كيف تقلِّل الوقت الضائع في عمل فريقك؟ وتبقيه نشطاً ومنخرطاً في العمل

سوف نستكشف في هذه المقالة مخاطر “الوقت الضائع” على عملِ فريقك، والخطوات التي يمكنك اتخاذها لتقليل ذلك؛ كما سنناقش أيضاً ما الذي يمكنك القيام به أنت وفريقك لاستخدام الوقت الضائع بشكلٍ منتجٍ.

أثر الوقت الضائع:

ينشأ “الوقت الضائع” عندما يُترَك أعضاء الفريق مع القليل جداً من العمل، أو عندما لا يملكون عملاً للقيام به بالمُطلق؛ ويمكن أن يكون هناك العديد من الأسباب لذلك. على سبيل المثال: انتظارُ شخصٍ آخر ليكمل مهمَّةً ما قبل التمكُّن من متابعة مهام تتعلق بها، أو تأجيل اجتماعٍ كان من المقرَّر تخصيص العمل للأفراد من خلاله، أو بسبب إنهاءِ العمل في وقتٍ أقربَ من المُتوقَّع.

إنَّ فترة راحةٍ قصيرةً في جدولٍ مزدحمٍ يمكن أن تكون أمراً مرغوباً به، ولكن إن بقينا دون وقتٍ محدَّدٍ للراحة، فإنَّ فترة التوقف عن العمل يمكن أن تنقلب سلبياً لتسبِّب الملل، وهذا ما يعدُّه بعض قادة الأعمال أسوأ من التوتر الناتج عن الرضا الوظيفي في العمل ومستويات الطاقة، حيث تشير إحدى الدراسات عام 2014 إلى أنَّ المَلل أيضاً يمكن أن يسبِّب التوتر.

يمكن أن يكون للوقت الضائع تأثيرٌ ماليٌّ خطيرٌ في منظَّمتك، ويقدِّر أستاذا الإدارة والباحثان “أندرو برودسكي” (Andrew Brodsky) و”تيريزا أمابيل” (Teresa Amabile) أنَّ عدم قيام الموظفين بأيِّ عملٍ يكلِّف الاقتصاد الأمريكي حوالي 100 مليار دولارٍ سنوياً. والأكثر من ذلك، في حال كان أعضاء فريقك يشعرون بالملل أو عدم التحدي، فمن المُرجَّح أن تقلَّ إنتاجيَّتهم، وأن يزداد معدَّل دوران الموظفين لدى المُنظَّمة.

كما أنَّ للمُماطلة نتيجةٌ أخرى للوقت الضائع، فعندما يكون لدى الأفراد القليل جداً من العمل للقيام به، فقد يستغرقون وقتاً أطول لإكمال مهامهم عندما يصبحون مشغولين بالأعمال التالية؛ ويمكن لذلك أن يسبِّب “أوقاتاً حرجةً” فيما بعد، ولاسيما إن حدثَ تغييرٌ مفاجئٌ في أعباء العمل.

كما يمكن أن تزداد السلوكات السلبية في العمل، فقد يشتِّت الفرد الخامل والكسول انتباه الآخرين، أو يتصرَّف بطريقةٍ غير أخلاقية مثل: إساءة استخدام ممتلكات الشركة، أو أخذ مزيدٍ من الإجازات المرضية.

6 طرق لتقليل الوقت الضائع في عمل فريقك:

سيكون لديك فريقٌ أكثرُ سعادةً وإنتاجيةً وإنجازاً إن كان بإمكانك الحفاظ على تفاعل الجميع، والعمل بشكلٍ بنَّاء، ومنع وجود وقتٍ غير مُستثمَرٍ بشكلٍ جيد. إليك الطرائق الست التالية كي تُحقِّق ذلك:

1. تقييم أعباء العمل بانتظام:

قد لا يرغب أعضاء فريقك بالاعتراف بأنَّهم يملكون وقتاً ضائعاً، خوفاً من تعريض أعمالهم إلى الخطر، ولكن لا يمكن معالجة المشكلة إن لم تُدرِك وجودها؛ لذا تحقَّق مع موظفيك بانتظامٍ من ذلك، وشجِّعهم على التحدُّث بصراحةٍ عن أعباءِ عملهم.

تعدُّ الإدارة باستخدام أسلوب التجول عن قرب (MBWA) طريقةً فعَّالةً للقيام بذلك، ولكن عليك الحرص على تجنُّب إعطاء انطباعٍ بأنَّك تبحثُ عن التفاصيل الدقيقة لأنشطة فريقك.

مثلاً: قد تجد أنَّ بعض أعضاءِ فريقك لا يجدون عملاً للقيام به، بينما يتراكم الكثير من العمل على عاتق بعضهم الآخر؛ ولهذا يمكن أن تساعدك المعرفة التي يمكنك اكتسابها من خلال العودة إلى “أرض الميدان” في توزيع المهام بشكلٍ متساوٍ في المستقبل.

2. مراجعة العمليات الخاصة بك:

يمكن أن تُسبِّب اختناقات العمل وقتاً ضائعاً في جميع مستويات المنظمة، وقد يكون سبب ذلك: الأشخاص أو العمليات أو التكنولوجيا.

على سبيل المثال: قد تتطلَّب بعض المهام انتهاء عمل بعض كبار المدراء عليها قبل أن يتمكَّن الفريق من المضي قُدُماً بها، كما قد لا تكون الأنظمة والإجراءات مناسبةً لغرض العمل، أو قد تتطلَّب بعض المشاريع شخصاً محدَّداً أو موثوقاً لضمان سيرها بسلاسة.

3. تطوير مهارات التنافس في فريقك:

لكي يؤدِّي أعضاء فريقك أفضلَ ما لديهم، يجب أن تتطابق مهامهم مع مهاراتهم ومعارفهم وخبراتهم؛ فإذا أنهى أحد أعضاء الفريق العمل بشكلٍ روتينيٍّ وسريع، فقد يكون مؤهَّلاً أكثر من اللازم، ويحتاج إلى شيءٍ أكثر صعوبةً للقيام به.

يمكن لعمليةِ صياغة الوظائف أن تزيد من المشاركة، وتقلِّل الآثار السلبية للملل؛ لذا اعمل مع عضو فريقك لفهم مجموعة مهاراته، وما الذي يريده من وظيفته.

من ناحيةٍ أخرى، فربَّما يجد هذا الفرد أنَّ العمل صعبٌ للغاية، أو أنَّه يتسرَّع في القيام به، أو أنَّه لا يفهم تماماً كيفية إكماله وفق المعيار المطلوب؛ لذا في هذه الحالة، يمكنك تقديم التدريب أو استخدام تقييم الاحتياجات التدريبية لتحديد ومعالجة فجوة المهارات.

4. تدريب فريقك على إدارة الوقت:

إنَّ إدارة الوقت الجيد طريقةٌ أخرى لتقليل الوقت الضائع في فريقك، فقد وجدت دراسةٌ أُجرِيَت في هولندا أنَّ الموظَّفين الذين يتمتَّعون بمهاراتٍ أفضل لإدارة وقتهم، أقلّ عرضةً إلى التشتت.

5. دعم أهداف فريقك وتطوير الذات:

إنَّ التقييمات السنوية ليست كافيةً دوماً للحفاظ على تفاعل أفراد فريقك، وعليكَ أن تتأكَّد من امتلاكهم أهدافاً إضافيةً يسعون من أجلها عندما تنخفض كمية “عملهم المعتاد” .

يمكن أن يكون ذلك على شكل مشاريع خاصة، مثل: تطويرِ مهاراتٍ جديدةٍ تكمِّل أدوارهم الرئيسة، ويعتمد ذلك على كلِّ فرد، وعلى احتمالية حدوث الوقت الميت، فقد تختار تحديد الأهداف كلَّ ثلاثة أشهرٍ أو شهرياً أو حتَّى أسبوعياً. ناقش ذلك مع أعضاء فريقك، وتأكَّد أنَّ هذه الأهداف ذكية، وتَحقَّق باستمرارٍ من إمكانية تحقيقهم لتلك الأهداف، واستفد من تقييمات الاحتياجات التدريبية للأفراد (راجع الفقرة السابقة “تطوير مهارات التنافس في فريقك”) إن كنت تملك ذلك. ولكن، في حال عدم وجود ذلك، فكِّر في وضع أهداف التنمية قصيرة المدى التي يمكن أن تفيد كلَّ فردٍ على حدة، أو الفريق ككل.

يمكن أن يكون هناك برنامجٌ جديدٌ للتعلُّم عليه، أو دورةٌ تدريبةٌ مفيدة، أو مؤتمرٌ صناعيٌّ ما، أو حدثٌ للتواصل على سبيل المثال.

6. التفكير في عقود الساعات السنوية:

إنَّ عقود الساعات السنوية شكلٌ من أشكال العمل المرن الذي يمكن أن يُحسِّن الإنتاجية ويقلِّل من خطرِ الوقت الضائع.

يُستخدَم هذا الأسلوب غالباً في الأعمال التجارية التي تخضع للتغييرات الموسمية أو تقلُّبات الطلب الأخرى، ولكن يمكن تطبيق ذلك في مجالاتٍ أخرى أيضاً.

تتيح لك ساعات العمل السنوية توظيف الأشخاص لعددٍ محدَّدٍ من الساعات كلَّ عام، ولكن يمكنك تخصيص تلك الساعات حسب الحاجة، وهذا يعني أن الأفراد يمكن أن يكونوا مُنخرِطين بالعمل خلال الأوقات المزدحمة حقاً، ولكن يمكنهم أخذ بعض الراحة بدون الشعور بالذنب عندما تصبح الأعمال راكدة.

ماذا تفعل عندما يحدث وقتٌ ضائع في فريقك؟

على الرغم من بذل الكثير من الجهود، إلَّا أنَّ الوقت الضائع قد يستمرُّ بالحدوث في فريقك لأسبابٍ خارجةٍ عن إرادتك. تُظهِر الأبحاث أنَّ الأشخاص يملكون دوافعَ لتقليل الملل -خاصةً في العمل- وأنَّهم سيحاولون إيجاد طرائق للحفاظ على الانشغال، ولكنَّك كمديرٍ قد يكون لديك بعض الأوقات التي تتطلَّب منك تدخلاً مباشراً.

اعترف أولاً بالحالة، فإن كان هناك هدوءٌ حقيقيٌّ في العمل لا يمكنك معالجته بشكلٍ مباشر، فتأكَّد من أنَّ أعضاء فريقك يعلمون أنَّك على درايةٍ بذلك، ثمَّ خذ في عين الاعتبار الإجراءات التالية:

1. إعداد المهام “فقط في بعض الحالات”:

احتفظ بقائمةٍ تحوي المهام الضرورية ذات الأولوية المنخفضة، والتي يمكن للأشخاص العمل عليها عندما تكون الأمور هادئة. يمكن لهذه المهام أن تشمل بعض الأشياء الإدارية، أو العمل على مشروعٍ بعيد الأمد، أو القيام ببحثٍ ما.

كُن على درايةٍ أنَّ بعض الأشخاص قد يكرهون ما يرونه “عملاً مُجبراً”، ولاسيما إن كانوا يشغلون منصباً رفيع المستوى، أو إن كان دورهم متخصصاً للغاية.

في مثل هذه الحالات، أكِّد على أهمية هذه المهام لأهداف عمل فريقك.

2. التفويض والتعاون:

تحقَّق من قائمة المهام الخاصة بك، وشارك مهامك مع أعضاء فريقك.

إن كنت غير متأكدٍ بشأن المهام المناسبة للتفويض، ولمن يجب أن تقوم بتفويضها؛ فإنَّ مقالتنا حول “7 خطوات ضروريّة لتفويض ناجح” تقدِّم لك الكثير من التوجيه.

بدلاً من ذلك، يمكن لفريقك أن يُقدِّم بعض الدعم للأقسام الأخرى في المنظمة، حيث يمكن لذلك أن يوفِّر فرصاً للتدريب المتقاطع، ويساعد في كسر الحواجز وتحسين التواصل بين الأقسام.

يمكن للتعاون بهذه الطريقة أن يُلهِم أعضاء الفريق لإيجاد طرائق جديدةٍ للعمل، ويساعد في التعامل مع الأوقات العصيبة في الفرق الأخرى أيضاً.

تلميح:

عندما تقلُّ كميةُ العمل -حتَّى لو كان ذلك بشكلٍ مؤقتٍ- قد يصبح أعضاء فريقك قلقين بشأن ما يعنيه ذلك بالنسبة إلى مستقبلهم، أو بالنسبة إلى العمل ككل؛ لذا يمكنك إبقاؤهم على اطلاعٍ قدر الإمكان على ما يحدث “خلف الكواليس”، مع مراعاة الالتزاماتِ السريَّة الخاصَّة بك.

المصدر: موقع “مايند تولز”.