4 طرق بسيطة لزيادة إنتاجيتك

ما هي الإنتاجية؟

الإنتاجية: هي نسبة المخرجات إلى المدخلات، كما تُعرَّف المخرجات بأنَّها السلع والخدمات التي تُنشَأ خلال فترة زمنية معيَّنة؛ فالمنتجات هي حصيلة إدارتك الناجحة للأعمال، والوقت هو مورد محدود وهو المقياس الهام بالنسبة إلينا، ومن الضروري أن تعرف أنَّ الناتج الأكثر أهميةً هو جودة الإنتاج وليس الكمية.

عندما تبدأ بتنظيم يومك، من المفيد أن تعرف ما هو الأمر الذي يستنزف معظم وقتك بصفتك مديراً تنفيذياً، وإذا كنتَ مثل معظم المديرين التنفيذيين ورواد الأعمال المشغولين، فيعني هذا أنَّك تقضي يومك بين عقد الاجتماعات، والرد على رسائل البريد الإلكتروني، وإنجاز الأمور على عجل، وإذا كنتَ محظوظاً، فقد تُنجز بعض المهام التي قد خططتَ لها، ومن السهل جداً أن يتشتت تركيزك عندما يطلب الآخرون القليل من وقتك، وعندما تستجيب لعوامل التشتيت جميعها، لن يبقى أمامك متسع من الوقت لإنجاز المهام الضرورية، فتابِع معنا قراءة المقال هذا للتعرف إلى بعض الأساليب المفيدة لاستثمار الوقت بشكل أفضل.

4 طرائق بسيطة لتعزيز إنتاجيتك:

1. الاستفادة المثلى من الاجتماعات:

هناك العديد من الاجتماعات التي تشارك فيها كل أسبوع، حيث يستغرق كل منها ما لا يقل عن 30 دقيقة إلى ساعة، وعلى الرغم من أنَّ الاجتماعات هامة لإدارة العمل، إلا أنَّه يمكِنك تنظيمها بطريقة بسيطة لتحقيق أقصى استفادة وبأقل وقت.

في البداية، تأكَّد فيما إذا كنتَ بحاجة إلى اجتماع، وإذا كان الهدف من الاجتماع بسيطاً وواضحاً بدرجة كافية، فعندها يمكِنك مشاركة المعلومات بفاعلية عبر البريد الإلكتروني أو الفيديو، كما يمكِنك أيضاً تفويض شخص ما في فريقك لاستضافة أو حضور الاجتماع نيابة عنك، وذلك لإيصال رسالتك وتدوين الملاحظات وتقديم التقارير.

وإذا تعذَّر عليك تجنُّب حضور الاجتماع، فتأكَّد من وجود الأشخاص المعنيين فقط فيه، فوجود عدد كبير من الأشخاص سيُشتِّت الانتباه أكثر من كونه مفيداً؛ لذا ادعُ فقط الأشخاص الذين سيساعدونك في المضي قدماً بهدفك.

التزِم بأهداف مُحدَّدة وفقاً لجدول زمني مُحدَّد وجدول أعمال واضح، وإذا خرج موضوع واحد عن الوقت المُخصَّص له، فمن الأفضل متابعته لاحقاً مع الأفراد المعنيين فقط، كما أنَّ الوضوح أمر هام أيضاً، فاختتم قبل انتهاء الاجتماع بتلخيص أيَّة اتفاقيات توصلتم إليها، وتأكَّد من أنَّ كل عضو في الفريق أصبح لديه رؤية واضحة بشأن مسؤولياته المُحدَّدة وخطواته التالية.

شاهد بالفيديو: 9 أخطاء تدمِّر الإنتاجية ترتكبها في أول 10 دقائق من اليوم

[wpcc-iframe class=”embed-responsive-item lazyload” src=”https://www.annajah.net/fe/images/annajah_large.jpg” width=”200″ height=”385″ frameborder=”0″ allowfullscreen=”” data-src=”https://www.youtube.com/embed/_FjGmsK514g?rel=0&hd=0″]

2. إدارة رسائل البريد الإلكتروني المتواصلة:

رسائل البريد الإلكتروني كثيرة، وتظهر باستمرار، فتُشتت تركيزك، وهناك المئات من رسائل البريد الإلكتروني التي يتلقاها المدير التنفيذي يومياً، فقد أصبح التعامل مع هذه الرسائل أمراً بديهياً بالنسبة إلى الكثير من الناس، ولا يمكِن تجنُّبه بمجرد سماع صوت الإشعار.

لذلك خفِّض مستوى صوت جهازك الإلكتروني وأغلِق بريدك الوارد حتى لا يجذب اهتمامك عندما تحاول التركيز على مهام أخرى، واعتد على إدارة البريد الإلكتروني بطريقة مُنظَّمة، وتعامَل مع رسائل البريد الإلكتروني من ثلاث إلى أربع مرات فقط كل يوم، فمن الجيد ألا يتوقع موظفوك أو شركاؤك رداً فورياً منك على تلك الرسائل؛ إذن، تصرَّف بحزم خلال الأوقات المُخصَّصة لإدارة البريد الإلكتروني، واستخدِم استراتيجية “تصفير البريد الإلكتروني” (Inbox Zero) لخبير الإنتاجية “ميرلين مان” (Merlin Mann) لفرز تلك الرسائل الواردة وجعل بريدك الوارد فارغ تماماً؛ إذ يجب ألا تُولِي الكثير من الوقت لصندوق الوارد الخاص بك، لأنَّ الاهتمام في الأمور الثانوية التي لا تدعو للتغيير سيؤدي بالتأكيد إلى استنزاف إنتاجيتك، وبدلاً من تراكم هذه الرسائل الإلكترونية في برنامج إدارة المعلومات الشخصية “آوت لوك” (Outlook)، اتَّخِذ أحد الإجراءات الخمسة لفرزها بسرعة: حذفها، أو تفويضها، أو الرد عليها، أو تأجيلها، أو تنفيذها.

• حذف الرسائل غير الهامة أولاً.
• تفويض شخص مختص للتعامل مع بعض الرسائل.
• الرد على الرسائل العاجلة والضرورية التي لا تحتاج الكثير من وقتك.
• وضع الرسائل التي تحتاج المزيد من الوقت في مجلد الرسائل المؤجَّلة، وتحديد وقت كل يوم للتعامل معها.
• الرد على الرسائل الضرورية، ثمَّ حذفها من بريدك الوارد.

بهذه الطريقة سيصبح بريدك الوارد فارغاً وذهنك صافٍ وصباحك مثمر.

3. كتابة قائمة بالمهام غير المكتملة:

عندما تصرف الأعمال غير المكتملة انتباهك، قد تكون تحت تأثير ما يسمى بـ “تأثير زيغارنيك” (Zeigarnik effect)، وهو انحياز سلوكي يصف تذكُّر الناس للمهام غير المكتملة أو المواقف التي قوطِعَت أو الموضوعات غير المنتهية بصورة أفضل بكثير مقارنة بالمهام المنجَزة أو المنتهية، ويرجع ذلك لحقيقة أنَّ ذاكرتنا مُصمَّمة لنتذكر القصص والمهام غير المكتملة على نحو أفضل؛ لذا قاوِم هذا التأثير من خلال كتابة قائمة على الورق أو تنظيمها باستخدام أحد التطبيقات، فيمكِن أن تكون قائمة المهام أفضل طريقة لتنظيم أعمالك اليومية إذا وضعتَها بشكل صحيح، وبالنسبة إلى العديد من المديرين التنفيذيين، لا يوجد شيء يضاهي متعة شطب مهمة مكتملة من قائمة المهام المراد إنجازها، أما إذا كنتَ من المديرين التنفيذيين الذين يضيفون مهام وهمية إلى القائمة فقط لتتمكن من شطبها، فلك الحق كله في ذلك، لأنَّ الاحتفال بالنجاح مطلوب ليدفعنا بشدة نحو الأمام، وإذا كنتَ مديراً تنفيذياً جديداً يتجنب التعامل الورقي، فقد يساعدك عدد من التطبيقات، على سبيل المثال: “كوانتايم” (Quantime)، أو “نوشن” (Notion)، أو “إِرتيبل” (Airtable)ؤ أو “تودويست” (Todoist)، وتتمتع هذه البرامج الافتراضية بميزات تتيح لك تعيين تواريخ مُحدَّدة وتحديد الوقت والاتصال بالتقويم الخاص بك، ورغم ذلك قد تواجه بعض المعوقات، فقد تبدو العناصر الموجودة في قائمة المهام متشابهة جميعها؛ لذا تحتاج إلى تصنيفها وفقاً للأولوية، وتذكَّر أنَّ إضافة مهام إلى قائمتك ليست بديلاً عن خطة عمل لإنجازها، وقد تحتاج إلى تقسيم المهام إلى العديد من المهام الأصغر، ولكل منها موعدها النهائي لضمان إتمامها في الوقت المُحدَّد، وبالنسبة إلى المهام الضرورية، فمن الجيد تعيين “التنبيهات” في التقويم الخاص بك لتتأكد من جاهزية المهام في الموعد النهائي، وأخيراً، بعد أن تكتب كل شيء على الورق (أو المفكرة الرقمية الخاصة بك)، يمكِنك وضع خطة ليومك.

4. تحديد الأولويات، ثمَّ اتباع الخطة المُحدَّدة:

يوجد وقت مُحدَّد في اليوم تكون فيه بقمة تركيزك وهو أفضل وقت لإنتاجيتك القصوى؛ لذا استثمِر كل ثانية من هذا الوقت، واعمل بأقصى طاقتك لإنجاز أعمالك التجارية على أفضل وجه، (تأكد أيضاً من تخصيص وقت لشحن طاقتك من جديد، إذ يمكِنك المشي في وقت استراحة الغداء لزيادة الطاقة وتصفية الذهن).

حدِّد أولاً ثلاثة أشياء تريد إنجازها في قائمة مهامك، مع الأخذ في الحسبان أنَّ المهام غير الهامة غالباً ما تكون مُستَعجلة، في حين أنَّ المهام التي ليست بالضرورة مُستَعجلة قد تكون ذات أهمية وقيمة أكبر، وهذا ما يُعرف بتأثير الحاجة المُلحَّة.

يمكِن أن يستغرق إتقان تحديد الأولويات وقتاً يعادل إتقان وظيفة ما؛ كما أنَّه وظيفة بحد ذاته، ويمكِنك اختيار استراتيجية تحديد الأهداف المعروفة باسم تحديد الأهداف والنتائج الرئيسة (OKR) لتحديد أهداف واضحة ومُحدَّدة زمنياً وملموسة تتماشى مع أولوياتك الإجمالية، ويمكِن تتبعها أسبوعاً بعد أسبوع ومراجعة تقدُّم المهام بشكل روتيني، كما يمكِنك أيضاً استخدام مصفوفة أيزنهاور (Eisenhower Matrix)، لفرز المهام في أحد المربعات الأربعة باستخدام المحاور العاجلة أو غير العاجلة، والهامة أو غير الهامة، فقد تساعدك هذه الطريقة في اكتشاف أنَّ المهام الأكثر إلحاحاً قد لا تكون بالضرورة هي الأكثر أهميةً، فالمهام الهامة وغير العاجلة هي الأكثر احتماليةً لتعزيز التقدم، ويجب الاهتمام بها قدر الإمكان.

ظهور التحديات:

بصفتك مديراً تنفيذياً، التحديات أمر لا مفر منه، فأفضل الخطط الموضوعة غالباً ما تفشل بسبب الأزمات الكبيرة والصغيرة على حد سواء، والاجتماعات التي تستمر لفترة طويلة، ومئات الأمور الأخرى التي تظهر بشكل مفاجئ، إضافة إلى ذلك، من المألوف أن تستغرق المهمة وقتاً أطول مما هو متوقَّع، فتستهلك الكثير من يوم عملك المُخصَّص، أكثر مما هو مُخطَّط له، لذلك ما يفيدك هو المرونة والقدرة على التكيف؛ لذا اتَّبِع خطة إنجاز الحد الأدنى من المهام، وحدِّد من بداية الأسبوع ثلاث مهام ذات أولوية عالية لديك كهدف أساسي، واعمل بجد لإنجاز هذه المهام الثلاث بحلول نهاية الأسبوع.

الخلاصة:

بعد أن استثمرتَ طاقتك في التفكير في هذه الممارسات، حان الوقت لتحديد أولويات ما تعلَّمتَه عن طريق اختيار نصيحتين أو ثلاث نصائح يمكِنك تنفيذها على الفور، وإنَّ تخصيص بعض الوقت، لإزالة الفوضى سواء من ذهنك أم صندوقك الوارد، والتخطيط لأسبوعك بطريقة مدروسة، سيزيد من إنتاجيتك ومن راحة بالك.

المصدر