5 خطوات بسيطة لإنشاء برنامج عمل يومي مثمر

قد تتفاجأ إذا علمت أنَّه توجد بعض الحيل البسيطة التي يمكنك استخدامها لاستعادة السيطرة على يومك وإنجاز مهامك، فكل أمر يبدأ بالتنظيم، وإذا نظَّمتَ أيامك تنظيماً مناسباً، آخذاً عوامل التشتيت مسبقاً بالحسبان، فيمكنك التخلص من بعض المشتتات غير المتوقعة والتي تؤثر في إنتاجيتك.

بالتأكيد، يجب أن تلتزم اتباع برنامج عمل يومي، وإذا لم تكن مستعداً أو قادراً على ذلك، يمكنك التوقف عن قراءة هذا المقال.

ولكن إذا كنت على استعداد لتعلُّم ما يلزم لوضع برنامج عمل يومي مثمر، فأنت تقرأ المقال المناسب؛ لذا نقدم لك في هذا المقال 5 خطوات بسيطة يمكنك استخدامها لزيادة إنتاجيتك، والتخلص من ضياع الوقت، والعمل بكفاءة عالية يومياً، إذا كنت مستعداً لاستعادة التحكم بيومك، فلنبدأ:

1. اكتشاف جدول العمل المثالي:

قبل أن تقرر طريقة تحقيق أقصى استفادة ممكنة من يومك، يجب أن تفهم كيف يؤدي جسدك وأسلوب عملك الشخصي دوراً في إنتاجيتك.

على سبيل المثال، إذا كنت شخصاً يفضِّل العمل صباحاً، فقد يكون من الأفضل لك وضع أهم مهامك في مقدمة برنامج عملك اليومي، وفي المقابل، سيكون ترك هذه الأمور لإنجازها في نهاية يومك أمراً كارثياً.

لاكتشاف جدول عملك المثالي، يجب عليك ابتداءً جمع بعض البيانات، وتتبُّع عادات عملك مدة أسبوعين إلى ثلاثة أسابيع، ثم تدوين الأوقات المناسبة في اليوم التي تنجز فيها معظم مهامك، وتسجيل أي عوامل تشتيت خارجية قد تؤثِّر في عملك؛ حيث تكمن الفكرة في تحديد الأوقات التي تكون فيها طاقتك الطبيعية بأفضل حالاتها، والتخلص من العوامل الخارجية التي تعمل ضدك.

سيساعدك هذا الأمر على التركيز على أكثر ساعاتك إنتاجيةً، وسيحدد المشتتات التي تؤثِّر فيك، وبمجرد أن تعرف هذين الأمرين، ستكون في وضع أفضل بكثير لإنشاء جدول عمل يزيد من إنتاجيتك.

2. حماية أوقاتك ذات الإنتاجية العالية:

بعد معرفة أوقات اليوم الأكثر إنتاجية بالنسبة إليك، فإنَّ الخطوة التالية في إنشاء جدول عملك الجديد هي تخصيص تلك الساعات لإنجاز أهم أعمالك؛ أي تنظيم وقتك ليخلو من المشتتات، والالتزام بالعمل.

قد يتطلب منك ذلك إغلاق شبكة الإنترنت خلال ساعات العمل، أو تفعيل خاصية رد تلقائي في بريدك الإلكتروني لإعلام الجميع بأنَّه يجب عليهم انتظار الرد في وقت لاحق، أو استخدام تطبيق لضبط الوقت يمنعك من استخدام الهاتف الذكي فترات طويلة.

باختصار، أنت تحتاج إلى إنشاء بيئة يمكنك من خلالها التركيز على المهام المطروحة، والحرص على أن تكون لديك الأدوات التي تحتاج إليها لإكمال مهامك، وبعد ذلك، يمكنك جدولة أهم أعمالك يومياً خلال تلك الأوقات والتأكد من أنَّك ستنجزها.

ولتوضيح هذا الأمر، انظر إلى الدراسات المتكررة التي تشير إلى أنَّ الموظف العادي يكون منتجاً فقط حوالي ثلاث ساعات في اليوم.

على أي حال، يجب أن تدرك سبب أهمية الاعتناء بوقتك الأكثر إنتاجية، ومن خلال زيادة ما تنجزه في تلك الساعات، فإنَّك تزيد من إجمالي عملك المُنتِج.

شاهد بالفديو: 9 عادات سيئة يجب عليك أن تتخلى عنها لتصبح أكثر إنتاجية

[wpcc-iframe class=”embed-responsive-item lazyload” src=”https://www.annajah.net/fe/images/annajah_large.jpg” width=”200″ height=”385″ frameborder=”0″ allowfullscreen=”” data-src=”https://www.youtube.com/embed/X1ZFHVJ3Uos?rel=0&hd=0″]

3. تحديد أوقات الراحة المناسبة:

يوجد أمر واحد يجب أن تسمح له بمقاطعة وقتك الأكثر إنتاجية، وهو الاستراحات المنتظمة، بقدر ما قد يبدو هذا الأمر غريباً جداً، إلا أنَّنا نميل إلى أن نكون أكثر إنتاجيةً عندما نعمل خلال فترات قصيرة ومحددة، والأغرب من ذلك، تكشف التحليلات الإحصائية أنَّ المدة المثالية لإنجاز أي عمل هي 52 دقيقةً، تليها استراحة مدة 17 دقيقةً.

يعني هذا أنَّه يجب عليك تخصيص ساعة تقريباً كل يوم من ساعات العمل المعتادة التي تبلغ 8 ساعات، للقيام بمهام بعيدة تماماً عن عملك؛ حيث سيسمح لك ذلك بالتركيز تركيزاً أفضل في أثناء إنجاز عملك، وسيساعدك على إنجاز المزيد من المهام.

أفضل ما في الأمر، أنَّ هذه الساعة يمكن أن تُقسَّم على فترات العمل التي تَقِلُّ فيها الإنتاجية، ممَّا يعني أنَّك لن تهدر وقتك قبل وبعد ساعات ذروة الإنتاجية، وفي حين لن تكون كفاءتك في أقصى حالاتها، إلا أنَّك ستستمر في إنجاز المزيد من المهام.

قد تتساءل: أليس هذا الأمر أشبه بتقنية بومودورو أو ما يسمى بـ تقنية الطماطم (Pomodoro Technique)؟ الجواب هو نوعاً ما.

تتطلب هذه التقنية العمل خلال فترات مدتها 25 دقيقة، وأخذ فترات راحة قصيرة بينها، وعلى الرغم من أنَّ هذا الأمر قد يعزز الإنتاجية، إلا أنَّه من الصعب جداً إنشاء جدول زمني يتناسب مع ذلك، والسبب في هذا واضح؛ حيث تشتمل أيام عمل معظم الأشخاص على أمور مثل الاجتماعات الإلزامية وعمليات تسجيل الوصول التي تستغرق أكثر من 25 دقيقة؛ ممَّا يعني أنَّك ستحاول تقسيم وقتك بطريقة لا بدَّ أن تكون غير فعَّالة.

حينما تبلغ مدة الاستراحة حوالي ساعة كاملة، تزداد خياراتك؛ حيث يمكنك تجميع اجتماعاتك التي تستغرق 15 دقيقة أو أكثر معاً، لإبعادها عن طريقك خلال إحدى ساعاتك الأقل إنتاجية، وتجميع الأوقات المليئة بالمهام معاً في أكثر الفترات إنتاجية، وبمجرد أن تعرف كم تستغرق المهمة وسطيَّاً، ستعرف سبب نجاح هذا الأمر مقارنةً بنهج بومودورو.

4. الحد قدر الإمكان من الفترات التي تكون متاحاً فيها:

تكمن مشكلة ما تحدثنا عنه حتى الآن، في أنَّك لن تتمكن من العمل بمعزل عن العالم الخارجي من حولك؛ وهذا يعني أنَّ زملاء العمل، وأفراد الأسرة، وحتى بعض الأشخاص عبر الهاتف، سيفعلون كل ما في وسعهم لمقاطعتك والتأثير في إنتاجيتك، قد لا يتقصَّدون القيام بذلك، ولكنَّ التأثير هو نفسه في كلتا الحالتين.

للتعامل مع هذا الأمر، يجب عليك تحديد وقت ضمن يومك للتعامل مع بعض الأمور، مثل المكالمات الهاتفية والمناقشات وجهاً لوجه والمراسلات عبر البريد الإلكتروني، ولكن توجد حيلتان يمكن أن تساعداك على تحديد كل المهام التي تستنزف وقتك وتؤثِّر في يومك وإنتاجيتك.

الأولى هي تخصيص أوقات محددة للتعامل مع هذا النوع من المهام، وإعلام كل شخص من حولك أنَّك لن تكون متوفراً في أي وقت آخر، وعندما تفعل ذلك، فإنَّك تتجنب العديد من عوامل التشتيت التي قد يجب عليك التعامل معها بطريقة أخرى، وإذا أخبرت الآخرين بشأن أوقات توفرك، فلا داعي للشعور بالذنب في حال تجاهلت المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني عند استلامها أو تحويلها مباشرةً إلى البريد الصوتي أو الرد التلقائي.

لكنَّ ذلك لن يمنع الناس من الأخذ من وقتك، ثم إنَّك في النهاية، لا يمكنك حذف اجتماع ما من جدولك، على الرغم من وجود أدلة قوية تشير إلى أنَّه يجب عليك المحاولة، ولكن كل ما يمكنك فعله هو تغيير الشروط الافتراضية لذلك الاجتماع.

إذا كان لديك جدول عمل معيَّن حيث يمكن للأشخاص طلب عقد اجتماعات معك، حاول تقليل مدة الاجتماع ضمن جدولك، ويمكنك الاعتماد على تطبيقات عدة مثل تقويم غوغل كاليندر (Google Calendar) وتطبيق مايكروسوفت أوتلوك (Microsoft Outlook)، ومن المحتمل أيضاً استخدام تطبيقات الجدولة الأخرى؛ لذا خصِّص لهذه المهام أقل قدرٍ ممكنٍ من الوقت، بما يتناسب مع احتياجاتك الخاصة.

السبب في نجاح هذا الأمر، هو أنَّه يدفع الأشخاص الذين يستهلكون من وقتك إلى إرسال طلبات يعلموك فيها بالحاجة إليك مسبقاً، عوضاً عن استهلاك وقتك بلا رقيبٍ أو حسيب، ومن المحتمل أن تجد أنَّ معظم الأشخاص لن يكلِّفوا أنفسهم عناء طرح الأسئلة، أو ملاحظة أنَّك قصَّرت من فترات توافرك، وهذا يوفر لك الوقت.

5. تجنُّب تعدد المهام:

على الرغم من أنَّك قد تؤمن بقدرتك على إنجاز مهام عدة، إلا أنَّك لست كذلك، فلا أحد يمكنه إنجاز مهام عدة معاً، وقد أثبتت دراسات متعددة هذا الأمر، وكلما حاولت القيام بذلك، ستنخفض كفاءتك، ومن المحتمل أن يزداد عدد الأخطاء التي ترتكبها في عملك، ومن ثمَّ إضاعة المزيد من الوقت للتخلص من الفوضى الخاصة بك.

بالنسبة إلى وضع جدول عمل يومي، فإنَّ الفكرة واضحة هنا؛ حيث يجب أن تحدد وقتاً ضمن جدول عملك لكل مهمة ضرورية أنت على علم بها، ومحاولة تجنُّب إنجاز المهام غير المذكورة ضمن جدول عملك.

إذا بحثت عن سبب كوننا سيئين جداً في إنجاز مهام عدة معاً، فستجد أنَّ أدمغتنا تجد صعوبة في التنقل بين أنواع مختلفة من المهام، ويخلق هذا الأمر تأثيراً يسميه الباحثون تكلفة التبدي، وهي العيوب أو النفقات التي يشعر المستهلكون أنَّهم يتعرضون لها، إلى جانب التكاليف الاقتصادية والنفسية للتحول من خيارٍ إلى آخر؛ وهذا يعني أنَّنا نضيِّع الوقت من دون وعي للتكيف مع كل مهمة جديدة؛ بمعنىً آخر، ستستغرق محاولة إكمال مهمتين في الوقت نفسه، وقتاً أطول ممَّا لو تم إنجازهما على التوالي.

يمكنك الاستفادة من هذه الأفكار عن طريق وضع المهام المتماثلة خلف بعضها في جدول الأعمال، فعندما تفعل ذلك، ستنجز المزيد من المهام وستهدر القليل من الوقت؛ حيث تشير الأبحاث إلى أنَّ تكاليف التبديل تحرمنا ممَّا يصل إلى 40% من إنتاجيتنا؛ لهذا السبب فإنَّ إعادة تنظيم قائمة المهام بهذه الطريقة قد تضاعف إنتاجيتك.

في الختام:

إذا كنت قد وصلت إلى هذا الحد، فيجب عليك الآن أن تعرف كيف تضع لنفسك جدول عملٍ يوميٍّ يزيد من إنتاجيتك، وإذا تمكنت من الالتزام به، حتى عندما يحاول الأشخاص من حولك إعاقة إنتاجيتك، فستتميز عن أقرانك.

حاول وحسب ألَّا تتفاخر عندما تنتهي من عملك باكراً وتعود لحياتك، بينما يكافح الآخرون لمواصلة تقدمهم، وبدلاً من ذلك، يجب أن تعرض عليهم مساعدتك على ضبط جداول أعمالهم، وبذلك سيقدِّرون بعض النصائح التي تقدمها إليهم، إن كنت خبيراً جيداً.

المصدر