4 نصائح حول الإنتاجية قد تغير حياتك هذا العام

ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن الكاتب “براندن ترنر” (Brandon Turner)، والذي يُحدِّثنا فيه عن تجربته في تحسين إنتاجيته.

1. خصِّص الوقت:

إنَّ وجود قائمة مهام ليس بالأمر السيئ في حد ذاته، ولكن لماذا ينشئ الكثير من الأشخاص قوائم مهام ضخمة، ولا ينجزون العناصر الموجودة فيها مطلقاً؟

قررتُ هذا العام أنَّ القائمة وحدها ليست كافيةً، حيث كان عليَّ تحديد وقت فعلي في يومي لإنجاز هذه المهام، ويُعرَف هذا المفهوم غالباً باسم “تخصيص الوقت” (time-blocking)، وهو بسيط وفعَّال لدرجة أنَّك قد تنزعج لأنَّك لم تُطبِّقه في وقت سابق.

ما عليك سوى تخصيص وقت معيَّن لإنجاز كل مهمة على قائمة مهامك في تقويمك، ولا يهم إذا كنتَ تستخدم تقويماً فعلياً أو تقويماً على الإنترنت، فما عليك سوى تخصيص وقت للعمل على كل عنصر في قائمتك.

بعد ذلك، لا تسمح لنفسك بالتشتت عندما تكون في الحيِّز الزمني المُخصَّص لمهمة معيَّنة، فأغلِق هاتفك، ولا تتحقق من بريدك الإلكتروني (إلا إذا كان ذلك في الوقت المُخصَّص للتحقق من البريد الإلكتروني)، وأنجِز المهمة.

2. أنجِز أهم المهام أولاً:

عندما أُلخِّص الأشياء الهامة في يومي حقاً، عادةً ما يكون هناك شيء واحد أو شيئان فقط يجب القيام بهما لدفع العمل نحو الأمام، ورغم أنَّ هناك مهام وعناصر لا حصر لها في قائمة مهامي، ولكن هنالك شيءٌ أو شيئان أكثر أهميةً بكثير من البقية.

غالباً ما كنتُ أؤجل هذه الأشياء في الماضي، لأنَّها تتطلب أكبر قدر من الجهد، أو تحتاج إلى الكثير من الأمور التي لا أعرفها، وكنتُ أتحقق من البريد الإلكتروني، وأُجدول الاجتماعات، وأقوم بمئات المهام الأخرى قبل أن أبدأ على مضض، هذا إذا فعلتُ ذلك على الإطلاق في مهمتي الرئيسة.

ونتيجة لذلك، كان الشيء الوحيد الذي احتجتُ إلى القيام به لدفع عملي إلى الأمام في كثير من الأحيان لا يُنجَز، وكان نمو العمل بطيئاً.

أجريتُ تغييراً هذا العام؛ إذ قررتُ أن أتولى مهمتي الأكبر أولاً، قبل أي شيء آخر، وبالنسبة إليَّ، كان ذلك كتابة كتاب، حيث كنتُ أستيقظ كل يوم، وأكتب ألف كلمة قبل أن أفعل أي شيء آخر، وفي غضون 100 يوم بالضبط، أكملتُ مسودَّتي الأولى من كتاب “كتاب الاستثمار في العقارات المؤجرة” (The Book on Rental Property Investing)، والذي نشرناه في كانون الأول، وبعنا منه نسخاً بقيمة 150 ألف دولار في عشرة أيام فقط.

وإنَّك تُحدِّد وتيرة العمل لبقية اليوم، من خلال جدولة أهم مهمة لك في اليوم أولاً، ومن المرجح أن يكون عملك في أفضل حالاته.

3. طبِّق أسلوب تعدُّد المهام تطبيقاً مناسباً:

نادراً ما ينجح تعدُّد المهام، على الرغم مما يقوله الجميع تقريباً، وعندما تقوم بمهام متعددة، فأنت ببساطة تنجز كل مهمة بصورة أقل فاعليةً، حيث يحاول عقلك التبديل بين المهام المختلفة، ويُضيِّع جزءاً كبيراً من يومك.

في العام الماضي، التزمتُ بتقليل تعدُّد المهام في الوقت نفسه، وحاولتُ التركيز أكثر على المهمة التي بين يدي، فعندما كانت زوجتي تتحدث معي مثلاً، كنتُ أوقف تشغيل الكمبيوتر، وفي أثناء القيادة، كنتُ أتجنب إرسال الرسائل النصية، وعندما أُجري مكالمةً عبر برنامج “سكايب” (Skype) مع بقية فريق شركة “بيغر بوكيتس” (BiggerPockets)، أُبقي نافذة المتصفح مغلقةً.

ما زلتُ أعاني من هذا بالطبع، لأنَّه من الصعب عليَّ أن أكون حاضر الذهن تماماً في وقت العمل، كما هو الحال بالنسبة إلى كثير من الناس، لكنَّني في العام الماضي، اتخذتُ قراراً واعياً بالتقليل من تعدُّد المهام وزيادة التركيز على أمر واحد فقط.

بالطبع، الاستثناء الوحيد لقاعدة “عدم تعدُّد المهام” هو الاستماع إلى الكتب الصوتية؛ حيث يمكِن أن يكون الاستماع إلى الكتب الصوتية أو التدوينات الصوتية أحد أفضل الطرائق لتغيير حياتك، ولا يتطلب أي وقت إضافي؛ إذ يمكِنك الاستماع إليها في أثناء القيادة، أو التمرين في صالة الألعاب الرياضية، أو طهي العشاء، أو حتى النوم، فإنَّها طريقة رائعة للقيام بمهام متعددة بفاعلية، ولأن تصبح شخصاً أفضل.

4. استثمِر في وضع منهجية:

بدأتُ هذا العام أفكر في كل شيء على أنَّه منهجية؛ أي نظام يمكِن توثيقه وتكراره والاستعانة بمصادر خارجية من أجله، وبدلاً من “إجراء ندوة عبر الإنترنت”، أنشأتُ “منهجية إجراء ندوات عبر الإنترنت” كاملةً سمحَت لي باستضافة أكثر من 50 ندوة عبر الإنترنت تتحدث عن الاستثمار العقاري المباشر، وكانت كل واحدة منها جديدةً تماماً، واستغرقَت بضع ساعات فقط من العمل في الأسبوع.

أفضل جزء في جعل كل شيء مُمنهَجاً هو أنَّه يمكِن الاستعانة بمصادر خارجية للعمل، فعملتُ مع مساعد افتراضي على وجه التحديد على نظام الندوات عبر الإنترنت، وكان قادراً على تحمُّل 80% من عبء العمل عني؛ حيث يُعِدُّ الآن البرامج التعليمية على الويب، وصياغة رسائل البريد الإلكتروني، وتتبُّع نتائج التحويل، ولا يتوجب عليَّ سوى حضور الندوة والبدء بالتعليم.

المصدر