هل تشعر بانخفاض إنتاجيتك؟ خطط ليومك وأسبوعك ثم لاحظ الفرق

ما هو التخطيط؟

يُقصَد بالتخطيط: عملية وضع خطة لتحقيق هدف في المستقبل، وتحديد الوسائل والكيفية التي يحتاج إليها تحقيقه، وطريقة إدارة الوقت في سبيل الوصول إلى هذا الهدف.

فالتخطيط هو الحد الذي يفصل بين الحياة المنظمة المرتبطة بتحقيق هدف معيَّن، وبين الحياة الفوضوية دون هدف، ومن لا يُخطط لحياته، فلن يصل إلى أهدافه؛ ذلك لأنَّه حددها ولم يكلف نفسه عناء رسم الطريق المؤدي إليها.

أهمية التخطيط:

تأتي أهمية التخطيط في حياتنا، للأسباب الآتية:

1. تحقيق الأهداف:

ينطلق التخطيط من الأهداف، فهو ينظِّم حياتك للوصول إلى هذه الأهداف.

2. إدارة الوقت:

يُساعدك التخطيط على تنظيم وقتك، وتخصيص وقت محدد لكل المهام والأعمال، وأوقات الراحة؛ بحيث تجد وقتاً كافياً لإنجاز كل شيء.

شاهد بالفيديو: 10 طرق لتحسين مهارات إدارة الوقت لديك

[wpcc-iframe class=”embed-responsive-item lazyload” src=”https://www.annajah.net/fe/images/annajah_large.jpg” width=”200″ height=”385″ frameborder=”0″ allowfullscreen=”” data-src=”https://www.youtube.com/embed/iBP_VIBBiA0?rel=0&hd=0″]

3. تحسين الإنتاجية:

يضمن لك التخطيط تحسين إنتاجيتك في حياتك المهنية والشخصية، فالتخطيط ينظم وقتك، ويجعلك تركز على ما يخدم هدفك، وتبتعد عمَّا يُلهيك عنه؛ ممَّا يزيد من إنتاجيتك.

4. تنمية الإبداع:

يُوفر لك التخطيط والتنظيم متسعاً من الوقت للقيام بنشاطات إبداعية وممارسة هوايات ومجالات أنت شغوف بها.

5. تقليل التوتر والقلق:

يساعدك التخطيط على تقليل شعورك بالتوتر والضغط، كونه يوفر لك معرفة ما المطلوب منك خلال يومك، وكيف ومتى تنجزه، فلن تقلق بشأن ضيق الوقت، أو الاضطرار إلى إلغاء عمل ما.

6. تجاوز العقبات:

يوفر لك التخطيط إمكانية تجاوز العقبات والمصاعب، من خلال توقعها والاستعداد لها، والتأقلم مع المستجدات والظروف المتغيرة.

7. تقييم الذات:

يُتيح التخطيط لك إمكانية تقييم ذاتك وإنجازاتك، من خلال مقارنة ما أنجزتَه مع ما خططتَ له.

8. تعزيز الصحة الجسدية:

ينظم التخطيط حياتك، ويعزز الصحة الجسدية لديك من خلال تخصيص وقت لممارسة الرياضة، والاهتمام باتِّباع نظام غذائي صحي، كما يعزز من الصحة العقلية لديك من خلال تقليل التوتر والقلق.

9. التخلص من إضاعة الوقت:

يقضي التخطيط على احتمال إضاعة الوقت في أمور لا طائل منها.

كيف أخطط لحياتي؟

• قبل أن تخطط لحياتك، يجب أن تحدد رسالتك في الحياة؛ بمعنى آخر، أن تحدد أهدافك في الحياة، وبعدها تبدأ بالتخطيط لحياتك، فالتخطيط ينطلق من الأهداف ويسعى إلى تحقيقها.
• تحديد الأهداف الكبيرة التي تسعى إليها، والخطوط العريضة لمتطلبات تحقيقها؛ إذ إنَّ مجرد تحديد تلك الأهداف لا يكفي لتحقيقها، فأنت لن تصل إليها ما لم تقسمها إلى أجزاء ومراحل؛ أي أنت بحاجة إلى التخطيط الجزئي، وهو التخطيط السنوي والشهري والأسبوعي واليومي، حتى تزيد إنتاجيتك وتقترب من أهدافك الكبيرة.
• يُقصَد بالتخطيط السنوي وضع الخطط لحياتك على مدى سنة؛ حيث يُحدَّد الهدف الجزئي التي يجب تحقيقه في هذه السنة، والذي يصب في الأهداف الكبيرة التي وضعتَها لحياتك.
• ينبثق التخطيط الشهري من التخطيط السنوي، وهو ما تهدف إلى إنجازه وتحقيقه كل شهر في السنة، حتى تصل إلى الهدف السنوي.
• يُعَدُّ التخطيط الأسبوعي، والتخطيط اليومي، أمرين في غاية الأهمية، وإهمالهما غالباً ما يؤخر وصولنا إلى أهدافنا الكبيرة، إن لم يُفقِدنا إياها أصلاً.

كيف أخطط ليومي؟

عند إجراء مقارنة سريعة بين شخصين، أحدهما يُخطط ليومه التالي، والآخر لا يُخطط، سوف نجد أنَّ الشخص الأول ينظم حياته، ويُوجِد غاية وهدفاً من يومه، بينما الشخص الآخر تعمُّ الفوضى حياته، وينقضي يومه دون أيِّ إنجاز يُذكَر.

إذن أنت بحاجة إلى التخطيط اليومي، حتى تنظم وقتك، وتزيد إنتاجيتك وتقترب من أهدافك، فضلاً عن محاسبة نفسك على التقصير؛ إذ إنَّك حين تضع أهدافاً صغيرة ليومك، وينقضي اليوم دون تحقيقها، ستشعر بإضاعة الوقت والبعد عن أهدافك.

أساسيات التخطيط اليومي الناجح:

1. التخطيط قبل يوم:

يجب أن تخطط لليوم التالي من مساء اليوم السابق له؛ بحيث تستيقظ وأنت تعلم كل مهامك في هذا اليوم، ثم إنَّ عليك ألَّا تخطط بشكل شفهي أو تترك التخطيط مجرد أفكار ترسمها في ذهنك؛ بل أحضر ورقة وقلماً، وابدأ تسجيل ما تريد إنجازه في اليوم التالي؛ إذ تُحرِّك الكتابة حواسك كلها، وتجعلك تشعر بالجدية والأهمية.

2. تقسيم اليوم:

يمكنك التخطيط ليومك بتقسيمه إلى أوقات محددة ومخصصة، وتحديد المراد إنجازه في كل وقت، كأن تخصِّص وقتاً للرياضة، ووقتاً للدراسة أو العمل، ووقتاً للمطالعة، ووقتاً للعائلة، ووقتاً لتعلُّم لغة معيَّنة أو أي أعمال ونشاطات من شأنها مساعدتك على بناء مستقبلك وتحقيق هدفك.

3. الاستيقاظ مبكراً:

يشير أغلب الخبراء إلى أهمية الاستيقاظ مبكراً في تنظيم اليوم، والشعور بالنشاط والجدية؛ حيث إنَّك بمجرد التأخر في الاستيقاظ إلى وقت متأخر من النهار، يجلب شعور الكسل والفوضى؛ لذا يُنصَح بالنوم مبكراً، والاستيقاظ في موعد محدد، والحرص على الحصول على 8 ساعات نوم متواصلة، فهذا كفيل بجعلك تبدأ يومك بنشاط وحيوية.

4. المثابرة والاستمرار:

يبدو كل شيء صعباً في البداية، وقد تجد صعوبة بالالتزام في الفترة الأولى؛ لذا ثابر واستمر، ولا تستسلم أو تمل، فالصعوبة تكمن في البدايات فحسب، وبمجرد أن تنجح فيها، ستشعر بالإنجاز وبالثقة بالنفس، وتجد أنَّ الأمر بات روتينياً وسهلاً.

5. الترفيه والاستمتاع:

لا يجوز أن تخطط ليوم عمل كامل من الصباح حتى المساء دون أن تفكر في الترويح عن نفسك، فأنت لست آلة لتعمل دون تعب أو ملل؛ لذا خصِّص وقتاً محدداً من يومك للترفيه والاستمتاع، كأن تشاهد فيلماً ممتعاً، أو تخرج مع صديق تحبه، أو تمارس هواية تحبها.

6. البدء بالأهم ثم الهام:

ركز في التخطيط على الأعمال ذات الأهمية القصوى بالنسبة إليك، فابدأ بها ولا تؤجلها؛ بل احرص على إتمامها، وأنت في قمة نشاطك وتركيزك، ومن ثم اذهب إلى المهام الأقل أهمية.

7. الترتيب:

حاول أن ترتب كل شيء من حولك، فالمكان الفوضوي يبعث فيك شعوراً لا إرادياً بالفوضى.

8. تقييم النفس:

لا تنسَ في نهاية اليوم أن تقيِّم نفسك؛ ماذا أنجزتَ، وبماذا قصَّرتَ أو أخطأتَ، وهل التزمتَ خطتك اليومية، وما هو سبب التقصير؟ تعلَّم من أخطائك، وقرر التعويض في اليوم التالي.

9. تجنُّب التسويف:

التسويف عدو النجاح، فما إن تبدأ بالتسويف، حتى تتراكم مهامك، وتفشل خطتك اليومية؛ لذا التزم بالخطة وكن حريصاً قدر الإمكان على إنهاء اليوم مع كل المهام التي خططتَ لإنجازها فيه.

10. عدم الحرج من قول “لا”:

لا تسمح للآخرين بإفشال خطتك، فتعلَّم قول كلمة “لا” لأيِّ طلب أو تصرُّف قد يُضيع وقتك ويُلهيك عن أهدافك، فمثلاً، إن طلبَ منك صديق الذهاب معه إلى مكان ما، فلا تشعر بالحرج وتوافق؛ بل اعتذر بكل لطف واشرح له أنَّك مشغول.

كيف أخطط لأسبوعي؟

لا يكفي أن تخطط ليومك؛ بل أنت بحاجة إلى التخطيط الأسبوعي؛ أي أن تضع أهدافاً تصل إليها وتريد تحقيقها في نهاية الأسبوع، ويكون ذلك كالآتي:

1. وضع جدول تقويمي:

قسِّم ما تريد إنجازه خلال أيام الأسبوع على جدول تقويمي؛ بحيث تحدد ما المفروض إنجازه في كل يوم، حتى تصل إلى تحقيق المطلوب في اليوم الأخير من الأسبوع.

2. التخطيط المسبق:

يجب أن تخطط لأسبوعك القادم، من نهاية الأسبوع الذي يسبقه؛ وذلك بأن تقرر ما تنوي إنجازه في أسبوعك القادم، على سبيل المثال: تعلُّم لغة ترغب في تعلُّمها، أو قضاء واجبات عائلية معيَّنة، أو مطالعة كتاب محدد، أو إنهاء عمل متراكم.

3. ترك وقت للمتعة:

لا تكن صارماً مع نفسك، وتخصص كل الأوقات للعمل، فأنت بحاجة إلى بعض الراحة والمتعة في حياتك، وهذه الأوقات هي التي تمنحك الطاقة والوقود للمتابعة.

4. استغلال الفواصل البينية:

الفاصل البيني هو الوقت الفاصل بين نشاط وآخر، كالوقت بين المحاضرات، أو الوقت الذي نقضيه في الطريق إلى مكان ما، أو انتظار طبيب الأسنان؛ حيث يُفضَّل استغلال هذه الأوقات، وعدم ترك وقت ضائع يمرُّ دون فائدة؛ لذا خطِّط دائماً لشيء تفعله، كقراءة مقال أو كتاب، أو تصفُّح بريدك الإلكتروني والرد عليه، أو التحضير لشيء ما مطلوب منك.

5. تقييم النفس:

اجلس إلى نفسك في نهاية الأسبوع، وأحضر الورقة التي سجلتَ عليها خطة الأسبوع، وقارن بين ما خططتَ له وبين إنجازك الفعلي، ثم أعطِ علامة لنفسك من عشرة، وفي حال كانت علامتك متدنية، ابحث في أسباب تقصيرك وعدم التزامك، لتلافيها لاحقاً.

6. مقاطعة المُشتتات:

تُعَدُّ مواقع التواصل الاجتماعي من أكبر مُشتتات الإنسان، وأسباب إضاعة وقته وتركيزه، وتبلُّد تفكيره؛ لذا عليك مقاطعتها أو تخفيفها لأقصى درجة.

7. وضع خطة بديلة:

قد يحدث أمر طارئ يمنعك من تنفيذ خطتك، فلا تشعر بالإحباط أو تتوقف عن المتابعة، وضع دائماً خطة بديلة، وحلولاً بديلة؛ بحيث تعالج الخلل الحاصل، على سبيل المثال: إن كنتَ تنوي حضور كورس معيَّن، ولم تتمكن من ذلك، فالحل البديل يكون بحضور الكورس إلكترونياً.

8. المرونة:

تجدر الإشارة إلى ضرورة توفر المرونة في التخطيط؛ بمعنى قابليته للتغيير حسب الظروف الطارئة.

نصائح لزيادة إنتاجيتك:

حافظ على هذه النصائح لزيادة إنتاجيتك:

1. مارس الرياضة:

اجعل الرياضة جزءاً أساسياً من خطتك اليومية؛ حيث أثبتت الدراسات تأثير النشاط البدني في تحسين وظائف الدماغ، ومهارات التفكير، ومنحك الطاقة والحيوية لإكمال يومك بنشاط.

2. التزم التفاؤل:

يجعل التفاؤل الشخص أكثر إنتاجية، وقد أظهرَت دراسة في “جامعة ماستريخت” أُجرِيَت على موظفي مراكز اتصال لدراسة تأثير التفاؤل في أدائهم، أنَّ الموظفين الأكثر تفاؤلاً من غيرهم، كانت نتائج مبيعاتهم أعلى بكثير من الآخرين؛ أي إنَّهم كانوا أكثر إنتاجية.

3. خُذ قسطاً من الراحة:

أنت لست آلة أو ربوتاً حتى تعمل ساعات متواصلة دون استراحة؛ لذا احرص على منح نفسك قسطاً من الراحة بالتأمل أو المشي أو أخذ قيلولة؛ إذ بحسب الكثير من الدراسات والأبحاث، فإنَّ الراحة والعمل لساعات أقل يزيد الإنتاجية؛ لأن الإنسان غير قادر على أن يُحافظ على تركيزه على مدار اليوم، وهذا ما أكَّد عليه “سوجانغ – كيم بانغ” وهو أحد الاستشاريين في “وادي السيليكون”، في كتابه “اخلد للراحة: لماذا تنجز أكثر عندما تعمل أقل؟”.

4. احصل على ساعات نوم كافية:

يُعَدُّ النوم من العوامل المؤثرة في إنتاجية الإنسان؛ إذ لا يخفى على أحد التأثيرات السلبية لقلة النوم في التركيز والذاكرة، والتفكير بشكل منطقي؛ حيث يحتاج الإنسان الذي يتراوح عمره بين 26-64 سنة إلى 7-9 ساعات نوم، حتى يعمل بإنتاجية عالية.

في الختام، ضع هدفك أمام عينيك:

“ضع هدفك أمام عينيك”، طبِّق هذه المقولة حرفياً، بأن تكتب أهدافك اليومية، والأسبوعية، وحتى أهدافك بعيدة الأمد، وتُعلِّقها أمام عينيك؛ وذلك لتحفيزك وتذكيرك دائماً بها، ولا تتوقف عن التخطيط لما عليك فعله لبلوغ هذه الأهداف، في اليوم والأسبوع والسنة، وابتعد عن كل ما يُلهيك عن هدفك، وقم بفلترة أعمالك بأن تسأل نفسك في كل ما تعمله: “هل هذا العمل يُقربني من هدفي أم يُبعدني عنه؟”.

المصادر: 1، 2، 3، 4