7 طرق لتصبح محترفاً في تحديد أولويات المهام

رغم أنَّ تحديد المهام التي تحتاج إلى اهتمامك العاجل قد يبدو أمراً سهلاً، إلَّا أنَّه يتجاوز كونه مجرَّد ممارسةٍ بسيطة؛ فإذا كانت مهامك تتراكم، وكنت تجد صعوبة في تحديد أولوياتك؛ فتابع معنا قراءة هذا المقال لتتعرَّف إلى 7 طرائق تُمكِّنك من أن تصبح أفضل في تحديد أولوياتك:

1. سجِّل أولوياتك في قائمة رئيسة:

لا يمكنك أن تجيدَ تحديد أولويات المهام التي تحتفظ بها في ذهنك فقط، وأفضل طريقةٍ للبدء: إنشاء قائمةٍ رئيسة، والتي يمكنك إنشاؤها في مستندٍ أو عن طريق استخدام أداةٍ لإدارةِ المشاريع، والتي يمكنك الوصول إليها أو تحديثها بسهولة.

ستمكِّنك القائمة الرئيسة من معرفة المهام التي تحتاج إلى إكمالها في شهرٍ أو أسبوعٍ أو يوم؛ كما أنَّها تساعدك على تحديد الأولويات التي تتماشى مع أهدافك بعيدة المدى.

يقول المؤلِّف والمتحدِّث التحفيزي “برايان تريسي” (Brian Tracy): “إنَّ قائمتك الرئيسة الشهرية ما هي إلَّا مقتطفٌ من قائمتك الرئيسة المعتادة، والتي تُحدِّد قائمة المشاريع الأسبوعية من قائمتك الشهرية، وقائمة المهام الأكثر ضرورةً من قائمة المهام الأسبوعية”.

تتمثَّل إحدى الفوائد الملحوظة لتقنية تحديد الأولويات هذه في أنَّها تمكِّنك من التركيز على إكمال المهام الكبيرة والصعبة، بدلاً من المهام الأصغر؛ كما يمنحك تحديد أولويات المهام في قائمتك الكبيرة شعوراً بالتركيز على شيءٍ ذي معنى، وليس فقط مجرَّد كونه أكثر إلحاحاً.

2. استخدم مصفوفة أيزنهاور للتفرقة بين المهام العاجلة والمهام الهامَّة:

رغم أنَّ قائمتك الرئيسة تتيح لك معرفة كيفية ترتيب أولويات كلِّ مَهمَّة، إلَّا أنَّك قد تظلُّ مرتبكاً بشأن ما عليك القيام به الآن أو لاحقاً، فهنالك تقنياتٌ يمكنك الاستفادة منها للقيام بذلك.

لدينا قاعدة 80/20، والمعروفة أيضاً باسم “مبدأ باريتو”، ووفقاً لهذا المبدأ فإنَّ 80% من النتائج سببها 20% من المجهودات؛ لذا حدِّد المهام التي تُولِّد النتائج في قوائمك.

تكمن محدودية مبدأ باريتو في أنَّه يعتمد على الخبرة فحسب؛ فإذا كنت تعمل على مهمَّةٍ جديدة، أو إذا كنت غير متأكِّدٍ من المهمَّة التي يجب تحديد أولوياتها؛ فإنَّ مصفوفة آيزنهاور تقنيةٌ أكثر فعالية.

المهام العاجلة هي المهام التي تتطلَّب اهتمامك الفوري، مثل الرسائل النصية والمكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني، ومراجعات المشروع الذي تعمل عليه؛ أمَّا المهام الهامَّة، فهي تلك الأنشطة التي تؤثِّر في أهدافك وقيمك ومهامك على المدى الطويل.

كيف تميِّز المهام العاجلة من المهام الهامَّة؟

• أكمل المهام العاجلة والهامَّة على الفور.
• اكتشف متى ستقوم بالمهام التي تكون هامَّة -ولكنَّها غير عاجلة- وحدِّد جدولاً زمنياً لها.
• فوِّض شخصاً مختصَّاً، أو استعن بمصادر خارجيةٍ لتنفيذ المهمَّة العاجلة.
• أزل المهام التي ليست عاجلةً أو هامَّةً من قائمتك على الفور.

أحد أكثر الجوانب صعوبةً هنا هو وجود مهام عاجلة، ولكنَّها ليست ذات أهمية؛ لذا أوجد شخصاً قادراً وفوِّضه.

ينطوي التفويض على إيجاد الشخص الأكثر قدرةً للمهمَّة وشرح متطلباتها، ومنح الشخص الوقتَ والتوجيه الكافيين لإخراج المهام من قائمتك -وعقلك- تماماً.

3. استفد من تقنية “إيفي لي” لترتيب مهامك اليومية بناءً على أولويَّتها الحقيقية:

هل وجدت نفسك يوماً تنتهي بقائمةٍ كبيرةٍ من المهام العاجلة والهامَّة في الوقت نفسه؟

إليك الحل: ابحث عن وسيلةٍ للتعمُّق أكثر لمعرفة الأهمية الحقيقية لهذه المهام.

طوَّر مستشار الإنتاجية “إيفي لي” (Ivy Lee)، أحد أكثر الأساليب فعاليةً للقيام بذلك قبل أكثر من 100 عام؛ حيث ترشدك تقنيته إلى كيفية تحديد أولويات يومك من خلال الالتزام ببعض القواعد، ومنها:

• في نهاية كلِّ يوم، ميِّز المهام الستَّ الأكثر أهميَّةً التي يتعيَّن عليك القيام بها في اليوم التالي.
• رتِّبها حسب أهميَّتها الحقيقية.
• ركِّز على المهمَّة الأولى كأوّل شيءٍ تقوم به في اليوم التالي، واعمل عليها حتَّى تنتهي من المهمَّة قبل العمل على المهمة التي تليها.
• طبِّق الاستراتيجية نفسها للعمل على المهمَّة التالية، وانقل العناصر غير المكتملة إلى قائمةٍ جديدةٍ لليوم التالي.
• كرِّر هذا الإجراء كلَّ يوم.

تُمكِّنك استراتيجية المهام الفردية هذه من الاستمرار في التركيز على تحديد أولويات المهام بشكلٍ صحيح.

4. استخدم تقنية الترتيب الأبجدي للمهام لفصل المهام ذات الأولويات المتشابهة:

يمكن أن يساعدك استخدام تقنية “إيفي لي” على تحديد أولويات أنشطتك اليومية، إذ إنَّ أحد الأسئلة التي لا تزال بحاجةٍ إلى طرحها: كيف أحدِّد الأولوية الحقيقية للمهمَّة؟

قد تعترضك أحياناً مهام تشعر فيها أنَّها تشترك في المستوى نفسه من الأهمية؛ فإذا كنت مشغولاً بمهام صعبةٍ أو أكثر تطلباً، فقد لا يناسبك مبدأ باريتو أو مصفوفة أيزنهاور.

هذا هو السبب في أنَّ “برايان تريسي” أوصى بتقنية الترتيب الأبجدي للمهام لتحديد أولويات المهام بفعالية، حيث تحدِّد هذه الطريقة مستويين أو أكثر لكلِّ مهمَّةٍ بدلاً من إبقائها في المستوى نفسه من الأهمية.

كيف تعمل طريقة الترتيب الأبجدي للمهام؟

• تصفَّح قائمة مهامك، وسمِّ كلَّ عنصرٍ بالترتيب من الألف إلى الياء، مع تحديد (أ) على أنَّه العنصر الأكثر أهمية.
• عيِّن رقماً يوضِّح الترتيب الذي ستكمل فيه كلَّ مهمَّة.
• كرِّر هذه العملية حتَّى تُعيِّن الأحرف والأرقام لجميع المهام.

تصبح الأولوية الحقيقية لكلِّ مهمَّةٍ أكثر وضوحاً عند إنشاء طبقاتٍ متعددةٍ من تحديد الأولويات لكلِّ مهمَّة.

5. “كُل الضفدع” لتكمل يومك بشكلٍ أكثر إنتاجية:

الآن بعد أن حدَّدت مهمَّتك، فقد حان الوقت لوضع أفضل استراتيجيةٍ لقضاء يومك، إذ يتطلَّب تحديد الأولويات الفعَّال للمهام، وضع استراتيجياتٍ فعَّالةٍ أيضاً.

أنجز أصعب مهمَّة لتتمكَّن من تحديد مسار بقية يومك؛ وبالطبع، توفِّر لك أكثر المهام أهميَّةً الطاقة والإلهام والقدرة على التحمُّل لمواصلة العمل طوال اليوم. ويوصي الكثير من مدربي الإنتاجية بالعمل على مهامك الأكثر أهميةً في أقرب وقتٍ ممكن.

إليك كيف يصف (مارك توين) “Mark Twain” الأمر: “إذا وجب عليك أكل ضفدعٍ حي، فلا جدوى من النظر إليه لفترةٍ طويلةٍ جداً”.

“الضفادع” هي تلك المهام الأكثر صعوبةً وأهمية؛ وعند ابتكار وسائل تحديد أولويات يومك، يُنصح بوضع “الضفادع” على رأس قائمة مهامك، حيث يساعدك هذا النهج على القيام بمهام صعبة، ويُبقيك متحمساً طوال اليوم.

6. اتباع طريقة “وارن بافيت” المكونة من قائمتين لتحديد أهداف جيدة:

لن تؤدِّي كفاءتك إلى نتائج ذات مغزى إذا كنت تسعى إلى تحقيق أهداف خاطئة، وهذا هو السبب في أنَّه عليك تقييم أهدافك وأولوياتك، للتأكُّد من أنَّها تتماشى ومهام حياتك.

قدَّم لنا “وارن بافيت” (Warren Buffett) طريقة إنتاجيةٍ من ثلاث خطوات، استخدمها في تحسين إنتاجية موظفيه، وتسمَّى “تقنية القائمة الثانية” (2List Technique). وإليكَ كيف تعمل:

• الخطوة الأولى: تمييز أفضل 25 هدفاً. يمكن أن تكون هذه الأهداف أهدافك المهنية، أو أهداف عملك، أو أهدافك التعليمية، أو أهداف حياتك، أو أيَّ شيءٍ تريد تخصيص وقتك له.
• الخطوة الثانية: وضع دائرةٍ حول خمسة أهدافٍ هامَّةٍ من القائمة. إذا كنت قد كتبت أفضل 25 هدفاً، فيمكنك وضع دائرةٍ حول أهمِّ 5 أهدافٍ قبل القراءة.
• الخطوة الثالثة: نقل أيِّ هدفٍ لم تُحِط به بدائرة إلى قائمة “المهام الواجب تجنُّبها”، والتركيز فقط على المهام الهامَّة، بما يتماشى وأولوياتك طويلة المدى.

7. تعزيز ساعاتك الأربع والعشرين، مع مضاعفة الوقت:

تتعلَّق أولويات المهام بالوقت أيضاً، ويمكن أن يؤدِّي تنفيذ المهام الصحيحة إلى توفير مزيدٍ من الوقت لك في المستقبل؛ وإلَّا سيؤثِّر ذلك سلباً في وقتك.

أفضل وسيلةٍ لتصبح أكثر وعياً بكيفية تأثير اختياراتك في التزاماتك المستقبلية هو مضاعفة الوقت لأقصى حد.

يوصي “روري فادن” (Rory Vaden) بأن تكتشف الأشياء التي يمكنك القيام بها اليوم، والتي يمكن أن تؤثِّر بشكلٍ إيجابيٍّ في غَدِك؛ وبعبارةٍ أخرى: فكِّر في أفضل الوسائل لزيادة وقتك اليوم، لتوفير بعض الساعات غداً.

نصيحة إضافية، قم بأهمِّ المهام في فترة إنتاجيَّتك القصوى:

ليس من الضروري تحديد أولويات المهام دوماً، حيث يمكنك تحسين إنتاجيَّتك من خلال مواءمة مهمَّتك وأولويات الوقت؛ فلابدَّ وأن تحدث لديك تقلُّباتٌ في الطاقة والتركيز.

يسمَّى هذا الارتفاع والانخفاض بـ “منحنى الإنتاجية”، ويعني أنَّك تكون أكثر إنتاجيةً في فترةٍ معينة؛ لذا، ما عليك سوى معرفة تلك الأوقات، وتخطيط أولوياتك القصوى في ذلك الوقت.

إنَّ أفضل طريقةٍ لتكون مُنتجاً طوال اليوم هو معرفة ذروة لحظاتك الإنتاجية.

في الختام:

يستغرق الأمر وقتاً لتصبح أفضل عندما يتعلَّق الأمر بتحديد أولويات المهام؛ لكن مع اتباع النظام الصحيح، يمكنك معرفة المهام التي يجب التركيز عليها، واكتشاف أهميَّتها الحقيقية، وإنجازها عندما تكون في حالاتك الأكثر إنتاجية.

المصدر