الدليل الكامل لاحتراف البريد الالكتروني جيميل Gmail

تمّ إطلاق هذا البريد الالكتروني أول مرة في عام 2004، ويقدّر عدد مستخدمي جيميل في عام 2018 بـ 1.5 مليار مستخدم نشط. كما تتوفر واجهة هذا البريد الالكتروني بـ 105 لغة، مما يجعله البريد المجاني رقم واحد في العالم.

يقدّم هذا البريد الالكتروني مساحة تخزينية لرسائل بريدك الالكتروني وملحقاتها بسعة تخزينية تبلغ 15 جيغابايت مجانية، كما يمكنه الربط بشكل مباشر مع جوجل درايف خدمة تخزين الملفات السحابية الشهيرة من جوجل.

بعد هذا الشرح الموجز عن خدمة البريد الالكتروني جيميل، لنتعرف أكثر على ميزات هذا البريد الالكتروني وكيف يمكن احتراف العمل عليه، ليَسْهُل علينا استخدامه بالشكل الأمثل.

أولاً: إنشاء بريد الكتروني جديد باستخدام جيميل

خطوات إنشاء بريد الكتروني جديد سهلة وبسيطة، ولا تستغرق أكثر من دقيقة واحدة.

ثانياً: إنشاء رسالة بريد الكتروني وإرسالها

يمكن البدء بإنشاء رسالة بريد الكتروني جديدة، وذلك بالضغط على زر إنشاء Compose (على شكل إشارة + ملوّنة)، فيقوم جيميل بفتح نافذة محرر الرسائل التي تحتوي العديد من الخيارات.

بعد كتابة الرسالة وموضوع الرسالة وتحديد البريد الالكتروني الذي سيتم إرسال الرسالة إليه، يمكننا إضافة المرفقات إليها بحيث لا يتجاوز حجم الملفات المرفقة مجتمعة 25 ميغابايت، ثمّ بضغط زر إرسال Send يتم إرسال الرسالة إلى المرسل إليه.

يمكننا استقبال رسائل بمرفقات بحجم حتى 50 ميغابايت كحد أقصى، وفي حال احتجنا لاستقبال ملفات أكبر من هذا الحجم، يمكن لمرسل الرسالة استخدام أحد خدمات تخزين الملفات السحابية كجوجل درايف أو دروب بوكس وغيرها. الصورة التالية توضّح شكل نافذة تحرير الرسائل.

ثالثاً: إنشاء رسالة بريد الكتروني ذاتية التدمير والحذف

جوجل من أكثر الشركات التي تهتم بامان مستخدميها، فباستخدام ميزة ضمن جيميل تسمّى “الوضع السري Confidential Mode”، يمكن إنشاء وإرسال رسائل بريد الكتروني تحذف محتوياتها بعد فترة من الزمن نقوم بتحديدها، هذه الميزة مفيدة في حال إرسال رسائل سريّة تُحذف محتوياتها تلقائياً.

رابعاً: استخدام التصنيفات Labelsلتنظيم وإدارة رسائل البريد

تساعد التصنيفات Labels على إدارة أفضل لرسائل البريد الالكتروني، حيث تعمل هذه التصنيفات كوسوم Tags يمكن وضعها داخل رسالة البريد الالكتروني لتعليم الرسالة وسهولة فلترتها. تتفوّق فكرة التصنيفات Labels على فكرة المجلّدات القديمة التي لازالت مستخدمة في بقية مزودات خدمة البريد الالكتروني مثل Yahoo و Outlook، وذلك بأنه يمكن وضع أكثر من تصنيف Label ضمن الرسالة الواحدة في حين أنه باستخدام المجلدات لا يمكن وضع الرسالة إلا ضمن مجلد واحد فقط.

خامساً: إدارة صندوق البريد الوارد

تولي جوجل عناية خاصة بالطريقة التي سيتم فيها عرض صندوق البريد الوارد، حيث قدّمت العديد من التقنيات، بدءاً من استخدام طريقة المحادثة لعرض الرسائل، وانتهاءً باستخدام التصاميم والألوان Themes. كما يوفّر جيميل طريقة جديدة ذكية لتنظيم صندوق الوارد تحت اسم البريد الهام Priority Inbox.

سادساً: الفلاتر Filters أحد أهم أدوات جيميل لتحكّم كامل برسائل البريد الالكتروني

تستخدم الفلاتر Filters في جيميل كأحد أهم وأقوى أدوات الحذف التلقائي للرسائل الغير مرغوبة، كما يمكن استخدامها للتنظيم التلقائي وإعادة التوجيه أو الرد التلقائي على الرسائل الواردة.

سابعاً: استخدام الردود الجاهزة Canned Responses كقوالب جاهزة توفر الوقت في كتابة الرسائل

يحوي محرر الرسائل ضمن جيميل ميزة مدفونة، هذه الميزة غير مفعلة بشكل افتراضي، يجب تفعيلها ليمكنك بعدها إنشاء قوالب نصوص جاهزة تريحك من عناء كتابة الرسائل التي تتكرّر معك بشكل دوري.

ثامناً: حفظ رسائل البريد الالكتروني كملفات PDF ومشاركتها

باستخدام متصفح جوجل كروم الشهير مع جيميل، يمكن حفظ أي بريد الكتروني وارد كملف PDF، كما يمكن حفظ مرفقاته مباشرة ضمن Google Drive.

تاسعاً: ميزة استخدام جيميل بدون اتصال انترنت Gmail Offline

باستخدام ميزة Gmail Offline، لم يعد السفر وانقطاع الانترنت مشكلة في تصفح رسائل البريد الوارد والرد عليها، إذ كل ما عليك تفعيل هذه الميزة ضمن بريدك الالكتروني جيميل، ليقوم بعدها جيميل بحفظ الرسائل الواردة ضمن متصفح جوجل كروم بحيث يمكنك تصفح بريدك الوارد والرد عليه بدون الاتصال بالانترنت، وعند عودة الاتصال بالانترنت يتم إرسال ومزامنة التغييرات التي قمت بها مع بريدك.

عاشراً: إدارة حسابات البريد الالكتروني الأخرى التي تملكها من داخل بريدك جيميل

في حال كنت تمتلك أكثر من بريد الكتروني واحد، لم يعد عليك بعد الآن فتح كل بريد على حدى، وإنما باستخدام ميزات جيميل أصبح بإمكانك إدارة بريدك الأخر والرد على الرسائل من داخل بريدك جيميل بدون مغادرته لتصفح بريدك الآخر.

الحادي عشر: التأكد من أنّ حسابك جيميل محمي بما فيه الكفاية

بما أنّ جيميل أصبح البريد المفضّل لدى الكثير، وبما أنّ أغلبنا يقوم بربط هذا البريد مع الصفحات الشخصية الأخرى لمواقع التواصل الاجتماعي، كان لابُدّ لنا من التّأكّد من أنّ كامل الخيارات التي تؤثّر على حماية بريدنا الالكتروني من الضياع أو السرقة هي جميعها تحت السيطرة.

الثاني عشر: تغيير كلمة المرور لبريد جيميل Gmail Password

قد نحتاج في بعض الأحيان لتغيير كلمة المرور الخاصة ببريدنا جيميل لعدة أسباب. إنّ خطوات تغيير كلمة المرور هذه بسيطة جداً وغير معقدة.

الثالث عشر: إنشاء نسخة احتياطية كاملة عن رسائل البريد الالكتروني

قد نضطر في بعض الأحيان لعمل نسخة احتياطية كاملة تستخدم كارشيف يمكن الرجوع إليها في أي وقت بدون انترنت، قامت جوجل بعمل أداة Google Takeout، لتمكننا من عمل نسخة احتياطية على شكل ملف بصيغة .mbox يمكن فتح هذه النسخة عن طريق برامج إدارة البريد الالكتروني على سطح المكتب كموزيلا ثاندربيرد.