كيف تحقق أقصى استفادة من وقتك؟

استخدام تحليلات التقويم لتحقيق أقصى استفادة من وقتك:

هل تعلم أنَّ الشركات تهدر ما يقدَّر بنحو 37 مليار دولار على اجتماعات غير فعالة سنوياً؟ حيث تخسر هذه المليارات من الدولارات بسبب عدم الكفاءة فقط. يمكنك إبقاء نفسك وعملك بعيداً عن هذه المشكلة باستخدام التقويم لإتقان إدارة وقتك.

في كل مرة تستخدم فيها التقويم الخاص بك للتخطيط للاجتماعات أو تتبُّع ساعات العمل أو تنظيم يومك، فإنَّك تُسهِّل على نفسك إدارة الوقت، والسر هو تحليلات التقويم (Calendar Analytics)؛ وهي جزء من طرائق القيادة التي تحسب كيفية استخدامك لوقتك، فمن خلال هذه الأفكار، يمكنك أن تعرف كيف ينبغي أن تقضي وقتك لتكون أكثر إنتاجية وكفاءة.

1. توزيع الاجتماعات:

ابدأ النظر في توزيع اجتماعاتك؛ حيث إنَّك عندما تُخطِّط لاجتماع في التقويم الخاص بك، يُحفَظ ذلك في بنك التحليلات، ثمَّ وباستخدام بيانات كافية، ستتمكن من معرفة المكان الذي تقضي فيه معظم الوقت وستكون قادراً على إجراء التعديلات وفقاً لذلك.

على سبيل المثال: قد تتفحَّص تحليلات وقتك وترى أنَّ نصف اجتماعاتك قد أُقيمَت مع فريق المبيعات الخاص بك، وربما لم تلاحظ الاهتمام الذي توليه لقسم على حساب الأقسام الأخرى، ويمكنك اتخاذ الخطوات اللازمة للتخطيط لمزيد من الاجتماعات مع فرقك الأخرى.

سوف يتتبع التقويم أيضاً مدة الاجتماع بالإضافة إلى المعدل الذي يقبل به المدعوون أو يرفضون دعوات الاجتماع الخاصة بك، وستساعدك هذه الأرقام على تنظيم اجتماعات أكثر فاعلية وتوفير الوقت لها.

2. توصيات الموقع:

يمكنك إضاعة ما يصل إلى 30 دقيقة يومياً في البحث عن مكان لعقد اجتماع، رغم أنَّ اختيار الموقع الصحيح أمر عظيم الفائدة، فإنَّ كل هذا الوقت الضائع سيؤذيك على الأمد الطويل، وباستخدام تحليلات التقويم (Calendar Analytics)، يمكنك توفير ذلك الوقت واستخدامه بشكل أفضل.

عندما تُخطِّط لاجتماع في التقويم الخاص بك، أَضِف الموقع الذي سيُعقَد فيه الاجتماع، وسيتبع التقويم الخاص بك مكان انعقاد اجتماعاتك بشكل متكرر وسيقدِّم لك توصيات بناءً على وقت ومكان اجتماعاتك التالية.

بعد وقت قصير، سيطوِّر التقويم نظاماً يوفر لك الكثير من الوقت عندما يتعلق الأمر بالتخطيط للاجتماعات وتنفيذها وفقاً لخطتك، ويمكن بدلاً من ذلك استخدام الوقت الذي تقضيه في البحث عن المطعم المثالي لمقابلة العميل لإعداد عرض المبيعات أو الرد على آخر رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

شاهد بالفديو: 7 طرق لكسب المزيد من الوقت في عملك كل يوم

[wpcc-iframe class=”embed-responsive-item lazyload” src=”https://www.annajah.net/fe/images/annajah_large.jpg” width=”200″ height=”385″ frameborder=”0″ allowfullscreen=”” data-src=”https://www.youtube.com/embed/Pq-J1UHyXWA?rel=0&hd=0″]

3. تحليلات الأشخاص:

نوعية الأشخاص الذين تقضي معهم وقتك لا تقلُّ أهمية عن كيفية قضاء وقتك؛ إذ تُظهر تحليلات الأشخاص الأشخاصَ الذين تلتقي بهم أكثر من غيرهم من خلال تحليل المدعوين إلى فعاليات التقويم الخاصة بك، على سبيل المثال: قد تُدرِك أنَّك لم تحدد موعداً لعقد اجتماع شخصي مع أحد موظفيك منذ فترة، وأنَّه يجب عقد اجتماع معه.

تمتد تحليلات الأشخاص، مثل أدوات إدارة الوقت جميعها إلى ما وراء أماكن العمل، لتريك كم من الوقت تقضيه مع زوجتك وعائلتك، وإذا لاحظتَ انخفاض ترتيبهم في قائمة الأشخاص الذين كنتَ تقابلهم، فقد حان الوقت لوضع خطة لممارسة بعض النشاطات العائلية الأخرى لتحسين التوازن بين العمل والحياة.

4. استخدام الوقت بشكل متوازن:

بالحديث عن التوازن، أفضل ما تفعله تحليلات الوقت هو مساعدتك على وضع حياتك على المسار الصحيح، وفي أي مكان تشعر فيه أنَّ جهودك بحاجة إلى التركيز بشكل أفضل، يمكنك الاستعانة بتحليلات الوقت، سواءً كنت تقضي المزيد من الوقت مع العائلة أم تمارس المزيد من التمرينات، كما يمكن للتقويم الخاص بك مساعدتك.

تتبَّع وقت إتمام بعض النشاطات ومدتها، فكلَّما تمكَّنتَ من التتبُّع أكثر، كان ذلك أفضل، على سبيل المثال: إنَّ تتبُّع الساعات التي تقضيها في تصفح وسائل التواصل الاجتماعي سيمنحك دليلاً ملموساً على أنَّك تقضي وقتاً طويلاً في الجلوس.

استخدِم المعلومات التي تتوصَّل إليها لتغيير حياتك من خلال ترتيب وقتك بشكل مختلف، وقلِّل الوقت الطويل الذي تقضيه في ممارسة تلك النشاطات؛ وذلك عن طريق إضافة وقت للقراءة أو التنزُّه إلى جدول أعمالك.

سيَعرُض التقويم استخدامك للوقت بالنسب المئوية في البداية، ولكن يتيح لك أيضاً الاطِّلاع على الساعات والدقائق التي تقضيها في اجتماعات ونشاطات معينة، فحدِّد أهدافاً لما تريد تحقيقه، مثل عدد معين من الساعات التي تقضيها في الحديقة مع أطفالك أسبوعياً، واستخدم تحليلاتك لقياس تقدُّمك.

5. تحليلات الفريق:

تعمل تحليلات التقويم بشكل أفضل عندما يستخدمها فريقك بأكمله، وستعمل تقاويم الجميع معاً لتسهيل اجتماعات الفريق ورفع إنتاجية المكتب إلى أعلى مستوياتها على الإطلاق، وكقائد، ستكون قادراً على توجيه موظفيك بشكل أفضل بكثير من خلال تحليلات الوقت المخصصة لكل شخص.

تأكَّد من جدولة تلك الاجتماعات الفردية مع موظفيك بانتظام، ودعهم يجهزون تحليلات التقويم الخاصة بهم عندما يأتون للقاء، ولا بأس إذا كانت لديهم معلومات عائلية شخصية مدرجة في التقويم الخاص بهم، وتحدَّث معهم حول كيفية استخدام وقتهم وكيف يمكنهم تحسينه، فربما يحتاجون إلى جدول صباحي أفضل أو اختيار مطعم أقرب لقضاء استراحة الغداء التالية.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك مشاركة التقويم الخاص بك كمثال على مساعدة تحليلات الوقت على استخدام وقتك بشكل أكثر فاعلية، ولكي تكون هذه اللحظة تعليمية وفعَّالة، يجب أن تستخدم التقويم الخاص بك بجد، وإلا فلن يكون لك تأثير كبير.

حاول أن تكون مثالاً يحتذى به في إدارة الوقت كقائد لمؤسستك، وستندهش من كل ما يمكنك إنجازه باستخدام تحليلات التقويم لتنظيم حياتك اليومية، فلن تكون قادراً على استيعاب الكثير في جدولك فحسب؛ بل ستشعر أيضاً بتوتر أقل عندما تخطط للأشياء وتخلق التوازن المثالي.

المصدر