10 نصائح لإدارة الوقت وزيادة الإنتاجية

ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن الكاتب جون هول (John Hall) أحد مؤسسي تطبيق التقويم والجدولة وإدارة الوقت (Calendar a scheduling and time management)، والذي يتحدث فيه عن مشكلة تشتُّت التركيز ويقدم حلولاً لها.

والأسوأ من هذا أنَّني تلقيت رسائل نصية وأخرى على بريدي الإلكتروني في الوقت نفسه، وبينما كنت أجيب على الرسائل كنت أقول لنفسي غاضباً: “لماذا لا يتركني الناس وحدي؟”.

من المؤكد أنَّ ما حدث كان خطئي؛ إذ لا ينكر أحد أنَّنا نعيش في عالم صاخب يصعب فيه التركيز؛ إذ إنَّ إحدى الدراسات أظهرت أنَّ 66% من الأمريكيين يتفقدون هواتفهم بمعدل 160 مرة في اليوم. وفضلاً عن رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية، هنالك ما يشتت التركيز سواء من زملائك في العمل أم شركاء السكن.

الخلاصة أنَّ هذا يُثقل كاهلك عندما تحتاج إلى وقت لتركِّز على عملك، أو عندما تحتاج إلى قليل من العزلة للراحة أو حل المشكلات أو التفكير؛ إذاً، كيف تجعل هذا ممكناً؟ الجواب باختصار هو أن تقلِّل من كل شيء يجعلك متاحاً طوال الوقت؛ لذا، إليك 10 نصائح لتحقيق ذلك:

1. ضع قواعدك الخاصة:

أنت لست ملزماً بالرد على كل رسالة أو اتصال؛ اجعل هذا الأمر أهم قاعدة بالنسبة إليك. وحتى لو كان الأمر على غاية من الأهمية، فليس ضرورياً أن ترد فوراً؛ لذلك إذا كنت تشعر أنَّك ملزم بالرد على الآخرين، فالسبب هو أنَّ هذه هي القواعد التي وضعتها.

فكِّر في الأمر على هذا النحو؛ يرسل لك صديقك مقطعاً مُضحكاً على يوتيوب، وترد أنت بملصق أو رسالة قصيرة تبيِّن فيها أنَّ المقطع أضحكك. لكن في حال لم تعد تفعل ذلك، ربما ينزعج أصدقاؤك في البداية، ليس لأنَّك لم ترد بل لأنَّهم توقعوا أنَّك سترد؛ لذا ببساطة، قم بتغيير توقعاتهم من خلال تغيير القواعد التي وضعتها؛ أي أنَّه في المرات القادمة التي تتلقَّى فيها رسالة من صديق لا تقم بالرد فوراً.

قد يساعدك أيضاً أن تكون أكثر صراحةً فيما يتعلق بوقت عملك أو الوقت الذي تردُّ فيه عادةً؛ حيث يمكنك أن تشارك هذه المعلومات على بريدك الإلكتروني، أو موقع الويب الخاص بك.

2. قلِّل من استخدام الهاتف المحمول:

ليس الاستغناء عن الهاتف بالأمر السهل، لكن في إمكانك أن تبدأ بذلك تدريجياً، كأن تستغني عنه مدة 15 دقيقة، وتوجد أيضاً طرائق عدة لفعل ذلك ومنها:

• ضبط هاتفك على وضع الطيران أو على وضع عدم الإزعاج.
• تغيير شبكة المحمول.
• تغيير وضع الشبكة.
• تحويل المكالمات.
• نزع شريحة الاتصال.
• استخدام تطبيقات تمكِّنك من حظر المكالمات أو تلقِّيها في أوقات محددة.
• نزع بطارية الجوال.
• ترك الجوال في غرفة أخرى.
• حظر المكالمات.

يمكنك أيضاً أن تشغل نفسك بشيء ما، كالقراءة أو ممارسة هواية جديدة أو إعادة تنظيم وترتيب منزلك أو مكان عملك.

3. حدِّد وقتاً للرد:

ضع في حسبانك أنَّك عندما تتوقف عن كونك متاحاً على مدار الساعة، فهذا لا يعني أنَّك اختفيت؛ على سبيل المثال، عندما لا تتفقد بريدك الإلكتروني في أثناء تناول العشاء مع العائلة أو خلال أيام العطلة، فهذا لا يعني أنَّك أهملت بريدك بالمطلق، وإنَّما أنت تطَّلع عليه وترد على الرسائل في أوقات مخصصة لذلك.

علاوة على ذلك، قد لا تمارس الكثير من النشاطات الاجتماعية خلال أسبوع العمل؛ ومع ذلك، يمكنك في وقت الاستراحة الاجتماع بالأصدقاء والعائلة.

4. لا تتردد في الرفض:

يتردد معظمنا في رفض طلبات الآخرين، ربما لأنَّنا لا نريد أن نُشعرهم بالخيبة أو لا نريد أن نبدو أنانيين. لكنَّك عندما توافق على كل شيء يطلبه الآخرون، فإنَّك تتجاهل أولوياتك وتزيد على نفسك الأعباء، فضلاً عن حرمان نفسك من اكتشاف فرص جديدة وتجديد طاقتك؛ لذلك من المفيد أن تكون أنانياً بعض الشيء، وتتوقف عن قول “نعم” لكل ما يُطلب منك؛ حيث يمكنك أن تفعل هذا بلباقة من خلال:

• قولها بصراحة من دون لف أو دوران.
• تقديم عذرك بإيجاز.
• تقديم اقتراح بديل.
• توضيح قواعدك للآخرين، كأن تخبرهم مثلاً بأنَّك لا ترد على مكالمات العمل بعد الساعة 6 مساءً.

5. كلِّف شخصاً أو مجيباً آلياً بالرد بدلاً منك:

إذا سئمت من تفقُّد بريدك فكلف شخصاً آخر للقيام بذلك؛ إذ إنَّه من الممكن أن يكون أحد أفراد عائلتك، أو يمكنك استخدام مجيب آلي؛ فمثلاً إذا أردت الذهاب في العطلة إلى خارج المدينة، أنشئ رسالة تبين فيها أنَّك خارج المكتب. وعندما يتصل بك شخص، فسيعلمك المجيب الآلي أنَّ أحدهم اتصل بك وتلقَّى رسالة تخبره أنَّك خارج المدينة وأنَّك ستتصل به عند عودتك.

6. استخدم عدداً أقل من تطبيقات التواصل الاجتماعي:

ليس من الضروري أن يكون لديك حساب على جميع مواقع التواصل الاجتماعي؛ لذلك اقتصر على التطبيقات التي تستخدمها فعلياً فحسب. وتذكَّر أنَّه لمجرد كونك لا تستخدم تطبيقاً للتواصل بكثرة، فهذا لا يعني أنَّك لن تتلقى إشعارات. والحل يكون إمَّا بحذف حسابك على الموقع الذي لا تستخدمه، وإمَّا بإعادة ضبط إعدادات التطبيق بحيث لا تتلقى منه إشعارات.

7. لا تنشر كل معلومات الاتصال:

لست مضطراً إلى أن تنشر كل المعلومات المتعلقة بالتواصل معك؛ فمثلاً يكفي أن تضع على صفحة الويب الخاصة بك عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالعمل، ولا حاجة إلى أن تضع رقم هاتفك.

8. اذهب إلى مكان هادئ من دون أن تخبر أحداً:

لنفترض أنَّك بحاجة إلى ساعة من التركيز؛ لذا بدلاً من البقاء في مكتبك، خذ ما تحتاج إليه للعمل واذهب إلى مقهى؛ إذ إنَّه لن يزعجك أحد هناك، وما عليك إلا أن تضبط هاتفك على وضع صامت. وفي حال تلقَّيت مكالمة، فقواعد اللباقة تحرِّم عليك الرد. وبمجرد أن تُنهي عملك، تستطيع العودة إلى مكتبك. النقطة الهامة هنا هي أنَّك لست مضطراً إلى أن تخبر أحداً إلى أين ستذهب، كونك لن تغيب فترة طويلة.

9. اختر علامة تدل على أنَّك مشغول:

أحياناً يجب عليك أن تكون صريحاً فحسب؛ على سبيل المثال، إذا كان باب مكتبك مغلقاً فعلى الأغلب لن يدخل أحد. ولكن لتضمن أنَّ أحداً لن يزعجك، يمكنك وضع لافتة مكتوب عليها عبارة “الرجاء عدم الإزعاج”، وعندها سيعلم الآخرون أنَّ باب مكتبك مغلق لسبب ما.

إذا تعذَّر عليك ذلك لسبب ما، فتستطيع أن تضع سماعات الرأس، أو تضع ضوءاً على مكتبك يشير إلى أنَّك مشغول، وبهذه الطريقة سيفهم الآخرون أنَّك لا ترغب في أن يزعجك أحد.

10. غيِّر حالتك إلى “غير متاح”:

بعض مواقع التواصل الاجتماعي مثل سلاك (slack) تُظهر حالتك، ما يعني أنَّ الآخرين يعرفون أنَّك مُتاح، ويبدؤون معك محادثة حتى لو لم تكن نشطاً فعلياً على هذه المواقع. أسهل حل لهذه المشكلة هو أن تغيِّر إعدادات حالتك إلى “غير متاح”. والأفضل من ذلك، هو أن تقلِّل من استخدام هذه المواقع وتزيد التفاعل أكثر مع العالم الواقعي.

المصدر