8 طرق لتحسين اجتماعاتك الفردية من خلال الذكاء العاطفي

هل تُظهِر الذكاء العاطفي في أثناء اجتماعاتك مع مديريك؟ مارِس هذه السلوكات لتعزيز قدرتك على ممارسة القيادة.

في الواقع، لا يمتلك القادة خيارات كثيرة فيما يتعلق بتقديم التغذية الراجعة إلى مديريهم أو عدم تقديمها لهم؛ ففي المناقشات الفردية، يتطلع الأفراد إلى قائدهم لتحديد ما إذا كانوا يسيرون في الاتجاه الصحيح ويسعون إلى تحقيق الأهداف الصحيحة.

ورغم أنَّ النظريات المتعلقة بالتغذية الراجعة في مكان العمل سوف تستمر في التطور، ففي إمكان القادة الاعتماد على مهارة حازمة واحدة لجعل اجتماعاتهم الفردية أكثر إنتاجية بصرف النظر عن أسلوب التغذية الراجعة الذي يختارونه، وهي “الذكاء العاطفي”.

يقول “جوناثان فيلدمان” (Jonathan Feldman)، المدير التنفيذي لتقنية المعلومات في مدينة “أشفيل بكارولاينا الشمالية” (Asheville, NC): “يريد الأشخاص الأذكياء عاطفياً أن يعرفوا أنَّ رئيسهم ذكي عاطفياً أيضاً، ويتمثَّل هذا عادةً في الرغبة في رؤية بعض الوعي الذاتي، والتفوُّه بعبارات مثل “لقد كنت مخطئاً”، و”أنت مُحق”، و”لقد قصرت في ذلك من خلال عدم القيام بكذا وكذا”.

فيما يلي ثماني طرائق لإظهار المزيد من الذكاء العاطفي في الاجتماعات مع المديرين:

1. المداومة على اتِّباع خطة:

يتمكَّن القادة الأذكياء عاطفياً من تنظيم عواطفهم والتحكُّم فيها، ولكنَّهم يعرفون أيضاً أنَّ الناس لا يمتلكون جميعاً هذه المهارة؛ لذا يقول الخبراء إنَّ الحيرة قد تؤدي إلى شعور كبير بالخوف؛ فكُن سبَّاقاً إلى وضع خطة للتغلُّب على أي مخاوف غير ضرورية.

ويقول “كولين د. إليز” (Colin D. Ellis)، مؤلِّف كتاب “قائد المشروع الواعي” (The Conscious Project Leader): “يجب أن يجيد المديرون تحديد التوقعات حتى يعرف الآخرون ما هو مطلوب منهم بالضبط”، ويقول إنَّ هذه مهارة لا يتعلَّمها المديرون، ولكنَّها تستحق التعلُّم قبل الاضطرار إلى إجراء محادثة صعبة ومفاجئة.

كما يقول “درو بيرد” (Drew Bird)، مؤسس مجموعة “إي كيو ديفلوبمنت جروب” (EQ Development Group): “قد يعزِّز وضع خطة من فائدة أي اجتماع، حتى لو كان اجتماعاً فردياً مع عضو واحد من الفريق، وحتى لو كانت هذه الخطة مجرد قائمة قصيرة على ورقة لاصقة؛ إذ ستتيح لكلا الطرفين معرفة ما سيُناقَش في الاجتماع وستعزِّز الشعور ببعض الراحة بشأن ما هو قادم، فضلاً عن أنَّها طريقة رائعة لعدم تفويت أي شيء تريد مناقشته، وطريقة فعَّالة لإدارة الوقت.

بالإضافة إلى ذلك، سوف تقومان بإنشاء خطة تعاونية في بداية الاجتماع ليحصل كلاكما على فرصة للتحدث عن الأشياء الهامَّة بالنسبةِ إليه”.

2. فصل اجتماعات مناقشة التقدم عن اجتماعات مناقشة الأداء:

هناك فرق كبير بين اجتماعات المراجعة الدورية، وبين اجتماعات التغذية الراجعة وتقييم الأداء؛ لذا ينصح الخبراء بإبقائهم منفصلين تماماً.

يقول “درو بيرد” (Drew Bird): “إذا كنت بحاجة إلى إجراء محادثة حول الأداء، فلا تفعل ذلك في اجتماعات مناقشة التقدُّم؛ إذ يجب أن تجعل الاجتماعات التي تُعقَد دوريَّاً لمناقشة التقدم مثمرةً وحيادية، وإذا استخدمتها لإثارة النقاط المتعلِّقة بالأداء، فسيكون عضو فريقك حذراً من الاجتماعات التي تناقش التقدم؛ وذلك لأنَّه لن يدري ما سيُناقَش فيها”.

3. البدء بالإيجابيات:

لقد تناولنا جميعاً “شطيرة التغذية الراجعة” في وظائفنا (والتي هي ذِكرُ مزيجٍ من أوجه القصور بعد ذِكر بعض المميزات، ثم تكرار ذِكر المميزات واتِّباعها بذِكر العيوب، وهكذا تدور العملية)، وهناك آراء مختلطة حول ما إذا كانت هذه الاستراتيجية ناجحة أم لا.

ويقول “توني دانييلو” (Tony Daniello)، مدير خدمات البنية التحتية في شركة “كمبيوتر ديزاين آند إنتيجريشن” (Computer Design & Integration): “إذا بدأت كل محادثة بهذه الطريقة، فسيعتقد الفرد دائماً أنَّ هناك شيئاً سلبياً يتبع هذه المجاملة أو التعزيز الإيجابي”.

وبغضِّ النظر عن هذه الاستراتيجية، يُعدُّ البدء بالإيجابيات طريقة رائعة لمساعدة الأفراد على التحلي بالصراحة، ويقول سانجاي مالهوترا (Sanjay Malhotra) الرئيس التقني في شركة “كلير بريدج موبايل” (Clearbridge Mobile): “أود أن أبدأ بحديث إيجابي قصير قبل البدء بالاجتماع الفردي؛ إذ قد يعزِّز شيء بسيط مثل ذِكر آخر الإنجازات التي حقَّقها الشخص مشاعر السعادة التي تسمح له بالدخول في حالة ذهنية إيجابية، كما يساعد هذا الأشخاص في بناء علاقة وطيدة وثقة مع بعضهم بعضاً، ويسمح لهم أيضاً بتوسيع خبرتهم الإدراكية ورؤية الأمور بصورة إيجابية؛ ممَّا يسمح بإنشاء بيئة مفتوحة تُقبَل فيها التغذية الراجعة وتُعقَد فيها اجتماعات أكثر إنتاجية”.

4. وضع الهاتف بعيداً:

قد تبدو هذه النصيحة بديهية، ولكنَّه درس يستحق التكرار: أظهِر للناس أنَّك تُقدِّر وقتهم من خلال منحهم انتباهك الكامل.

يقول “بيرد”: “أظهِر الاهتمام والالتزام تجاه الشخص الآخر من خلال عدم الانشغال بأمورٍ أخرى، بما فيها النظر في الهاتف أو مقاطعة الحديث؛ إذ يرسل إلقاء نظرة خاطفة على هاتفك أو على ساعتك الذكية رسالة مفادها أنَّ الشخص الجالس أمامك أقل أهمية من المتصل المحتمل، وربما ستندهش من معرفة إلى أي درجة قد تُشعِر هذه الأشياء البسيطة الشخص الآخر بأنَّك لا تهتم بشأنه”.

5. صياغة الرسائل بأفضل طريقة:

إذا كنت قلقاً بشأن الأسلوب الذي تقدِّم به التغذية الراجعة في الاجتماعات الفردية، فإليك فكرة جيدة: اسأل فحسب؛ إذ يخلِّصك اكتشاف الطريقة التي يريد الناس تلقِّي التغذية الراجعة بها من التخمين ويُظهِر تعاطفك مع الآخرين.

يقول “إليز”: “خذ ما يكفي من الوقت للتعرُّف على الشخص الذي تتحدث معه، واعرف الطريقة التي يفضِّل التواصل بها، وتجاربه السابقة، وخبرته، وكيف يحب تلقِّي المعلومات، وما أسلوب الإدارة الذي يفضِّله؛ قد تبدو هذه أموراً بسيطة، ولكنَّ معظم المديرين لا يفعلون ذلك قَط، ويختارون وضع افتراضات حول ما يعتقدون بأنَّ الآخرين يريدونه.

ولكن يجب أن يكون التواصل دائماً مُصمَّماً ليناسب الشخص الآخر، وهذا مثال حقيقي على التعاطف في العمل والطريقة التي يقوم بها المديرون لملاءمة أسلوبهم مع الآخرين”.

شاهد بالفديو: كيف تستخدم التعاطف بفاعلية في العمل؟

[wpcc-iframe class=”embed-responsive-item lazyload” src=”https://www.annajah.net/fe/images/annajah_large.jpg” width=”200″ height=”385″ frameborder=”0″ allowfullscreen=”” data-src=”https://www.youtube.com/embed/-9iK7Mn-4fg?rel=0&hd=0″]

6. التدرُّب على الإصغاء الفعَّال:

يعدُّ الإصغاء جانباً هامَّاً من جوانب التواصل، وبخلاف التعاطف، يُعدُّ الإصغاء مهارة يمكن للعديد من المديرين تعلُّمها، كما أنَّ تحقيق التوازن بين الإصغاء وتقديم التوجيه مهارة تتطلَّب التدريب.

يقول “إليز”: “يُعدُّ الإصغاء أحد الجوانب الرئيسة للذَّكاء العاطفي، ولكن لا يجب الإصغاء لفترة طويلة؛ إذ يحب بعض الأشخاص التحدث كثيراً؛ لذا فمن الهام أن يعرف المدير كيف يوقفهم بطريقة متعاطفة لجعل المحادثات أكثر إنتاجية”.

7. الانتباه للمشاعر السلبية:

عندما يتحسَّن القادة في التواصل والإصغاء في أثناء الاجتماعات، سيصبحون أكثر إلماماً بالموضوعات التي تثير المشاعر السلبية لكل فرد؛ فتجنَّب هذا الأمر قدر الإمكان.

يقول “مالهوترا”: يدرك الأشخاص الأذكياء عاطفياً أنَّ بعض الموضوعات من شأنها إثارة المشاعر السلبية؛ وبالتالي من الهامِّ أن تعرف متى يمكنك تجنُّب هذه الموضوعات لتجنُّب اتِّسام المحادثة بالسلبية؛ والتي تؤثر في استعداد المرء لقبول التغذية الراجعة وتعيق قدرته على تحقيق التفاهم المشترَك وعلى العمل نحو تحقيق الأهداف المستقبلية”.

8. عدم تجنُّب المناقشات الصعبة:

قد يواجه القادة مشكلة معقدة في تقديم التغذية الراجعة؛ وذلك لأنَّها لا تكون إيجابية دائماً، يقول “إليز”: “يُعدُّ إجراء محادثات صعبة وذكية عاطفياً في الوقت نفسه مهارة ضرورية للمديرين، ويتعيَّن عليهم استخدامها أسبوعياً”.

وبالتالي، سيتعيَّن على القادة القيام ببعض المحاولات لتحديد الوقت والطريقة الصحيحة لتقديم تغذية راجعة حازمة لكل فرد؛ إذ يُحدِث التوقيت فرقاً كبيراً.

ويقترح “بيرد” مناقشة الموضوعات الصعبة مسبقاً في اجتماع فردي، كما ينصح بعدم تأجيل النقاش في الموضوعات الصعبة حتى نهاية الاجتماع، معللاً بأنَّ طرح موضوع معقد في نهاية الاجتماع قد يُشعِر كلا الطرفين بأنَّ هناك أسئلة بلا إجابة؛ لذا حاول أن تنشئ خطة تحتوي على النقاط الهامَّة كي يتبقَّى وقت كافٍ لهذه الأمور، وتذكَّر أنَّ ما قد يكون غير معقدٍ بالنسبةِ إليك، قد يكون معقداً بالنسبةِ إليهم، والعكس صحيح”.

المصدر