ما هي الاجتماعات التي يجب تخطِّيها عند العمل من المنزل؟

إذا بدأتَ مع شركتك في العمل عن بُعدٍ في الأسابيع القليلة الماضية، فقد شعرت -على الأرجح- بالرغبة بإضافة اجتماعاتٍ إلى جدولك لتعويض نقص التفاعلات التي كانت تحدث في المكتب بشكلٍ دوري.

ومع تصنيف الشعور بالوحدة باعتباره ثاني أكثر التحديات شيوعاً بين العمَّال عن بُعد، وذلك وفقاً لمسحٍ أجرته شركة “بافر” (Buffer) الرائدة في مجال الشبكات الاجتماعية، فإنَّ إيجاد مزيدٍ من فرص التفاعل أمرٌ منطقي.

ومع ذلك، فإنَّ مجرَّد عقد مزيدٍ من الاجتماعات من المرجَّح أن يُعوِّق إنتاجية موظفيك، بالإضافة إلى أنَّه قد لا يُخلِّصهم من الشعور بالوحدة.

وفقًا لمؤسسة “آتلاسيان” (Atlassian) لتطوير البرامج وإدارة المشروعات، يقضي الموظَّف ذو الخبرة عادةً من ساعةٍ إلى ثلاث ساعاتٍ يومياً في الاجتماعات، ويُقوَّم نصف هذا الوقت على أنَّه وقتٌ غير منتج (ربَّما يكون هذا الأمر أكثر إثارةً للدهشة). كما أفادت دراسةٌ نُشِرت في مجلة “هارفارد بيزنس ريفيو” (Harvard Business Review)، أنَّ 65 بالمئة من كبار المدراء يرون أنَّ الاجتماعات فشلت في تقريب فرقهم من بعضها بعضاً.

في حين أنَّه قد يكون من المنطقي زيادة تفاعلاتك مع أعضاء الفريق خلال هذا الظرف الاستثنائي (جائحة فيروس كورونا)، ولكن عليك أن تتجنَّب إضاعة الوقت في الاجتماعات عبر القيام بما يلي:

1. إعادة ضبط الاجتماعات المتكررة:

تتسبَّب الاجتماعات المتكررة بضياع الوقت، وخاصةً عندما تنسى إلغاءها، وفي تلك الحالة، إمَّا أن يفقد الاجتماع أهميته، أو أنَّك لن تكون بحاجةٍ إليه مجدداً. إذا قمت بإعادة ضبط اجتماعاتك، فستلاحظ أنَّ بعضها قد يكون هامَّاً ومن الضروري تكراره، وأنَّ بعضها الآخر ليس بالأهميَّة التي كنت تعتقدها.

بالإضافة إلى عمليات إعادة ضبط الاجتماعات الدورية، فمن المفيد قضاء بعض الوقت في نهاية كلِّ أسبوعٍ لمراجعة الاجتماعات المتكررة للأسبوع القادم، لمعرفة ما إذا كان من الضروري إجراؤها في ذلك الأسبوع أم لا.

2. جعل العروض التقديمية والتحديثات غير متزامنة:

الاجتماعات مزعجة؛ لأنَّها تتطلَّب من جميع الحاضرين التواجد في الاجتماع ومشاهدة المحتوى نفسه بوتيرةٍ ثابتة، وفي الوقت نفسه. يستحق هذا الأمر أن توقف عملك من أجله عندما تكون المواضيع معقدة، أو عندما تتوقَّع مناقشة مثمرة.

ومع ذلك، عندما يكون تدفق المعلومات من جانبٍ واحد، تكون وسائل التواصل غير المتزامنة -كالبريد الإلكتروني، أو الفيديو المسجل مسبقاً، أو التسجيلات الصوتية- أفضل؛ لأنَّها تسمح للأشخاص بالتفاعل مع المعلومات في أفضل وقتٍ وسرعة، وبمستوى أعمق.

لذا تجنَّب الاجتماعات التي تستمع فيها -في المقام الأول- إلى شخصٍ آخر يتحدَّث.

3. تجنُّب الاجتماعات التي تدور حول موضوعات بسيطة:

لا تتطلَّب المواضيع البسيطة عموماً محادثاتٍ كثيرة، ممَّا يجعل الاجتماعات بشأنها غير ضرورية. في مراجعتك لاجتماعات الأسبوع القادم، قم بإجراء اختبارٍ تتبيَّن من خلاله فيما إذا كانت مواضيع الاجتماع بسيطةً أم هامَّة.

يجب إلغاء أيِّ اجتماعٍ يغطِّي موضوعاتٍ بسيطة من جدول الأعمال، والتعويض عنه باتصالاتٍ غير محدَّدة التوقيت.

4. تأجيل الاجتماعات عندما لا يتمكن جميع صنَّاع القرار من الحضور:

وفقاً لدراسةٍ أجرتها شركة “ثري إم” (3M)، فإنَّ ثلث الاجتماعات لا يحضرها جميع أصحاب القرار. يؤدِّي الاجتماع بدون حضور جميع صانعي القرار الرئيسين إلى عرقلة العمل، ويستهلك الوقت دون فائدةٍ تُذكَر، أو يؤدِّي إلى عقد اجتماعٍ آخر، أو تكرارٍ ثانٍ للاجتماع بعد أيامٍ أو أسابيع لاحقة، أو استبداله باتصالاتٍ غير متزامنة.

لتجنُّب حضور اجتماعٍ يفتقر إلى الأشخاص الأساسيين، تابع التطوُّرات مع صنَّاع القرار في مؤسستك عند مراجعة اجتماعات الأسبوع القادم إذا لم تكن متأكداً من حضورهم.

5. تجنُّب الاجتماع مع أكثر من 20 شخصاً:

وصف المؤرخ البريطاني “سي نورثكوت باركنسون” (C. Northcote Parkinson) اجتماعَ 20 شخصاً أو أكثر بأنَّه العامل المسبِّب لعدم الكفاءة، وذلك من خلال تجربته، حيث عانت الهيئات الحكومية التي تضمُّ أكثر من 20 عضواً صعوبةً كبيرةً في اتخاذ القرارات. كما تشير أهميَّة السلامة النفسية لنجاح الفريق إلى أنَّ الاجتماعات الكبيرة تُضِرُّ بالأداء، حيث يشعر أعضاء الفريق بالأمان عندما يتحدَّث الجميع لفتراتٍ زمنيةٍ متساويةٍ تقريباً، وهو أمرٌ من المستحيل حدوثه عندما يكون هناك الكثير من الأشخاص.

على الرغم من عدم إمكانية مشاركة الملاحظات معك عند دعوتك إلى اجتماعاتٍ كبيرة، إلَّا أنَّه يمكنك معرفة ما إذا كان هناك شخصٌ آخر من الحضور يمكنه تمثيلك، أو ما إذا كان يمكنك حضور الأجزاء ذات الصلة بعملك فقط.

بدلاً من إضافة الاجتماعات بشكلٍ عشوائي إلى تقويمك، استخدم هذه الفرصة الفريدة لتحديد الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات بشكلٍ صحيح.

المصدر