9 طرق لاستثمار وقتك الميت بحكمة في العمل

ولكن، قبل أن تتمكَّن من المُضي قُدماً، تحتاج إلى بعض المعلومات الأساسية من أحد الزملاء، وهو لن يعمل معك إلَّا بعد بضعة أيام؛ لذا، ماذا يمكنك أن تفعل حتَّى ذلك الحين لملء الوقت “الميت”؟ أنت لا تريد بالتأكيد أن تجلس مُستكيناً وأنت تشعر بالحسرة على ما حصل. هل ستجلس مُنتظراً فقط؟ أم ستسأل مديرك إذا كان هناك أيُّ شيءٍ إضافيٍّ يمكنك القيام به؟ أم أنَّك ستستمتع فقط بهذه الاستراحة التي قلَّما تحصل عليها؟

في هذا المقال، سنلقي نظرةً على أسباب حدوث مثل هذه الحالات (الوقت الميت أو الضائع)، والتحديات التي يضعها أمامك، وكيفية استخدامك للوقت الميت بحكمة.

ملاحظة: إنَّ الوقت الميت الذي نشير إليه في هذه المقالة هو الوقت عديم الفائدة الذي تواجهه عندما تكون في العمل بالفعل، وهذا يختلف عن فتراتٍ أخرى من الوقت الميت، مثل: وقت التنقل، والوقت الذي تقضيه في اختيار العمل؛ على الرغم من أنَّك لست مضطراً لذلك.

ما هو الوقت الميت؟

يمكنك أن تجد نفسك في مواجهةِ وقت ميتٍ لعددٍ كبير من الأسباب.

فربَّما تحتاج إلى إشراكِ شخصٍ آخر قبل أن تتمكَّن من بدء مشروعك التالي، كما في المثال الذي أوردناه أعلاه؛ وربَّما قد يحدث أن يفشل البرنامج الذي تعمل عليه، أو أنَّ الكمبيوتر المحمول الخاصَّ بك يحتاج إلى تحديثٍ سيأخذ وقتاً طويلاً؛ أو أن يكون العميل الذي كان من المقرَّر أن تلتقي به قد ألغى موعده، تاركاً فجوةً في جدول أعمالك الذي أعددته؛ أو قد تجد أنَّ التقلُّبات الموسمية في عملك قد بدأت، ممَّا يعني أنَّه ليس هناك ما يكفي من العمل لملء اليوم.

إذاً، ليس من المستغرب معرفة أنَّ الوقت الميت يحدث في جميع الصناعات والأعمال، ويؤثِّر في الموظفين في جميع المستويات الوظيفية.

تُقدِّر الأبحاث أنَّ مثل هذا الوقت الميت يُكلِّف الاقتصاد الأمريكي حوالي 100 مليار دولارٍ سنوياً في الأجور المدفوعة مقابله. في المتوسط​​، إنَّ ساعتين و45 دقيقةً من الوقت الميت الذي يمرُّ به الأمريكيون كلَّ أسبوع، يمكن أن تتسبَّب بشعور الناس بالملل أو القلق من أنَّهم لا يعملون بما يكفي، أو أنَّهم لا يفعلون ذلك بشكلٍ صحيح؛ وهذا يمكن أن يُؤثِّر سلباً في الرضا الوظيفي والدافع إلى العمل لديهم، وربَّما يؤدِّي إلى ارتفاع معدَّل انتقال الموظفين وتبديلهم.

9 طرق لاستثمار وقتك الميت في العمل بحكمة:

لا يمكنك دائماً منع حدوث حالات الوقت الميت، فغالباً ما تكون أسبابه خارجةً عن إرادتك؛ ولكن يمكنك أن تقرِّر ما يمكنك القيام به خلاله.

قد يكون من المغري الاستفادة من هذه الفترات من الانقطاع عن العمل لأخذ استراحةٍ طويلة، أو لمجرَّد عدم القيام بشيء؛ ولكن من المحتمل أن يُلحِق ذلك الضرر بسمعتك أو مهنتك على المدى الطويل. بدلاً من ذلك، حوِّل وقت الفراغ هذا إلى صالحك من خلال هذه النصائح التسعة:

1. اتَّخذ قرارك في الوقت المناسب:

إذا حظيت بوقتٍ ميتٍ، فلا تضيِّعه بالتردد والارتباك حول كيفية ملئِه بالأمور المناسبة، بل عليك أن تقرِّر بسرعةٍ ما ستفعله. فهذا سيُبقي مستويات التحفيز الخاصَّة بك عالية، ويساعدك في تجنُّب التسويف والمماطلة.

قد تحتاج إلى أن تُعلِم مُديرك عند تحديد ما يجب القيام به، فمن المحتمل أن يكون لديه نظرةٌ أفضل حول الاحتياجات الحاليَّة للفريق والمُنظَّمة، وسيعرفُ أفضل مكانٍ يُمكن أن تضع جهودك فيه.

ومع ذلك، إذا كان لديك مزيدٌ من الاستقلالية في دورك الوظيفي، فتجنَّب الاعتماد على مديرك في الحصول على الأفكار في كلِّ مرة، وستظهر احترافيتك عندما تقوم بالمبادرة من تلقاء نفسك.

على سبيل المثال: يمكنك أن تعرض أخذ بعض المهام لنفسك بدلاً عنه أو عن أحد زملائك في العمل، أو أن تستخدم مهاراتك للمساعدة في مشاريع الفريق الأخرى.

تلميح: إنَّ القيام بمهامٍ إضافيةٍ يساعد في ملء وقت فراغك، ولكنَّه قد لا يكون القرار الأفضل إذا كنت ستكون متفرغاً لفترةٍ قصيرةٍ فقط للقيام بهذه المهام.

لذلك، إذا عُرِضت عليك مهامٌ إضافية، قدِّر الوقت الذي قد تتطلَّبه كلُّ مهمَّة؛ وكُن حذراً لتجنُّب تحمُّل أكثر ممَّا يمكنك تحقيقه بالفعل.

2. تطوَّع لمشاريع جديدة:

تحقَّق من جدول عمل فريقك لمعرفة ما إذا كان يمكنك بدء أيِّ مشاريعَ قادمة.

قد لا يتوفَّر لديك الوقت الكافي لإكمال المشروع، ولكن من المحتمل أن تكون هناك مجالاتٌ يمكنك المساعدة فيها، مثل: البحث الأولي، أو تخطيط المشروع، أو العصف الذهني الأولي.

3. ساعِد زملاءك:

اسأل من حولك حول ما إذا كان هناك أيُّ شيءٍ يمكنك القيام به لمساعدة زملائك في العمل. ففي الحقيقة، كونك تمرُّ بهذه الفترة دون عملٍ، لا يعني بالضرورةِ أنَّ زملاءك لديهم الوضع نفسه.

إنَّ مساعدة الزملاء في العمل في المشروع، أو الدعم الفني، أو الإشرافِ البسيط؛ ستفيد الفريق بأكمله، وستجعلك تشعر بأنَّك تستخدم وقت تعطلك بشكلٍ إيجابي.

إنَّ مثل هذه الأفعال البسيطة يمكن أن تساعدك في بناء علاقاتٍ إيجابيةٍ مع أشخاصٍ آخرين، ومن المرجَّح أنَّك تودِع هذه الأعمال الخيِّرةَ لدى الآخرين لاستردادها في وقتٍ لاحق.

4. طوِّر نفسك:

يعدُّ وقتُ الفراغ فرصةً ممتازةً للعمل على تطورك الشخصي والمهني.

على سبيل المثال: يمكنك تعلُّم مهارةٍ جديدة. ربَّما كنت ترغب بالحصول على فهمٍ أفضل لكيفية استخدام فريقك للبيانات مثلاً، أو تسخير الوقت لاستكشاف أداة تحليل البيانات “جوجل أناليتكس” (Google Analytics) أو أيّ أداة بياناتٍ أخرى، أو إذا كنت ستقدم عرضاً تقديمياً في الأسابيع القليلة المُقبلة، فلماذا لا تُخصِّص الوقت الكافي للاستفادة من مهارات التحدُّث الخاصة بك؟

5. أعِد تدقيقَ عملك:

ارجع إلى العمل الذي قد قمت به، واحرص على أنَّك قد غطَّيت كلَّ شيء، خاصةً إذا كنت قلقاً من تسرُّعك في إنجازه؛ وخُذ وقتك في تدقيق وتصحيحِ عملكَ قبل تسليمه.

كما يُمكنكَ أيضاً التفكيرُ فيما إذا كانت هناك أي طرائق لتحسينه. هل يمكنك تضمين بعض الرسوم البيانية أو الصور، أو القيام ببعضِ الأبحاث الإضافية لتسليط الضوء بشكلٍ أفضل على النقاط الرئيسة؟

6. علِّم زملاءك:

من المُمكن أنَّك تمتلك المهارات والمعرفة التي يمكن أن يستفيد منها الأشخاص في الإدارات الأخرى أو أحد أفراد فريقك. ربَّما طُلِبَ منك التوجيه أو تقديم المشورةِ إلى زميلٍ في الفريق فيما سبق؛ لكن حتى الآن، كنت دائماً مشغولاً للغاية.

قبل أن تُقدِّم خدماتك، احرص على التحقُّق من أنَّ الشخص الآخر غير مضغوطٍ بالعمل للقيام بذلك، فقد لا يكون قادراً على تخصيص بعض الوقت لذلك في الوقت الحالي.

وفي هذه الحالة، فلا يزال بإمكانك استخدام الوقت المُتاح لك بشكلٍ فعَّال. ربَّما يمكنك التخطيط لأنشطة تبادل المعرفة للمستقبل، وتحديث وثائق سير العمل، أو التخطيط لجلسات التعلُّم، على سبيل المثال.

7. راجِع أهدافك المهنية:

استغلَّ الوقت للتفكير في أهدافِ حياتك المهنية، فهذا يمكن أن يكون تجربةً جيدةً بشكلٍ غير متوقع. على سبيل المثال: إذا كان لديك وقت فراغٍ في كثيرٍ من الأحيان، فربَّما لا يكون العمل الذي تقوم به مُناسباً بدرجةٍ كافية.

حتَّى إذا لم يكن الأمر كذلك، فلا يزال بإمكانك قضاء بعض الوقت في التفكير فيما تستمتع به، وما لا تفعله، وما تريد القيام به أكثرَ في المستقبل.

فكِّر في إعادة تقويم حياتك المهنية عن طريق إجراء تحليل SWOT الشخصي، باستخدام أداةٍ مثل: تحليل بيست لتحديد الفرص الجديدة المُتاحة.

قد يكون ذلك هامَّاً إذا كنت قد اضطلعت بمهامَ إضافيةٍ في أثناء الوقت الميت الذي استمتعت به حقاً، وربَّما كنت قد كشفت عن شغفٍ جديدٍ أو موهبةٍ طبيعيةٍ لشيءٍ ما. إذا كان الأمر كذلك، فقد حان الوقت للتفكير في كيفيةِ المضيِّ قدماً في ذلك.

8. راجِع قائمة المهام الخاصة بك:

اغتنم هذه الفرصة لمُراجعة قوائم مهامك في الماضي والحاضر، لمعرفة ما كنت قد تجاهلته مراراً وتكراراً أو اهتممت به أكثر من اللازم في القائمة. قد تكون هناك بعض المهام التي قمت بتأجيلها أو نسيانها، أو التي لم تكن مُمكنةً في ذلك الوقت.

لا تنسَ إضافة مهامٍ جديدةٍ أيضاً، فلربَّما أدَّى مشروعٌ إضافيٌّ اضطلعت به مسبقاً إلى مهامٍّ إضافية، أو كشفت خطة التطوير الشخصية عن مجالٍ جديدٍ تريد التركيز عليه.

9. قُم ببعض الأمور الإدارية:

حتَّى عندما يبدو أنَّ كلَّ شيء قد أُنجِز، فهناك دائماً تأخيرٌ عن اللحاق بالركب.

لذا، خُذ الوقت الكافي للتنظيم، وأرشِف رسائل بريد الإلكتروني، أو رتِّب محركات أقراص ملفاتك، أو حدِّث مذكراتك، أو جدوِّل جولتك القادمة من الاجتماعات، أو رتِّب نفقاتك، أو احجزِ لقضاء عطلة.

إنَّ التحديث الكامل للأشياء الصغيرة سيحرِّر وقتك عندما تصل إلى الوقت اللازم لأداء المهمَّة الكبيرة التالية، وسيعني ذلك أنَّه لن يكون لديك أيُّ أمورٍ عالقةٍ لتصرف اهتمامك عليها.

المصدر: موقع مايند تولز