5 نصائح لإدارة فرق العمل عن بعد

ملاحظة: هذه المقالة مأخوذةٌ عن رجل الأعمال والمدون “راندي غارن” (Randy Gran)، والذي يحدِّثنا فيه عن تجربته الشخصية في إدارة الفرق عن بعد.

ولكن، وبحكم عملي كرائد أعمال، كنتُ محظوظاً بتعلُّم الدروس والتجارب التي ساعدتني في التكيف مع هذه الأوقات الغريبة؛ إذ كانت شركة “سوليوشن ستريم” (SolutionStream) -التي أنا شريك فيها- والتي مقرها في يوتا (Utah)، تتعامل مع مطوري ومصممي برامج ومديري منتجاتٍ يعملون في جميع أنحاء الولايات المتحدة، وقد توجَّب على قياداتها بناء وإدارة فرقٍ تعمل عن بعدٍ بطريقةٍ تضمن التشاركية والتعاون والمسؤولية الجماعية لفرق العمل.

يؤمن القادة أنَّ الفرق التي تعمل عن بعدٍ يمكنها الازدهار وتطوير منتجاتٍ ناجحةٍ ومبتكرة، وبالفعالية نفسها للفرق التي تعمل معاً بشكلٍ شخصي؛ بل ومن الممكن أن تتفوق عليها.

إليكم بعض أفضل الأدوات والاستراتيجيات التي اكتسبتها من العمل معهم، ومن مجالاتٍ أخرى، والتي تتيح للشركات استمرارية عملها وزيادة إنتاجيتها؛ وأهمُّ التغييرات التي ينبغي أن تطبِّقها على موظفيها:

1. استخدم برامج اتصال الفيديو:

إنَّ التواصل بطريقةٍ مستمرةٍ وجهاً لوجه يُعدُّ أمراً حيوياً لخلق شعورٍ بالعمل الجماعي، ولضمان أنَّ الأشخاص يتواصلون بشكلٍ جيد. ولكن عندما لا يكون ذلك متاحاً، فإنَّ التكنولوجيا تعطينا الحلول البديلة الأفضل، حيث تتيح مؤتمرات الفيديو -على عكس المكالمات الهاتفية- فرصةً أكبر للتواصل البصري الفعَّال، فأنت بحاجةٍ إلى رؤية ردود الفعل وتعبيرات الوجه والتأثير العاطفي للكلمات.

ولا تظن أنَّه يمكنك الانضمام إلى مكالمة فيديو مع عدم مشاركتك لشاشة الفيديو؛ لأنَّ ذلك يجعلها مكالمةً هاتفيةً مرةً أخرى. اجعل من التواصل بالفيديو وجهاً لوجهٍ أولوية، فإنَّ هذه الفروقات الدقيقة الصغيرة تحدث فارقاً كبيراً.

2. تحلَّ بالمرونة:

إنَّ منهجية أجايل (Agile)، أو الإدارة المرنة للمشاريع، تعتمد وبشكلٍ أساسي على أفراد الفريق وكيفية التفاعل فيما بينهم. وهي تشجِّع فرق العمل على إدارة المشاريع بشكلٍ أكثر كفاءة. ومنهجية سكرم (scrum)، أحد أشهر أُطر العمل الخاصَّة بتطوير التطبيقات بطريقةٍ سريعةٍ ومرنة.

تمتاز استراتيجية تطوير المنتجات هذه بكونها طريقةً مرنةً وشمولية، حيث يعمل فريق المطورين جميعاً كوحدةٍ واحدة من أجل تحقيق هدفٍ محددٍ مسبقاً. وفي أثناء تنفيذ المشروع، تحدث لقاءاتٌ يوميةٌ لفريق المشروع من أجل التواصل، وتحديد مهام العمل، وتقويم التقدُّم، ومراجعة الدروس المستفادة. يضمن أسلوب الإدارة هذا، أن يكون لكلِّ شخصٍ مهامُ واضحة، وفهمٌ لما يفعله كلُّ فردٍ في الفريق. إنَّها منهجيةٌ قوية، خاصةً عندما تُمارس في جميع أنحاء المنظمة، حتَّى على المستوى التنفيذي.

3. استخدم منصات العمل على الإنترنت:

بسبب الضرورة القصوى لضمان سير العمل، وللبقاء على اتصالٍ وثيقٍ مع فريقك أو موظفيك، لابدَّ أن تكون قد تزوَّدت بأدواتٍ عبر الإنترنت لهذا الغرض. هناك العديد من الأدوات المدهشة التي تسمح للجميع في الفريق برؤية المعلومات نفسها والتعاون عليها. وهذه مجموعةٌ منها أوصي بها:

• منصة ميرو (Miro): السبورة الجماعية عبر الإنترنت لاستخدام الوايت بورد وقوالب المشاريع.
• منصّة (Story on Board): أداة رسم خرائط قصة المستخدم التي تساعدك على فهم احتياجات المستخدم، وتحديد أولويات الأفكار المناسبة والتعاون مع الجميع حول خريطة قصة المستخدم.
• منصة جيرا (jera): نظامٌ حاسوبيٌّ تجاريٌّ لمتابعة المواضيع، ولإدارة المهام اليومية والشاملة.
• منصة سلاك (Slack): للدردشة والتواصل عن طريق الرسائل الفورية.
• حزمة (Google Suite): وما توفِّره من مجموعةٍ متنوعةٍ من الحلول للأعمال الجماعية.

ولتحقيق أكبر استفادةٍ ممكنةٍ من هذه الأدوات، يفضَّل استخدامها في أثناء إجراء مؤتمرات الفيديو كجزءٍ من كلِّ محادثة. أنصحك بألَّا تتردَّد في خوض هذه التجربة، واختيار الأدوات التي تناسب مجموعتك وتخدم مصلحة العمل.

4. تواصل بشكل مستمر مع فريقك:

حتَّى إذا شعرت أنَّك تتواصل بشكلٍ مستمرٍ وبكثافةٍ عالية، فمن الممكن أن يكون هذا غيرَ كافٍ. إنَّ أحد أكبر التحديات التي تواجه الفرق التي تعمل عن بعد، هو سوء الفهم وسوء التواصل.

من الممكن أن تساعدنا بعض الأدوات مثل: سلاك (Slack) في التواصل بشكلٍ أفضل، ولكنَّ الكلام المكتوب قد يُساء فهمه في كثيرٍ من الأحيان، وغالباً ما تكون الكتابة أبطأ بكثيرٍ مقارنةً بمحادثات الفيديو؛ لذلك فإنَّ الحل هو عقد اجتماعاتٍ يوميةٍ عبر مكالمات الفيديو للتأكُّد من أنَّ الفريق لايشعر بالعزلة والضياع. شجِّع أيضاً فريقك على استبعاد المحادثة عبر Slack، (أو قنوات الاتصال المكتوبة الأخرى)، والانتقال إلى الفيديو لضمان وضوح التواصل.

شاهد بالفيديو: 7 نصائح لإدارة الفرق عن بعد

[wpcc-iframe class=”embed-responsive-item lazyload” src=”https://www.annajah.net/fe/images/annajah_large.jpg” width=”640″ height=”385″ frameborder=”0″ allowfullscreen=”” data-src=”https://www.youtube.com/embed/UFHKQEaxI3w?rel=0&hd=0″]

5. حارِب الشعور بالعزلة:

تشير التقارير إلى أنَّ الشعور بالعزلة والوحدة من أكبر المشاكل التي يعاني منها الموظفون عن بعد. تحتاج كقائدٍ للفريق إلى التأكُّد من أنَّ الناس لا يزالون يشعرون بالصلات الاجتماعية التي تترافق مع بيئة العمل، كما ويجب الحفاظ على آلية العمل الجماعي، وتبادل الثقة، وعلاقات العمل الجيدة، والتفاعل الشخصي، حتَّى ولو كان بشكلٍ افتراضي عبر وسائل التواصل الاجتماعي.

يحتاج الفريق أيضاً إلى تفاعلٍ وتواصلٍ اجتماعيٍّ مع بعضهم بعضاً، لتقوية أواصر المودة والصداقة؛ ولذلك من الهامِّ جداً جدولة اللقاءات الاجتماعية المنتظمة عبر الإنترنت بين أعضاء فريقك، وتشجيع المحادثات في أوقات الراحة من العمل. ويمكنك أيضاً تنظيم لقاءاتٍ على وجبات غداءٍ افتراضية، أو ساعات كوكتيل؛ لإزالة الحواجز وجعل أعضاء الفريق تصرُّفون على طبيعتهم.

في النهاية، وعلى الرغم من انتشار نمط العمل عن بعدٍ بسبب وباء الكورونا، فإنَّ استخدامك لهذه المهارات يضمن لك أن يكون عملك وفريقك فعَّالين وسعداء، مع الحفاظ على سلامتك في ظلِّ ظروف التباعد الاجتماعي.

المصدر