كيف تشعر بالبهجة في العمل باتباع طريقة كونماري في التنظيم؟

وعلى نحو مماثل، كان الرسام الشهير “بابلو بيكاسو” (Pablo Picasso) يرسم وهو محاط بالكثير من اللوحات، ويُقال أنَّ “ستيف جوبز” (Steve Jobs) -مؤسس شركة “آبل” (Apple)- كان يتعمَّد جعل مكتبه مليئاً بالفوضى.

إنَّ عدد أساطير العباقرة الذين تَعُمُّ مكاتبهم الفوضى أكثر من أن نحصيه؛ ولتأكيد ذلك، أظهرت دراسة حديثة أجراها باحثون في جامعة مينيسوتا (University of Minnesota) أنَّ بيئة العمل الفوضوية تولد أفكاراً إبداعية؛ ولكن ربما لأنَّ مثل هذه القصص كثيرة وتتعارض مع فكرة تنظيم الحياة، يعتقد الكثير من الناس أنَّ المكتب المليء بالفوضى جيد ويحفز الإبداع.

إليك تمرين يمكنك تجربته: تخيَّل مكتبك أو مكان عملك، ثم أجب عن هذه الأسئلة:

• هل تشعر بشعور إيجابي تجاه العمل هنا الآن؟
• هل يثير العمل في هذا المكتب البهجة بداخلك كل يوم؟
• هل أنت متأكد من أنَّك تعطي حيِّزاً كاملاً للإبداع؟
• هل تريد العودة إلى هنا غداً؟

ليس المقصود من هذه الأسئلة أن تُشعِرك بالسوء، بل تهدف إلى مساعدتك على فهم المشاعر التي تُحِسُّ بها تجاه بيئة عملك؛ ولكي نكون صريحين، لا يُشكِّل المكتب الخالي من الفوضى أو المكتب الفوضوي تماماً أي أهمية، ولكنَّ الشيء الهام هو أن تكون على دراية بنوع البيئة التي تُبهِجُك في أثناء العمل، والتنظيم هو أحد أفضل طرائق معرفة ذلك.

يدرك العديد من العملاء الذين استخدموا طريقة “كونماري” (KonMari) لترتيب منازلهم بتصميم داخلي بسيط أنَّهم يريدون وضع مزيد من الديكور عند الانتهاء، فيبدؤون إضافة اللمسات التي يحبونها؛ إذ لا يدرك الناس في كثير من الأحيان نوع البيئة التي تثير بهجتهم إلَّا بعد الترتيب.

لكنَّ الاختلاف الرئيس بين منزلنا ومكان العمل هو أنَّ الناس يروننا في العمل، في حين لا يرى أحد تقريباً ملابسنا أو كتبنا في المنزل، حتى لو كانت مُبعثرة على الأرض؛ ولكنَّ المكتب مساحة مشتركة، ممَّا يجعل الفارق بين المكتب المنظَّم والمكتب الفوضوي واضحاً للجميع، ومن المدهش أنَّ هذه الحقيقة تخلِّف تأثيراً في حياتنا العملية أكثر ممَّا يدركه معظم الناس.

لقد أظهرت العديد من الدراسات حول تقييمات الموظفين في مكان العمل أنَّه كلما كانت مساحة عمل الشخص منظمة، زادت احتمالية رؤية الآخرين له على أنَّه طموح وذكي ومتحمس وهادئ؛ وأظهرت دراسة أخرى أنَّ هؤلاء الأشخاص يُنظَر إليهم على أنَّهم واثقون وودودون ومجتهدون ولطيفون، وتجعل قائمة الصفات هذه هؤلاء الأشخاص يبدون وكأنَّهم ناجحون بحق.

يمكن تلخيص نتائج هذه الدراسات في ثلاث نقاط منفردة، حيث يؤدي المكتب المنظَّم إلى نَيل شخصياتنا وقدراتنا تقديراً أعلى، ممَّا يزيد من احترامنا لذاتنا ودوافعنا للعمل، فنعمل بجد ويتحسن أداؤنا؛ وإذا نظرنا إلى الأمر بهذه الطريقة، سيبدو الترتيب وكأنَّه صفقة جيدة، أليس كذلك؟

في الواقع، ليست مكاتبنا هي التي تحتاج إلى الترتيب فحسب؛ بل نحن هم المثقلون بالفوضى غير المرئية، وقد تسبَّبت التكنولوجيا الحديثة على وجه الخصوص في فوضى رقمية على شكل رسائل بريد إلكتروني وملفات وحسابات زائدة عبر الإنترنت؛ فوفقاً لإحدى الدراسات، يقضي موظف المكتب نحو نصف يومه في التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني، ويبلغ متوسط ​​عدد الرسائل غير المفتوحة في صندوق الوارد نحو 199 رسالة في اليوم العادي؛ كما يهدر موظف المكتب ساعتين و39 دقيقة أسبوعياً في اجتماعات غير هامَّة، وتبلغ تكلفة هذه الاجتماعات غير المنتجة أكثر من 3.7 مليار دولار سنوياً، وتصل الخسارة الناجمة عن نسيان كلمات المرور أو إساءة استخدامها إلى 420 دولاراً على الأقل لكل موظف سنوياً، وقد يصل هذا المبلغ إلى أكثر من 10000 دولار سنوياً في شركة توظِّف 25 شخصاً.

يصاب كثير من الناس بالإحباط لمجرد اقتراح فكرة الترتيب عليهم، فيقول أحدهم: “لا يمكنني تخصيص وقت لذلك، فأنا مشغولٌ جدَّاً”، ويقول آخرون: “لقد جرَّبت ذلك بالفعل، ونظَّمت جميع مستنداتي؛ والآن، عادت الفوضى مرة أخرى”.

الواقع أنَّ بعض الناس لا يعتقدون أنَّ بإمكانهم العثور على السعادة في عملهم، ويُعبُّرون عن ذلك بعبارات مثل: “أنا عالق في اجتماعات غير مجدية طوال اليوم”، ويصرُّون على أنَّ الترتيب لن يغير ذلك أبداً؛ ولكنَّ الحقيقة هي أنَّ الترتيب الصحيح هو ما يجعل إثارة البهجة في العمل أمراً ممكناً.

إليكَ طريقة تفيدك في هذا الصدد:

طريقة كونماري (KONMARI) في العمل:

لنهج كونماري (KONMARI) ميزتان مميزتان:

• الأولى: أنَّه بسيط وفعَّال ويضمن لك عدم العودة إلى الفوضى أبداً.
• الثانية: أنَّه يستخدم معيار اختيار فريداً من نوعه، أي اختيار ما يثير البهجة؛ فعندما نسأل أنفسنا: “هل هذا يبعث البهجة حقاً؟”، نعيد التواصل معها، ونكتشف ما هو هام فعلاً بالنسبة إلينا؛ والنتيجة هي تغيير دائم في السلوك يضع الحياة على مسار إيجابي.

بالتأكيد، لا يمكن تقييم كل شيء في العمل على أساس ما إذا كان يثير البهجة أم لا؛ إذ توجد قواعد للشركة ينبغي اتِّباعها، وربما يتَّخذ الرؤساء قرارات تؤثر في عملنا، وكذلك زملاء العمل الذين نتعاون معهم.

لا يكفي تنظيم مساحة العمل المادية لجعل وظائفنا تسير بسلاسة، ولكن لا يمكننا إثارة البهجة حقاً في حياتنا المهنية إلَّا عندما ننظِّم كل جانب منها، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والبيانات الرقمية والمهمات المتعلقة بالعمل والاجتماعات.

لقد غيَّر التنظيم الحياة المهنية للعديد من الناس، فعلى سبيل المثال: تروي إحدى رائدات الأعمال أنَّها تذكرت حلم طفولتها في أثناء تنظيم كتبها، وتركت وظيفتها لتأسيس شركتها الخاصة، وكان هذا ببساطة نتيجة فحص كل شيء أمامها واختيار ما إذا كانت ستتركه أم ستحتفظ به في حياتها.

التنظيم أكثر بكثير من مجرد فرز الأشياء، إنَّه مشروع كبير سيغير حياتك إلى الأبد، ويساعدك على معرفة كيف ترتبط كل مَهمَّة تقوم بها بمستقبل مبهج؛ وفي النهاية، يتمثَّل الهدف الحقيقي في اكتشاف ما يجلب إليك البهجة في عملك لتتمكن من تقديم أفضل ما لديك.

1. الوقت:

يمكننا العمل أياماً أقل وإضافة البهجة إلى عملنا إذا تعلمنا أن نتعامل مع فوضى الأنشطة، والتي تأتي من الأشياء التي نقوم بها وتستغرق وقتاً ثميناً وتستنزف طاقتنا دون أن تُحدِث فارقاً ملموساً.

نحن نقضي في المتوسط ​أقل من نصف يوم العمل على مسؤوليات وظيفتنا الرئيسة، بينما نُهدِر بقية وقتنا في التوقف عن العمل، والمهمَّات غير الأساسية، والمهمَّات الإدارية، ورسائل البريد الإلكتروني، والاجتماعات.

يمكن إجمالاً تصنيف هذه الحالات ضمن ثلاثة فخاخ شائعة:

فخ المكافآت:

يُشكِّل التنافس والسعي إلى كسب المكافآت جزءاً من هويتنا، ولكن قد يخرجنا هذا عن مسارنا بسهولة؛ لذا، تذكَّر عند تحديد كيفية قضاء وقتك ألَّا تتخلى عن نشاط تحبه لملاحقة مكافأة لا تقدِّرها.

فخ الاستعجال:

بدلاً من تخصيص الوقت الكافي للتعمُّق في عملنا وتجربة البهجة التي قد تأتي من إنهاء مَهمَّة هامَّة، نقفز من مَهمَّة تبدو عاجلة إلى أخرى؛ ممَّا يمنحنا القليل من الوقت للتفكير أو التقدُّم.

فخ تعدد المهام:

يؤدي تعدد المهمات إلى خفض الإنتاجية بنسبة تصل إلى 40%، وعادة ما يكون أولئك الذين يقومون بمهمات متعددة هم الأقل قدرة على القيام بذلك بنجاح؛ فلا يمكن للدماغ البشري أن يفكر سوى في عدد محدود فقط من الأفكار في الوقت نفسه.

2. القرارات:

بغضِّ النظر عن نوع العمل الذي تقوم به، أنتَ تتَّخذ آلاف القرارات يومياً؛ وحسب تقديرات بعض الباحثين، قد يزيد هذا العدد عن 35000 قرار؛ ولكن وجدت دراسة حديثة أنَّ الناس يتذكَّرون في المتوسط​​ نحو 70 قراراً منها فحسب.

عند التفكير في قرارات العمل العديدة التي تتَّخذها، اتَّبع هذه الخطوات البسيطة: انسَ القرارات الصغيرة، وافرز القرارات المتوسطة ونظِّمها، واحتفظ بطاقتك الذهنية للقرارات عالية المخاطر.

ابدأ باتِّخاذ قرارات منخفضة المخاطر؛ وإذا كنت تعتقد أنَّ نتيجة القرار لن تُحدِث فارقاً، فلا تهدر الكثير من الوقت في اتِّخاذه، ثم اجمع كل القرارات المتوسطة والعالية المخاطر التي تواجهها حالياً أو ستواجهها قريباً وافرزها.

عادة ما تستَبعد القرارات ذات المخاطر العالية، ولن يتبقَّى سوى عدد قليل منها بالنسبة إلى معظم الناس؛ وهذه هي القرارات التي سيكون لها تأثير كبير في عملك أو حياتك وتستحق وقتك وطاقتك؛ فاختر بعنايةٍ المهمات التي تُكرِّس لها وقتك وجهدك، فقد تدرك أنَّ ما كنت تعدُّه من قبل قراراً هامَّاً لا ينبغي لك ولأي شخص آخر اتِّخاذه.

شاهد بالفيديو: كيف تتعلَّم فن اتخاذ القرارات الصحيحة

[wpcc-iframe class=”embed-responsive-item lazyload” src=”https://www.annajah.net/fe/images/annajah_large.jpg” width=”200″ height=”385″ frameborder=”0″ allowfullscreen=”” data-src=”https://www.youtube.com/embed/T849CMRyNEI?rel=0&hd=0″]

3. وسائل التواصل الاجتماعي:

تُعدُّ معرفة نوع العلاقات التي تستمتع بها أحد أهم النقاط في بناء علاقات مُبهجة، فعلى سبيل المثال: يحب بعض الأشخاص أن يُحاطوا بالأصدقاء ويستمتعون سوياً، بينما يفضِّل بعضهم الآخر إقامة علاقات أعمق مع عدد قليل من الأشخاص.

يمكنك باستخدام “طريقة كونماري” (KONMARI) التمعُّن في كل اسم في شبكتك الاجتماعية والاحتفاظ فقط بالأشخاص الذين يثيرون بهجتك، وستشعر بعد ذلك بأنَّ العبء بات أخفَّ إلى حدٍّ كبير، وتقوى على الاهتمام بتلك العلاقات التي اخترت الاحتفاظ بها بصورة أفضل.

اختر ما يثير بهجتك، واهتم بما تقرِّر الاحتفاظ به؛ وعندما تشعر أنَّ شيئاً ما ليس على ما يرام في شبكة علاقاتك، عدَّ هذا علامة، وصدِّق أنَّ في إمكانك الحصول على حياة أكثر إرضاء والمساهمة بصورة أكبر في حياة الآخرين عندما تكون مرتاحاً، ثم قُل وداعاً بامتنان لأي علاقات لم تعد بحاجة إليها، واهتم بالعلاقات التي قررت الاحتفاظ بها.

4. الاجتماعات:

عندما تدخل إلى اجتماع، فإنَّك تدخل مساحة مشتركة للتعاون واتخاذ القرار وتبادل الأفكار؛ فاهتم بهذه المساحة، وستتحول إلى مصدر للبهجة؛ وفيما يأتي بعض القواعد التي تساعدك على الإحساس بالبهجة في أثناء الاجتماعات:

القاعدة رقم 1 “التحلي بالثقة”:

اجلس باستقامة بالقرب من الطاولة، ودَع جسدك يُشِعُّ طاقة إيجابية، فهذا ليس الوقت المناسب لشرود عقلك.

القاعدة رقم 2 “الاستعداد”:

إذا كنت تشعر أنَّك لا تمتلك الوقت الكافي لتحضير نفسك، فربما لا تمتلك الوقت لحضور الاجتماع أيضاً.

القاعدة رقم 3 “وضع الأجهزة الإلكترونية بعيداً”:

لا تلقِ حتى نظرة خاطفة على هاتفك؛ فإذا ركزت على الاجتماع، سيكون أقصر وأكثر متعة وفاعلية.

القاعدة رقم 4 “الإصغاء”:

يجب أن نكون قادرين على التعلُّم من بعضنا بعضاً في أثناء الاجتماعات، ولكن قد يكون هذا صعباً جداً لكوننا جميعاً نستمتع بالتحدُّث.

القاعدة رقم 5 “التحدُّث”:

تتوفَّر لديك أحياناً معلومات فريدة لمشاركتها، فركِّز على إثراء المحادثة بمعلومات جديدة أو وجهة نظر مختلفة أو إعادة المناقشة إلى مسارها الصحيح.

القاعدة 6 “عدم إيذاء أحد”:

نحن كبار بما يكفي لنتولى مسؤولية أفعالنا، وسيخلق إلقاء اللائمة على الآخرين أو مقاطعتهم في أثناء الحديث أو الاختيال بالذات خللاً وظيفياً.

5. الفِرَق:

قد تخلق الفِرق الكبيرة فوضى كبيرة؛ إذ أظهرت الأبحاث أنَّ الفِرَق الكبيرة أقل إرضاءً من تلك الصغيرة؛ فمع وجود العديد من الأشخاص حولك، تُخلَق فرصة كبيرة لوجود الكثير من التداخل في مساهمات الأعضاء، ممَّا يزيد من احتمالية أن تصبح الفِرق فوضوية وغير منظمة؛ كما أنَّه من الصعب أن نرى تأثير عملنا مع عدد كبير جداً من الأشخاص حولنا، بالإضافة إلى أنَّ الفريق الأكبر غالباً ما يكون أبطأ، إذ تستغرق محاولة التوصل إلى توافق في الآراء مع فريق كبير الكثير من الوقت، وقد لا يكون ذلك ممكناً أحياناً.

يعمل “جيف بيزوس” (Jeff Bezos) -الرئيس التنفيذي لشركة أمازون (Amazon)- بمبدأ يُسمَّى “قاعدة البيتزا المزدوجة” (two-pizza rule)، والتي تعني أنَّ عدد أعضاء الفريق يجب ألَّا يتجاوز عدد الأشخاص الذين تُشبِعهم اثنين من البيتزا؛ وتقول الدراسات أنَّ العدد الأمثل لمعظم الفِرَق يكون بين أربعة وستة أشخاص إذا كانوا يحاولون توليد الأفكار أو اتِّخاذ القرارات أو الابتكار.

مع أنَّ الفِرَق قد تكون مصدر سعادة لجميع أعضائها، إلَّا أنَّها لا تفي بوعودها عادةً؛ فاعلم أنَّ نجاح الفريق هو مسؤولية الجميع، بغضِّ النظر عن المُسمَّى الوظيفي أو الأقدمية أو المنصب أو الامتياز.

6. الترتيب المُلهم:

لقد كان مكتب “سكوت سوننشين” (Scott Sonenshein) -أستاذ الإدارة في كلية إدارة الأعمال بجامعة رايس (Rice University)- في حالة من الفوضى العارمة، وكان يمتلك العديد من الكتب التي لم يَمَسَّ معظمها لسنوات، فتكدَّست أكوام من المقالات البحثية عالياً لدرجة أنَّها حجبت الرؤية أمامه، وقد أصبحت دروج مكتبه مخزناً سيئاً يحتوي على الوجبات الخفيفة واللوازم المكتبية القديمة التي لا تزال في عبواتها، حتى أنَّه كان يمتلك مفتاحاً غامضاً لا يعرف ماذا يفتح حتى يومنا هذا.

أُصِيب زملاؤه بالصدمة بعد أن نظَّم مكتبه، فكان إلهام تنظيم مكتبه لمن حوله مجرد بداية، حيث أصبح لـدى “سوننشين” طموحات أكبر لمساعدة الناس على تنظيم جميع جوانب عملهم.

رغم أنَّك لا تستطيع فرض التنظيم على الآخرين، لكن يمكنك إلهامهم من خلال مشاركة كل ما أنجزته معهم؛ لذا أخبر زملاءك عن رحلتك التي ستخوضها في التنظيم، واملأ بقية المكتب بمزيدٍ من البهجة، وعلِّم تقنياتك لأولئك الذين يريدون التعلُّم، وشارك كيف أدَّى التنظيم إلى تغيير عملك وحياتك؛ وسرعان ما ستجعل الآخرين حريصين على تغيير أسلوب حياتهم.

يعتمد العمل على الخبرة المتراكمة، ولا يوجد عمل مثير منذ بدايته؛ وحتى إذا كان هناك شيء ما لا يسير على ما يرام أو لا تشعر أنَّه على ما يرام في هذه اللحظة، لكنَّه يقودك نحو مستقبل مُبهِج، فكِّر فيه باعتباره آلاماً ترافق فترة النمو؛ وإذا كانت حياتك المهنية لا تثير البهجة طوال الوقت، فلا تفترض أنَّك فاشل، وأدرك قدرة هذه اللحظة على تقريبك من هدفك المثالي، واستمتع بالعملية، واحتفِ بحقيقة أنَّك لا تزال في طور التقدُّم، وكن واثقاً من أنَّك تخلق حياة مهنية ممتعة الآن من خلال العملية اليومية لاكتساب الخبرة.

التنظيم هو الخطوة الأولى والأكثر فاعلية لتحقيق رؤيتك لحياتك المهنية المبهجة؛ لذا نظِّم مساحة عملك، ثم كرِّس نفسك لما تحب، واعلم أنَّ البهجة في العمل تثير البهجة في الحياة.

المصدر