8 تقنيات لإدارة الوقت

لقد استنزفت محاولة الوفاء بمواعيد التسليم النهائية في أثناء إدارة شكاوى أطفالك وواجباتك المنزلية ما كنت تمتلكه من كفاءة زمنية قليلة جداً، مما أدى إلى انخفاض إنتاجيتك.

ووفقاً لدراسةٍ حديثة، يكون الأفرادُ منتجين لمدة ثلاث ساعات تقريباً بغضِّ النظر عن عدد ساعات العمل، وإذا كنتَ أيضاً تواجه صعوبة في إدارة وقتك من أجل عملٍ أكثر فاعلية، فلا تنظُر إلى أبعد من ذلك، وفيما يلي أهم 8 تقنيات لإدارة الوقت لزيادة الإنتاجية في العمل:

1. الحفاظ على توازنٍ صحي بين العمل والحياة الشخصية:

طمس العمل عن بُعد التمايُز بين العمل والحياة الشخصية؛ لذلك يجب علينا أن نعيد توضيحهما؛ لذا توقَّف للحظة واجلِس، افحص روتينك الحالي وحدِّد الأوقات التي تكون فيها أكثر فاعلية، فقد يكون ذلك في الصباح أو في المساء.

أَنشِئ جدولاً زمنياً ودَوِّن فيه الأوقات التي تكون فيها أكثر إنتاجية وخصِّصها للعمل، وتأكَّد من أن يكون الجميع على درايةٍ بهذا الجدول، ومن ثم سيتفهَّمُ أطفالك وأفراد الأسرة الآخرون عدم إزعاجك خلال هذه الساعات.

وبعد ذلك، أَنشِئ مكان عملٍ متميز ومخصص لك، مثل مكتب منزلي مُخصَّص في إحدى غرف الضيوف أو قد تكون زاوية فارغة فكرةً جيدة؛ حيث يساعدك ذلك على تمييز وقت العمل عن وقت العائلة، مما يزيد من إنتاجيتك.

2. تنظيم مكان العمل:

قد يطلب عميلُك فجأةً ملفاً قديماً للتحقُّق من الإحصاءات، فتُسرِع لتحقُّق من الأدراج والبحث في الأوراق، حتى تكتشف في النهاية أنَّه مخفي تحت كتاب ضخم قمت بحفظه لسنوات؛ ولهذا يمكن أن يوفِّر لك المكتب المنظم الكثير من الوقت.

نحن نتجاهل التنظيم في الكثير من الأحيان لكونه مهمة لا فائدة منها، ولكنَّ له تأثيراً ملحوظاً في عواطفنا وتقنيات العمل لدينا، ولا يُساعدنا ذلك على الحفاظ على التركيز فحسب؛ بل يُخفِّف أيضاً من التوتر وإضاعة الوقت، فأنت ستعرف أين الأشياء ومن ثم سيكون لديك إحساس أكبر بالسيطرة عليها.

3. إنجاز المهام الهامة أولاً:

عندما نُلقي نظرة على قائمة المهام المنزلية، يكون ردُّ فعلنا الطبيعي هو اختيار أول عملٍ نلاحظه ونقوم به، ففي النهاية، كلَّما بدأت مُبكِّراً، أنجزتَ المهمة في وقت أقرب، ولكنَّ هذا النهج يضرُّ بالإنتاجية وإدارة الوقت أكثر من أي شيءٍ آخر؛ لذلك يجب إنجاز المهام حسب أهميتها؛ لذا يجب تقسيم قائمة المهام اليومية إلى أربعة أقسام:

• هامة جداً ومُستعجَلة.
• هامة ولكنَّها ليست مُستعجَلة.
• ليست هامة ولكنَّها مُستعجَلة.
• ليست هامة وليست مُستَعجلة.

ابدأ بإنجاز أكثر المهام الهامة والمُستعجَلة، وأكمِل الأشياء المُتبقِّية في القائمة تدريجيَّاً، إنَّ هذه الطريقة تُمكِّنك من القيام بالمزيد من العمل بكفاءة أكبر.

4. تجنُّب تعدُّد المهام:

نحن نضطرُّ باستمرارٍ إلى القيام بالمزيد من المهام في غضون فترة زمنية معينة، ولكنَّ ذلك سوف يُرهقك في وقتٍ أقرب مما تريد، ووفقاً للدراسات، فإنَّ تعدُّد المهام، يُقللُّ الإنتاجية بنسبة 40% والفهم بنسبة 11%، وضع في حسبانك إمكان فقدان كل هذه الإنتاجية والخبرة في غضون عامين، وهذا أمر مخيف.

إذا كنت ترغب في تحسين إدارة وقتك والقيام بالمزيد من العمل، فيجب أن تتجنَّب تعدُّد المهام، وتركِّز على وظيفةٍ واحدة، وبعد بضع مراتٍ من التكرار، ستبدأ بالشعور بالمزيد من الهدوء والراحة، وبالإضافة إلى ذلك، يمكنك الحصول على نتائج عالية الجودة بسرعة.

5. الاستخدام الفعَّال لأساليب تقسيم الوقت:

يُعَدُّ اقتراح إيلون ماسك (Elon Musk) لتقسيمِ الوقت أحد أكثر أساليب إدارة الوقت نجاحاً وبساطة، فهو مؤسِّس شركة تيسلا موتورز “Tesla Motors” وأحدُ أكثر الأفراد انشغالاً في العالم.

وغالباً ما يَستَخدِم طريقة تقسيم الوقت في روتينه، فهو يحتاج إلى وضع كل المُشتِّتات جانباً، والتركيز على موضوعٍ واحد، ويمكنك تخصيص العديد من الساعات من أجلِ نشاطٍ واحد وإيقاف جميع النشاطات الأخرى، وتتطلَّب هذه الطريقة قدراً كبيراً من الصبر والاهتمام، ولكن إذا قمت بها، فسترى زيادةً في الوقت وكفاءة العمل.

6. العمل المؤتمت:

هناك العديد من تقنيات إدارة الوقت وتحسين الإنتاجية التي يمكن الوصول إليها اليوم، فبدلاً من قضاء الوقت في قوائم المهام المكتوبة بخط اليد، يمكنك إدارة المهام الخاصَّة بك باستخدام هذه الحلول الإبداعية.

بالإضافة إلى ذلك، تُتيحُ لك هذه التقنيات تقسيم المشاريع الكبيرة والمعقَّدة إلى وظائف يمكن إدارتها، وتساعدك على تتبُّع التقدُّم؛ من خلال رسائل التذكير وجداول البيانات ولوحات الإعلانات التي تُحَضَّر تحضيراً جيِّداً.

تُعَدُّ أداةُ تراك تايم 24 (Track Time 24) مثالاً ممتازاً على ذلك؛ حيث يمكنك استخدام التطبيق لإدارة وقتك وكذلك وقت موظفيك، ويمكنك استخدامه أيضاً لضبط الجداول الزمنية وإسناد المهام وتتبُّع الوقت.

شاهد بالفيديو: 18 نصيحة لاستثمار الوقت بفاعلية

[wpcc-iframe class=”embed-responsive-item lazyload” src=”https://www.annajah.net/fe/images/annajah_large.jpg” width=”200″ height=”385″ frameborder=”0″ allowfullscreen=”” data-src=”https://www.youtube.com/embed/FWJDXUiJe88?rel=0&hd=0″]

7. الاستعانة بمصادر خارجية للقيام بالأعمال منخفضة الأهمية:

من المُغري أن تفعلَ كل شيء بنفسك، ولكن هناك حالات ينبغي عليك فيها الاستعانة بمصادر خارجية لأداء المهام؛ حيث تساعدك الاستعانة بمصادر خارجية على توفير وقت كبير والوفاء بالمواعيد النهائية دون التَّضحية بالجودة، فمثلاً إذا كان لديك مشروع لتقديمه ولكنَّك لست قادراً على إكماله، فمن الأفضل مشاركة عبء العمل مع الآخرين.

يجب أن تتضمن الاستعانة بمصادر خارجية تفويض المهام منخفضة القيمة والمُتكرِّرة؛ ونتيجةً لذلك سيكون لديك المزيد من الوقت لتكريس المهام التي تحتاج إلى اهتمامك.

8. الاستراحة:

تعلَّم أن تمنح نفسك استراحةً من أجل إدارة وقتك بشكلٍ أكثر فاعلية وتحسين إنتاجيتك، فقد يكون العمل المُفرِط مُرهِقاً ومُجهِداً، ومن ثم يُفضَّل أحياناً رفض الفُرَص.

أَكمِل فقط الأشياء الموجودة في قائمتك على أساس منتظم، ولا تضع لنفسك أهدافاً فقط لتُنجِز أكبر عددٍ ممكن، فقد يؤدي ذلك إلى تفاقُم مشاعر الفشل، إذا لم تَكُن قادراً على إكمال المزيد من المهام؛ لذلك اعْرفْ حدودك وكُن واقعياً.

المصدر