أساليب إذابة الجليد في الاجتماعات الافتراضية

من المرجَّح أنَّك تبحث عن أساليب لاستهلال الأحاديث مع فريقك في وقت يتجنَّب فيه العديد من الموظفين العمل من المكتب؛ حيث يفضِّل الموظفون خلال فترات الضغوط، مثل الأزمات الاقتصادية وتردِّي الصحة العامة، العمل من المنزل عن بُعد مع فِرقهم الافتراضيَّة، ويمكن تفهُّم هذه الرغبة حين يكون البديل زيادة احتمال إصابتهم بفيروس خطير أو نشره عبر الذهاب إلى العمل.

في الحقيقة، تدفع هذه الأزمة أرباب العمل إلى إعادة التفكير في كمية الوقت الذي يجب أن يقضيها موظفوهم في المكتب؛ لذا في الغالب ستفيدك هذه العبارات الاستهلالية الآن ومستقبلاً؛ فمع استمرار تسارع تطوُّر التكنولوجيا وازدياد حدة معركة البحث عن مواهب ومهارات وخبرات محددة، يمكننا بسهولة توقُّع أنَّ زملاءنا سيعملون عن بُعد من أنحاء البلاد كافة، وحتى العالم قريباً.

العبارات الاستهلالية الافتراضية لتكوين العلاقات:

بقدر أهمية البقاء على تواصل وتسيير العمل خلال هذه الأوقات غير المسبوقة، كذلك من الهام تكوين العلاقات مع فريقك وزملائك في العمل، فهذا ليس وقتاً عادياً؛ لذا يجب أن تفكِّروا بجديَّة في كيفية مساعدة بعضكم كي تحافظوا على تركيزكم وإنتاجيتكم وسعادتكم، وهذا ما تفعله أساليب الاستهلال الافتراضية؛ إذ تساعدك على الحفاظ على الترابط بين أفراد المجموعة خلال الاجتماعات عن بُعد، فهي تُضفي الضحكات والمرح إلى تجربة كانت تبدو مخيفة، كما تعزز التوافق والانسجام بين موظفيك، وتساعد على محاربة الوحدة في وقت يعمل خلاله الجميع عن بُعد.

لذا أنت بحاجة إلى أساليب لاستهلال اجتماعاتك الافتراضية عبر تطبيقات “غوغل هانغ آوتس” (Google Hangouts) أو “زوم” (Zoom) أو “سكايب” (Skype) أو “غو تو ميتينغ” (GoToMeeting) أو “ويبيكس” (Webex)، أو حتى عبر المراسلات النصية أو الهواتف الذكية، وهنا تثبت العبارات الاستهلالية الافتراضية ونشاطات بناء الفريق فاعليتها، فهي تتطلَّب القليل من التحضير أو لا إعداد مسبَق إطلاقاً، كما تجذب الموظفين وتدفعهم للتفاعل بسرعة، مما يولِّد شعوراً بالراحة خلال التواصلات الافتراضية.

نقدِّم لك فيما يلي 8 من أفضل الأساليب لاستهلال الاجتماعات الافتراضية، لتطَّلع عليها وتجرِّب التي تجدها ملائمة لك:

1. مشاركة قصة مضحكة أو موقف محرِج:

في أثناء تقديم أشخاص جدد إلى بعضهم أو بدء اجتماع يمكنك مساعدة المشاركين على التعرُّف إلى بعضهم عبر مشاركة واقعة مضحكة أو معلومة طريفة؛ كما يمكنك أن تطلب من الحاضرين مشاركة قصة محرجة؛ إذ أظهرت الأبحاث أنَّ القصص المحرجة تساعد الناس على تخطِّي الحواجز النفسية ليصبحوا أكثر إبداعاً؛ ووجدت دراسة نشرتها مجلة “هارفارد بيزنس ريفيو” (Harvard Business Review) أنَّ العاملين الذين شاركوا قصةً محرجةً عن أنفسهم مع أفراد فريقهم، أنتجوا أفكار أكثر بنسبة 26% شملت موضوعات أكثر بنسبة 15% خلال جلسات العصف الذهني مقارنةً بأقرانهم الذين لم يفعلوا ذلك.

شاهد بالفيديو: 12 طريقة فعالة لتعزيز العمل الجماعي

[wpcc-iframe class=”embed-responsive-item lazyload” src=”https://www.annajah.net/fe/images/annajah_large.jpg” width=”200″ height=”385″ frameborder=”0″ allowfullscreen=”” data-src=”https://www.youtube.com/embed/9Y8rXVNs_yE?rel=0&hd=0″]

2. طرح أسئلة مضحكة:

تتطلب الأوقات المكفهرَّة تشارُك الضحكات مع الزملاء في العمل، ولا شيء يثير الضحك أكثر من مزحة استهلالية مرِحة، فهي تُشعر الموظفين بأنَّهم أقرب إلى بعضهم حين يضحكون معاً حتى في اجتماع عن بُعد؛ قد تجرِّب أشكال عدة منها، لكن عليك أن تختارها بحيث تلائم مدى معرفتك وراحتك في التعامل في بيئة العمل والثقافة التنظيمية.

3. أنشطة بناء الفريق:

هذا الأسلوب جيد في الاجتماعات الافتراضية؛ وذلك لأنَّه يتطلَّب وقتاً قصيراً، ويؤدي إلى نتائج ممتازة في مساعيك نحو بناء الفريق، ولاستخدامه قسِّم فريقك إلى مجموعات تتكوَّن من أربعة أو خمسة أفراد، واطلب منهم العثور على 10 أمور يتشاركونها مع كل عضو آخر في مجموعتهم؛ كما يجب أن تشترط ألا تتعلَّق نقاط التشابه بالعمل أو هيئتهم الجسدية، فعلى سبيل المثال، إجابات مثل: “جميعنا نملك أنفاً” أو “جميعنا نعمل لدى الشركة نفسها” لا تصلح لهذا النشاط؛ وحين تشارك المجموعات 10 خصائص مع المجموعة الأخرى، سيقارن الموظفون الأمور المتشابهة، مما سيولِّد جواً من المرح والراحة والانسجام.

4. استخدام خاصية الدردشة:

يمكنك رفع معدَّل المشاركة والحصول على تغذية راجعة عبر الطلب من فريقك كتابة إجاباتهم في محادثة دردشة كنوع من أساليب استهلال اللقاءات الافتراضية، على سبيل المثال، اطرح السؤال التالي: “ما هو أهم جانب من جوانب خدمة العملاء برأيكم؟” واطلب من الجميع استخدام خاصية الدردشة لكتابة إجابة لا تتعدى خمس كلمات؛ فعند تطبيق هذا النشاط؛ تعرف أنَّ جميع أعضاء الفريق لازالوا نشطين، وتشجعهم على التفاعل، وتتلقَّى تغذية راجعة مفيدة في الوقت نفسه.

يمكنك استخدام أي سؤال لتحويل أسلوب الاستهلال الافتراضي هذا إلى طريقة مفيدة ومريحة لبدء المحادثات في الاجتماعات، أمثلة عن الأسئلة التي تستطيع استخدامها هي: “ما هي أفضل نصيحة لديك للعمل عن بُعد؟” أو “ما هي أهم قيمة تعتز بها شركتنا في نظرك؟” أو “ما هو أكثر أمر تحبه فيما يخص العمل عن بُعد؟” أو “ما هو أكثر شيء تكرهه فيما يخص العمل عن بُعد؟” أو “صِف أفضل مزايا مكتبك المنزلي”.

5. طرح أسئلة عن أمور يحبها الموظفون لبناء الفريق:

حين تعمل عن بُعد، فأنت تبحث عن طرائق سريعة وبسيطة للتقريب بين الموظفين؛ لذا تحتاج إلى الاستهلال بأسلوب يؤدي إلى تفاعل ناجح من جميع المشاركين؛ حيث تفيدك هذه الطريقة في ذلك تماماً؛ لذا اطلب من المشاركين تعداد خمسة أشياء يحبونها أو لا يحبونها، واختر موضوعات شائعة بحيث يكون جميع الموظفين قادرين على المشاركة.

على سبيل المثال: اطلب من الموظفين تعداد خمس خضروات يحبونها، أو خمس أزهار أو مطاعم؛ سيكون لدى الجميع جواب بعد أن تمنحهم بضع دقائق للتفكير؛ ثم اطلب منهم أن يشاركوا أجوبتهم مع زملائهم، وعندها تبدأ نقاشات ويتعرَّف الناس إلى بعضهم تعرُّفاً أفضل.

6. أسئلة اجتماعات العمل:

إذا كنت تبحث عن طريقة سريعة لاستهلال الاجتماعات تسمح للمشاركين في دخول صلب الموضوع، فالأسئلة هي أفضل خيار لتساعدهم على التركيز؛ فهذه الأسئلة الاستهلالية تدفع الناس إلى التفكير في الموضوع، وتمهِّد لبدء الحديث في الوقت نفسه، على سبيل المثال: يمكن أن تطرح خلال اجتماع عن التسويق السؤال التالي: “كيف يمكننا استخدام مواقع التواصل الاجتماعي بفاعلية أكبر للتسويق؟” أو يمكنك استخدام أسئلة عامة مثل: “ما هو الأمر الذي ينال إعجابكم هذه الأيام؟”.

7. الأمور المفضلة أو غير المحببة:

أساليب الاستهلال الافتراضية مفيدة في بناء الفريق حين تُعِدُّها إعداداً يُشجِّع الجميع على المشاركة، وباستخدام موضوعات استهلال متداولة، يتحكم الموظف بما يرغب في مشاركته مع المجموعة، وبهذه الطريقة يشعر بالأمان، وهذا النوع من الأساليب يقدِّم كُلَّاً من التفاعل والتمهيد للحديث اللذان تسعى إليهما، لكن يُفضَّل استخدام موضوعات لا تتعلق بالدِّين أو السياسة أو أي موضوع جدل.

على سبيل المثال: اطلب من المشاركين التحدُّث عن مدينتهم المفضَّلة أو الطعام أو المتاحف أو الكتب أو الحيوانات الأليفة، فيمكن استخدام أي موضوع تقريباً، أو يمكن أن تركِّز على أقل طعام يحبه المشارك أو فيلم أو نكهة مثلجات؛ إذ لا حدود لهذه الموضوعات.

8. الاختيار بين شيئين:

في هذا الأسلوب يُطلَب من المشاركين في الجلسة انتقاء خيار واحد عن موضوع يُطرَح، مثل أي طعام أو حيوان أو زهرة أو شخصية تاريخية يفضِّلون أن يكونوا لو كان الخيار يعود إليهم؛ حيث تعبِّر إجاباتهم عن هذه الأسئلة عنهم كأشخاص، وشرح سبب اختيارهم يعرِّف الحاضرين بهم أكثر أيضاً.

في الختام:

أساليب الاستهلال الافتراضية طريقة رائعة للتمهيد للمحادثات بين المشاركين في اجتماع أو تدريب أو درس أو في جلسات بناء الفريق؛ وهي ضرورية لأنَّ المشاركين سيعملون معاً على عدد من المشروعات وعلى حل المشكلات، فتساعد أساليب الاستهلال الافتراضية على إظهار الصفات الإيجابية، وتعزِّز التواصل خلال العملية.

المصدر