتغير أبداً، فما تفعله بوقتك يمكن أن يتغير، لكنَّه يعتمد اعتماداً كبيراً على دوافعك ومستويات طاقتك؛ ولهذا السبب فإنَّ إدارة طاقتك أهم من إدارة الوقت، فقد يكون كل الحديث المتعلِّق بحِيَل إدارة الوقت مفيداً إلى حدٍّ معين، ولكن في النهاية، عليك أن تبدأ بإدارة طاقتك أولاً إذا كنتَ تريد أن تكون أكثر كفاءة ولديك جدول متوازن بشكل أفضل، فابدأ بهذه الطريقة”.

على الرغم من أنَّ هذا قد يبدو صعباً، إلا أنَّك إذا بدأتَ العمل على أي من التوصيات المدرجة في هذا المقال، فسوف تكون في طريقك بالفعل إلى تحقيقه، ومن الأمثلة التي يمكنك فعلها لتحقيق ذلك: جدولة أولوياتك والعمل عندما تكون الطاقة في أعلى مستوياتها، ويمكنك أيضاً إعطاء الأولوية للنشاط البدني وأخذ فترات راحة متكررة لتجديد نشاطك.

5. عدم السعي إلى الكمال:

لا يعني هذا أن تؤدي عملك بلا مبالاة؛ بل يجب أن تقدِّم دائماً أفضل ما لديك، ومع ذلك، هذا يختلف عن كونك شخصاً مثالياً؛ لذا تذكَّر أنَّ الكمال شيءٌ من نسج الخيال، وإذا واصلتَ محاولة الحصول عليه، فأنت تهيئ نفسك للفشل فقط، وأفضل نهج هو التفكير في الانتهاء من العمل بدلاً من الكمال، ويكفي أن تحرص على بذل قصارى جهدك، وبعد ذلك يمكنك الانتقال إلى المهمة اللاحقة دون تأخير.

6. إعادة استخدام المواد السابقة:

كتبَت “إليزابيث جريس سوندرز” (Elizabeth Grace Saunders)، مدرِّبة إدارة الوقت في “هارفارد بزنس ريفيو” (HBR): “تختلف قدرتك على تقليل الوقت اللازم لإنجاز مهمة عن طريق إعادة استخدام العمل المُؤدَّى مسبقاً اعتماداً على مسؤولياتك، لكن استخدِم النسخ واللصق والتعديل حيثما استطعت، ويمكن أن يحدث ذلك مع رسائل البريد الإلكتروني والعروض التقديمية وجلسات التدريب والأبحاث، وأي نوع آخر تقريباً من النشاطات التي تقدِّم فيها شيئاً مشابهاً.

لقد أثبتت هذه الاستراتيجية أنَّها مفيدة للغاية للأشخاص الذين يقدِّمون عروضاً تقديمية أو يقومون بالتدريس، فعندما تتعرض لضغوط بسبب الوقت، كافح الرغبة في تحديث المواد أو إصلاحها بالكامل، واستخدِم شيئاً موجوداً لديك بالفعل لتوفير الوقت وتقديم أفضل محتوى؛ حيث يميل كبار المتحدثين إلى إلقاء الخطاب نفسه مراراً وتكراراً؛ وذلك لأنَّ الممارسة تجعله مثالياً”.

يمكنك أيضاً مراجعة التقويم الخاص بك من العام الماضي لتحديد الأمور المُكرَّرة فيه، على سبيل المثال: قد تلاحظ أنَّه لديك جلسة عصف ذهني أسبوعية يوم الثلاثاء الساعة 3 مساءً، ويمكنك أن تكون استباقياً في جدول العام المقبل من خلال جعل هذا الحدث متكرراً، ويمكنك أيضاً إعادة تدوير المحتوى الخاص بك، على سبيل المثال: يمكنك تحويل مقالات المدوَّنة عالية الأداء إلى مجموعة شرائح أو فصل من كتاب.

7. الحذر من الإرهاق العاطفي:

تشرح اختصاصية علم النفس الإكلينيكي “ديبوراه أوفنر” (Deborah Offner): “يشير الإرهاق العاطفي إلى حالة معيَّنة لا تشمل فقط الأعراض الجسدية للإرهاق، مثل التعب والصداع وصعوبات النوم وتغيرات الشهية، ولكن أيضاً أعراض نفسية مميزة كالإحباط وانخفاض الحافز والعجز واليأس، كما أنَّ الإرهاق العاطفي أوسع نطاقاً ويستمر لفترة أطول من أسبوع، ويشمل مجموعة من الأعراض الجسدية والنفسية التي تسببها ضغوطات كبيرة وطويلة الأمد في حياتنا المهنية أو الشخصية، وإنَّه أيضاً أحد مكونات، أو ربما مقدمة، للإنهاك”.

باختصار، عندما تكون مرهقاً عاطفياً، فأنت مُنهَكٌ؛ وذلك لأنَّك تجاوزتَ قدرتك على تحمُّل الإجهاد العاطفي، وإذا لم يُعالَج هذا، فقد يؤدي إلى:

• الشعور باليأس والاكتئاب وسرعة الانفعال.
• الانعزال.
• نقص الدافع.
• الصعوبة في التركيز.
• التعب الجسدي.
• توتر العلاقات.

إذا لاحظتَ أياً من العلامات المذكورة آنفاً، فمن الواضح أنَّك لن تكون منتجاً، والأهم من ذلك، أنَّك ستعرِّض صحتك وسلامتك للخطر، ولمواجهة هذا، تناول طعاماً جيداً، واستخدِم مهارات التأقلم مثل اليقظة وطلب المساعدة وحتى أخذ إجازة لاستعادة النشاط.

8. تجديد وتحسين أفضل مميزاتك:

تحسين أفضل مميزاتك هي طريقة أخرى لتجنُّب الإرهاق العاطفي، فلنتخيل مثلاً حطاباً مصمماً على قطع شجرة، فعلى الرغم من كل قوَّته العضلية، كان نصل منشاره ليس حاداً، لكنَّ الحطاب كان مشغولاً للغاية فلم يتوقف محاولاً إصلاح هذه المشكلة.

أخذ “ستيفن كوفي” هذه الفكرة وأدرَجَها على أنَّها العادة السابعة في كتابه “العادات السبع للأشخاص الأكثر فاعلية” (The 7 Habits of Highly Effective People)، فبالنسبة إلى “كوفي”: “يعني هذا الحفاظ على أعظم ما لديك وتعزيزه”؛ وهذا يعني وجود برنامج متوازن للتجديد الذاتي في المجالات الأربعة لحياتك: الجسدية، والاجتماعية/ العاطفية، والعقلية، والروحية.

الفكرة هي أن ترتاح قبل أن تتعب، فعلى عكس العمل دون توقف، يجب أن تجعل من الاهتمام بصحتك هدفاً؛ لذلك احصل على قسط كافٍ من النوم وتناول طعاماً صحياً ومارس الرياضة، ويمكن أن يشجِّعك استخدام شيء مثل “تقنية بومودورو” (Pomodoro Technique) على أخذ فترات راحة طوال اليوم.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك أيضاً استخدام وقت الراحة للتعلُّم والنمو؛ مما يتيح لك تقوية وتطوير مهارات جديدة يمكن أن تساعدك على العمل بشكل أسرع، ولكن، هناك جانب آخر من هذا وهو التفويض أو الاستعانة بمصادر خارجية لأشياء لستَ بارعاً فيها.

شاهد بالفديو: 12 مهارة جديدة لتحسين الذات بسرعة

[wpcc-iframe class=”embed-responsive-item lazyload” src=”https://www.annajah.net/fe/images/annajah_large.jpg” width=”200″ height=”385″ frameborder=”0″ allowfullscreen=”” data-src=”https://www.youtube.com/embed/hQFv_c0RkqE?rel=0&hd=0″]

9. تحليل التقويم:

يقترح المؤلف والأستاذ في “جامعة جورجتاون” (Georgetown University) “كال نيوبورت” (Cal Newport): “جد جدولك الزمني المثالي، ثم اتخذ إجراءاتٍ مناسبة، كالتخلص من الالتزامات ورفض مساعدة الآخرين والتخلص من المهام غير المفيدة؛ حيث تفرض محاولة جعل هذا الجدول الزمني الثابت حقيقة واقعة اتخاذ قرارات الإنتاجية الذكية والمفيدة واللحظية”.

الفكرة هنا هي أنَّ هذا يمنحك التحكم بجدولك الزمني؛ لذلك إذا كان لديك جزء من الوقت محجوز للعمل دون انقطاع، فاحرص على ذلك بأي ثمن، ويمكن جدولة أي شيء أقل أهمية في وقت لاحق.

المصدر